So bearbeiten Sie Text in Microsoft Excel mithilfe von Power Query
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Texte in Microsoft Excel zu bearbeiten, und Power Query kann dabei eine echte Erleichterung sein, insbesondere bei großen Datensätzen. Anstatt Zellen manuell anzupassen oder Formeln zu verwenden, können Sie zahlreiche Textänderungen – wie Groß-/Kleinschreibung ändern, Leerzeichen entfernen oder Präfixe hinzufügen – mühelos per Stapelverarbeitung durchführen. Allerdings ist die Funktion etwas versteckt in den Menüs, sodass der gesamte Prozess anfangs etwas verwirrend wirken kann, wenn man sie nicht gewohnt ist. Sobald man sich aber damit vertraut gemacht hat, ist sie sehr flexibel und spart enorm viel Zeit. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, wie Sie Power Query für diese gängigen Textbearbeitungen nutzen, damit Sie keine Zeit mehr mit manueller Arbeit verschwenden und das Tool die meiste Arbeit erledigen lassen können.
So bearbeiten Sie Ihren Text mit Power Query
Der Einstieg ist einfach, kann aber etwas knifflig sein, wenn Sie Power Query noch nie geöffnet haben. Laden Sie Ihre Zellen in den Editor, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und fügen Sie die bereinigten Daten anschließend wieder in Ihr Tabellenblatt ein. Manchmal sind ein paar Versuche nötig – es mag seltsam klingen, aber manchmal müssen Sie die Abfrage aktualisieren oder schließen und wieder öffnen, um die Änderungen zu sehen. Geben Sie also nicht auf, wenn es anfangs nicht ganz stimmig aussieht.
Wählen Sie Ihre Daten aus und laden Sie sie in Power Query.
- Markieren Sie den Zellbereich mit Ihrem Text oder klicken Sie in die Daten. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf „Aus Tabelle/Bereich“ – oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Sie „Daten aus Tabelle/Bereich abrufen “.Falls Ihre Daten noch nicht als Tabelle formatiert sind, fragt Excel, ob Sie sie in eine Tabelle umwandeln möchten. Bestätigen Sie den Zellbereich und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, falls Überschriften vorhanden sind. Klicken Sie anschließend auf „OK“.
Ja, es ist etwas knifflig, da man manchmal die Auswahl wiederholen oder die Seite aktualisieren muss, wenn die Daten nicht sofort verknüpft werden. Außerdem sollten Sie, falls Ihr Bereich leere Zellen oder gemischte Datentypen enthält, vor dem Laden alles sorgfältig prüfen.
Groß-/Kleinschreibung mit Power Query ändern
Das ist einer der häufigsten Gründe, warum Leute mit Power Query experimentieren. Egal, ob Sie alles in Kleinbuchstaben, Großbuchstaben oder Großbuchstaben benötigen – es ist kinderleicht. Ich habe es zuverlässig funktionieren sehen, allerdings aus irgendeinem Grund nicht auf allen Rechnern beim ersten Mal. Etwas seltsam, aber falls Sie unerwartete Ergebnisse erhalten, schließen Sie die Abfrage einfach, öffnen Sie sie erneut und versuchen Sie es noch einmal.
Passen Sie die Groß- und Kleinschreibung Ihres Textes an
- Wählen Sie im Power Query-Editor die Spalte mit dem zu ändernden Text aus. Wechseln Sie dann zur Registerkarte „Transformieren“, suchen Sie das Dropdown-Menü „Format“ und wählen Sie den gewünschten Formatierungsstil aus: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben oder Jedes Wort großschreiben.
Beobachten Sie, wie Ihre Spalte sofort aktualisiert wird. Bei manchen Konfigurationen kann es zu leichten Verzögerungen kommen, oder die Änderungen werden erst nach dem Aktualisieren angezeigt. Warum das so ist, weiß ich nicht genau, aber es gehört zum besonderen Charme von Power Query.
Bearbeitete Daten laden
- Wenn Sie zufrieden sind, wechseln Sie zum Tab „Startseite“ und wählen Sie „Schließen & Laden“ oder „Schließen & Laden nach“, falls Sie den Speicherort festlegen möchten. Normalerweise wird durch „ Schließen & Laden“ ein neues Tabellenblatt mit der bearbeiteten Version erstellt, was für die meisten Fälle ausreicht.
Die Daten werden dann in Ihrer Tabelle angezeigt und ersetzen oder ergänzen die vorherigen Inhalte. Fertig – geänderter Text mit nur einem Klick.
Textdaten kürzen oder bereinigen
Haben Sie fehlerhafte Daten mit überflüssigen Leerzeichen oder nicht druckbaren Zeichen? Power Query bietet dafür integrierte Optionen – einfach genial! Das ist besonders praktisch, wenn Sie Daten für die Analyse vorbereiten oder in andere Systeme importieren, wo saubere Daten unerlässlich sind.
Überflüssige Leerzeichen oder nicht druckbare Zeichen entfernen
- Markieren Sie Ihre Spalte und gehen Sie dann erneut zum Menü „Format“. Wählen Sie „Trimmen“, um führende und nachfolgende Leerzeichen zu entfernen (aber nicht die doppelten Leerzeichen dazwischen).Oder wählen Sie „Bereinigen“, um nicht druckbare Zeichen wie Tabulatoren oder Sonderzeichen am Ende Ihres Textes zu entfernen.
Beachten Sie, dass Clean möglicherweise keine offensichtlichen Ergebnisse liefert, es sei denn, es sind tatsächlich störende, unsichtbare Zeichen vorhanden. Bei manchen Datensätzen werden Sie vielleicht keinen Unterschied feststellen, aber vertrauen Sie darauf, dass das Programm im Hintergrund Fehler behebt.
Laden Sie Ihre bereinigten Daten.
- Wenn Sie fertig sind, kehren Sie zur Registerkarte „Start“ zurück und klicken Sie auf „Schließen & Laden“. Der bereinigte Text wird in Ihrem Tabellenblatt ersetzt oder angehängt und ist sofort einsatzbereit.
Fügen Sie ein Präfix oder Suffix für eine ansprechende Formatierung hinzu
Das ist ideal, wenn Sie Titel wie „Dr.“ oder „Ph. D.“ hinzufügen möchten, ohne jede Zelle manuell bearbeiten zu müssen. Power Query erledigt das blitzschnell. Natürlich müssen Sie das Präfix oder Suffix angeben, aber sobald das eingerichtet ist, genügen wenige Klicks, um all diese Titel automatisch hinzuzufügen.
Präfix oder Suffix einfügen
- Gehen Sie in Power Query zum Menü „Format“ und wählen Sie entweder „Präfix hinzufügen “ oder „Suffix hinzufügen “.Geben Sie das Wort oder die Abkürzung ein und fügen Sie gegebenenfalls Leerzeichen ein (z. B.„Dr.“ oder „- Verifiziert“).
Fertigstellen und Verladen
- Klicken Sie auf OK, gehen Sie dann zu Start und wählen Sie Schließen & Laden. Ihr Text sollte nun das neue Präfix oder Suffix enthalten, nahtlos integriert, ohne dass Sie jede Zelle manuell bearbeiten müssen.
Volle Kontrolle mit Power Query
Power Query eignet sich nicht nur für umfangreiche Datenbereinigungen. Es ist ein überraschend flexibles Werkzeug für Textbearbeitungen, und sobald man sich mit der Benutzeroberfläche vertraut gemacht hat, lassen sich vielfältige automatisierte Änderungen vornehmen. Es ist eine gute Möglichkeit, sich mit den Grundlagen der Datentransformation vertraut zu machen, was sich später als sehr nützlich erweisen kann.
Probleme bei der Dateneingabe oder Fehlerbehebung? Ja, Excel macht manchmal Schwierigkeiten, aber diese Optionen können helfen, alles wieder reibungslos zum Laufen zu bringen. Vieles davon ist Ausprobieren – einfach ein bisschen herumklicken, irgendwann klappt es.
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