So entfernen Sie nur alte E-Mails in Gmail
Die meisten von uns kennen das: Unmengen alter E-Mails verstopfen den Posteingang. Manche sind superwichtig, andere haben sich über die Jahre angesammelt. Alles blind zu löschen ist nicht immer eine Option, denn eine wichtige Nachricht zu übersehen, kann frustrierend sein. Glücklicherweise ist das Filtersystem von Gmail ziemlich leistungsstark und ermöglicht es Ihnen, alte Sachen loszuwerden, ohne wichtige E-Mails versehentlich zu löschen. Egal, ob Sie Platz schaffen oder einfach nur aufräumen möchten, zu wissen, wie man nach Datum oder Label filtert, kann enorm viel Zeit sparen. Und ja, selbst wenn Sie die App auf Android oder iPhone bevorzugen, helfen diese Techniken trotzdem, nur mit etwas mehr manueller Auswahl. Also, machen wir Gmail übersichtlicher – einfacher, schneller, übersichtlicher. Nun dazu, wie Sie das tatsächlich erreichen, ohne den Verstand zu verlieren.
So löschen Sie alte E-Mails vor einem bestimmten Datum
Verwenden der Filter „vorher“ oder „älter als“, um E-Mails zu löschen
Dieser Teil ist etwas seltsam, aber…wenn Sie in E-Mails ertrinken, die vor einem bestimmten Datum eingegangen sind, können Sie mit Gmail gezielt danach suchen. Sie geben einfach eine Suchanfrage wie before:2021/12/25in die Suchleiste ein. Ich weiß nicht genau, warum das hilft, aber es zeigt anscheinend alles an, was vor dem 25. Dezember 2021 eingegangen ist, einschließlich gesendeter E-Mails. Auf diese Weise können Sie mehrere auswählen und löschen. Beachten Sie, dass der Filter sowohl empfangene als auch gesendete E-Mails berücksichtigt, wenn Sie verwenden before:, aber older_than:nur die empfangenen durchsucht. Und so funktioniert es: – Geben Sie in die Suchleiste before:YYYY/MM/DD ein, um alle E-Mails vor diesem Datum zu finden. Beispiel: before:2021/12/25.- Drücken Sie die Eingabetaste. Jetzt werden Ihnen alle E-Mails angezeigt, die älter sind als dieses Datum. Ein weiterer praktischer Filter ist older_than:, der etwas flexibler ist: – Verwenden Sie für aktuelle E-Mails older_than:6m für sechs Monate oder older_than:1y für ein Jahr.- Denken Sie daran, dass Sie hier keine Dezimalzahlen verwenden können – also keine 1, 5 Jahre, sondern stattdessen nur 182 Tage. Manchmal überschneiden sich die Ergebnisse, aber bei manchen Einstellungen beforedurchsucht der Filter nur Ihren Posteingang, einschließlich gesendeter Nachrichten older_than. Sie werden wahrscheinlich eine lange Liste von E-Mails sehen, die Sie schon lange nicht mehr hatten. So löschen Sie sie: – Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Kontrollkästchen oben links und wählen Sie „ Alle “.– Gmail zeigt Ihnen eine Meldung an, etwa „Wählen Sie alle Konversationen aus, die dieser Suche entsprechen“.Klicken Sie auf diesen Link.– Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um diese E-Mails in den Papierkorb zu verschieben. Profi-Tipp: In der Gmail-App funktioniert das genauso, auf dem Handy müssen Sie die E-Mails jedoch einzeln auswählen, was mühsam ist. Die Filtersuche funktioniert trotzdem genauso, nur keine Massenauswahl.
Organisieren mit Labels und Massenlöschung
Labels sind Gmails Zaubertrick, um Dinge getrennt zu halten. Sie ermöglichen die Zuordnung von Kategorien wie „Kunden-E-Mails“ oder „Newsletter“, sodass Sie alte E-Mails in großen Mengen finden und löschen können, ohne alles andere durcheinanderzubringen. Wenn Sie nur alte E-Mails eines bestimmten Labels wie „Kunden-E-Mails“ löschen möchten, verwenden Sie diesen Filter: older_than:182d label:client-emails. Sie sehen, dass Gmail Ihre E-Mails in Standardlabels wie „Soziales“, „Werbung“ oder „Updates“ gruppiert. Ersetzen Sie einfach label:Kunden-E-Mails durch das Label, das Sie bereinigen möchten. Wenn Sie diese Suche ausführen, wählen Sie alle E-Mails mit dem Kontrollkästchenpfeil oben aus, bestätigen Sie mit „Alle Konversationen auswählen, die dieser Suche entsprechen“ und ziehen Sie dann alles in den Papierkorb.
Erstellen benutzerdefinierter Filter zum automatischen Löschen alter E-Mails
Wenn Sie das manuelle Aufräumen satt haben, ist das Einrichten eines Filters eine gute Idee. Angenommen, Sie möchten Newsletter, die älter als ein Jahr sind, automatisch löschen. So gehen Sie vor: – Klicken Sie auf das Filtersymbol (drei Striche rechts neben der Suchleiste).– Geben Sie im angezeigten Dialogfeld „Hat die Wörter“ mit einer Abfrage wie ein before:2022/10/10 newsletter. Dadurch wird Gmail angewiesen, nach E-Mails zu suchen, die „Newsletter“ enthalten und vor einem bestimmten Datum empfangen wurden.– Da Gmail „vor genau einem Jahr empfangen“ nicht direkt filtern kann, müssen Sie im Filter manuell ein Datum festlegen oder „vor:“ als festen Punkt verwenden. Wenn Sie die Suchergebnisse erhalten, klicken Sie auf den Pfeil des Kontrollkästchens und wählen Sie Alle aus.Überprüfen Sie vor dem Löschen, ob keine wichtigen E-Mails hineingerutscht sind. Wenn dies in Ordnung ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Vergessen Sie nicht, den Papierkorb zu leeren
E-Mails werden erst endgültig gelöscht, wenn Sie den Papierkorb leeren. Gmail speichert Ihre gelöschten E-Mails 30 Tage lang, falls Sie Ihre Meinung ändern – denn Gmail muss es Ihnen natürlich unnötig schwer machen. Wenn Sie dringend Speicherplatz freigeben möchten, gehen Sie zu „Papierkorb“ und klicken Sie oben auf „Papierkorb jetzt leeren“. Dadurch wird alles sofort gelöscht. Aber Vorsicht: Anhänge aus alten E-Mails haben sich angehäuft, besonders wenn Sie Google Fotos oder Drive nutzen. Dieser Schritt ist also von Bedeutung. Und das war’s auch schon – das Aufräumen alter E-Mails muss kein Kopfzerbrechen bereiten, es ist lediglich eine Frage der Verwendung von Filtern und einer kurzen manuellen Überprüfung.
Zusammenfassung
- Filtern Sie E-Mails nach Datum mithilfe von
before:oderolder_than:in der Suchleiste - Wählen Sie alle passenden E-Mails aus und löschen Sie sie, um den Posteingang aufzuräumen
- Verwenden Sie Etiketten, um bestimmte Kategorien zu organisieren und in großen Mengen zu löschen
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Filter für die laufende Reinigung
- Denken Sie daran, den Mülleimer zu leeren, wenn der Platz knapp ist
Zusammenfassung
Alte E-Mails in Gmail zu verwalten, ist mühsam, aber sobald die Filter eingerichtet sind, ist es überraschend einfach, Ordnung zu halten. Denk dran: Überprüfe vor dem Löschen immer alles, was du ausgewählt hast, insbesondere bei Labels – du willst ja nicht versehentlich die wirklich wichtigen Dinge in den Papierkorb werfen. Danach kannst du den Papierkorb schnell leeren und so in Sekundenschnelle Speicherplatz freigeben. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden. Das hat bei mehreren Setups funktioniert – Daumen drücken, das hilft.
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