So bedrucken Sie Umschläge mit Microsoft Excel
Microsoft Office lässt das Drucken von Briefumschlägen für geschäftliche oder private Zwecke recht einfach erscheinen, doch der Prozess verläuft nicht immer reibungslos. Manchmal sind die Adressen nicht zentriert, die Schriftarten sehen komisch aus oder der Umschlag wird einfach nicht richtig eingezogen. Wenn Sie schon einmal versucht haben, viele Briefumschläge zu drucken und frustriert waren, weil die Adressen falsch ausgerichtet waren oder der Drucker nicht mitspielte, sind Sie nicht allein. Der Trick besteht darin, die richtigen Einstellungen in Word und Excel zu finden und sicherzustellen, dass Ihr Drucker die Umschläge korrekt verarbeiten kann. Das Ganze ist eine praktische Möglichkeit, Massenmailings zu personalisieren und Branding oder individuelle Elemente hinzuzufügen, ohne jedes Mal alles manuell erledigen zu müssen.
Es ist schon etwas witzig, dass man dafür sowohl Excel als auch Word braucht. Das eine Programm verwaltet Ihre Adressliste, das andere kümmert sich um Druck und Layout. Ziel ist es, eine Vorlage zu erstellen, die zur Größe Ihrer Umschläge passt, mit Ihrer Mailingliste verknüpft ist und dann alles sauber und ordentlich auf Ihre Umschläge druckt, ohne Papierstau oder Ausrichtungsfehler. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit einigen Tipps aus der Praxis – denn natürlich sind Windows und Office so konzipiert, dass sie einem im unpassendsten Moment einen Strich durch die Rechnung machen.
So beheben Sie Probleme beim Drucken von Umschlägen in Microsoft Office
Erstellen Ihrer Mailingliste in Excel
Dieser Schritt ist entscheidend, wenn Sie viele Briefumschläge versenden. Ihre Adressdaten befinden sich hier und sind die Grundlage für den Serienbriefversand. Manchmal stimmen die Adressen nicht überein, wenn Ihre Liste Formatierungsprobleme aufweist.Überprüfen Sie daher Ihre Spalten – Vorname, Nachname, Adresse usw.– sorgfältig. Speichern Sie die Datei an einem leicht zugänglichen Ort, z. B.auf Ihrem Desktop oder im Dokumentenordner. Bei manchen Systemen funktioniert auch der Import von Kontakten aus Outlook, dies kann jedoch etwas komplizierter sein, wenn die Formatierung nicht korrekt ist.
Gestaltung des Umschlags in Word
Hier richten Sie Ihre Briefumschlagvorlage ein.Öffnen Sie Word, gehen Sie zum Reiter „Sendungen“ und klicken Sie dann auf „Briefumschläge“. Wählen Sie die Briefumschlagoptionen und anschließend die gewünschte Größe aus dem Dropdown-Menü. Falls Ihr Briefumschlag nicht in der Liste erscheint, klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Größe“ und geben Sie Breite und Höhe manuell ein – messen Sie Ihren Briefumschlag vorher unbedingt aus. Wählen Sie für die Adressen eine einfache Schriftart wie Arial oder Times New Roman, um Probleme beim Drucken zu vermeiden. Fügen Sie bei Bedarf auch Ihr Branding, Logos oder Grafiken hinzu – Word kann das problemlos verarbeiten.
Druckereinzug korrekt konfigurieren
Dieser Schritt bereitet vielen Schwierigkeiten. Windows und Ihr Drucker haben unterschiedliche Vorgehensweisen beim Einziehen von Briefumschlägen. Wenn Sie die Einstellung falsch wählen, werden die Adressen möglicherweise auf dem Kopf oder nicht zentriert gedruckt. Gehen Sie zu „Datei“ > „Drucken“ und suchen Sie dann nach „Druckereigenschaften“. Wählen Sie unter „Einzugsmethode“ je nach Druckermodell entweder „ Vorderseite nach oben “ oder „ Vorderseite nach unten “.Normalerweise ist „Vorderseite nach oben“ die richtige Wahl, wenn Ihr Drucker von oben einzieht; bei einem Einzug von unten ist „Vorderseite nach unten“ möglicherweise besser. Passen Sie außerdem das Papierfach an, aus dem die Umschläge gezogen werden, falls Ihr Drucker über mehrere Fächer verfügt. Tipp: Überprüfen Sie die Druckvorschau, um sicherzustellen, dass alles korrekt angezeigt wird, bevor Sie drucken.
Verknüpfung Ihrer Mailingliste mit der Serienbrieffunktion
Hier geschieht die Magie: Die Adressen aus Ihrer Excel-Datei werden in das Umschlaglayout übernommen. Starten Sie in Word den Seriendruck : Sendungen > Seriendruck starten > Umschläge. Klicken Sie dann auf „Vorhandene Liste verwenden“, um Ihre Excel-Tabelle auszuwählen. Falls die Daten nicht perfekt formatiert sind, verwenden Sie „ Empfängerliste bearbeiten“, um sie zu bereinigen. Weisen Sie Ihrem Adressblock die korrekte Bezeichnung zu und überprüfen Sie die Adressvorschau. Denn in einer Konfiguration sieht alles gut aus, in einer anderen kann es zu Problemen kommen, wenn Spalten nicht übereinstimmen oder die Schriftarten nicht korrekt sind.
Die Umschläge bedrucken: Der letzte Schritt
Sobald in der Vorschau alles korrekt aussieht, können Sie drucken. Klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“ > „Dokumente drucken“. Stellen Sie sicher, dass die Druckereinstellungen zu Papierformat und Umschlagausrichtung passen. Ein Testdruck auf Normalpapier hilft, unnötige Umschläge zu vermeiden. Wenn der Testdruck korrekt aussieht und Sie mit der Ausrichtung zufrieden sind, legen Sie die Umschläge vorsichtig in den Drucker ein – überprüfen Sie dabei unbedingt die Einzugsrichtung – und starten Sie den Druckvorgang. Word ermöglicht sogar den Stapeldruck aller Adressen auf einmal, was besonders beim Versenden von Hunderten von Sendungen eine große Erleichterung ist.
Und nicht vergessen: Dieser Vorgang druckt keine Briefmarken; die müssen Sie separat drucken – entweder von Hand oder mit einem Briefmarkendrucker. Es geht darum, die Adresse korrekt zu platzieren und anschließend das Porto aufzukleben. Die Kombination aus Excel und Word erleichtert die Sache erheblich, sobald alles richtig konfiguriert ist – obwohl Windows es einem natürlich gerne unnötig kompliziert macht.
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