Auf dieser Seite

Auf dieser Seite

So erkennen Sie externe Links in Microsoft Excel-Arbeitsmappen

Das Auffinden von Links und externen Referenzen in einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe ist nicht so einfach wie erhofft. Manchmal verstecken sie sich in Formeln, benannten Bereichen, Objekten, Diagrammtiteln oder Datenreihen, und es kann mühsam sein, sie alle zu finden. Wenn Sie mit defekten Links zu kämpfen haben oder einfach nur Ordnung schaffen möchten, ist es hilfreich zu wissen, wo Excel diese externen Referenzen möglicherweise versteckt. Außerdem ist es gut zu wissen, dass sich Links manchmal an versteckten Stellen einschleichen, insbesondere wenn Sie Blätter aus anderen Arbeitsmappen kopiert oder bestimmte Add-Ins verwendet haben. Ziel dieses Leitfadens ist es daher, alle gängigen Stellen aufzuzeigen, die Sie überprüfen sollten, und Ihnen so die Bereinigung etwas weniger frustrierend zu gestalten.

Überprüfen Sie zunächst die Formeln in Ihren Zellen. Wenn Ihre Formeln auf andere Arbeitsmappen verweisen, enthalten sie normalerweise den Dateinamen oder Pfad, oft mit Erweiterungen wie .xls, .xlsx oder .xlsm. Um diese zu finden, müssen Sie die Suchfunktion verwenden :

  • Öffnen Sie Ihr Excel- Arbeitsblatt und klicken Sie auf, Ctrl + Fum das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ zu öffnen.
  • Klicken Sie auf „Optionen“, wenn die Suchoptionen nicht angezeigt werden.
  • Geben Sie im Feld „Suchen nach “ .xl ein. Auf diese Weise decken Sie alle typischen Excel-Dateierweiterungen ab.
  • Legen Sie „Innerhalb“ auf „Arbeitsmappe“ fest.
  • Wählen Sie unter Suchen in die Option Formeln aus.
  • Klicken Sie auf Alle suchen. Nun sollten alle Links zu externen Arbeitsmappen in der Liste angezeigt werden. Sie können auf jeden Link klicken, um direkt zu der Formel zu gelangen, die den Link verwendet.

Hinweis: Manchmal zeigt der Link den vollständigen Pfad zusammen mit dem Dateinamen in Klammern an, z. B.[Book1.xlsx]. Bei manchen Konfigurationen zeigt der Link möglicherweise nur den Dateinamen an. Wenn ein Link vorhanden ist, ist er wahrscheinlich in Anführungszeichen oder Klammern eingeschlossen. Achten Sie also darauf.

Benannte Bereiche sind sehr praktisch, können aber auch externe Links verbergen. Dies sind die Namen, die Sie im Namensmanager sehen. So überprüfen Sie, ob Verweise außerhalb der aktuellen Datei vorhanden sind:

  • Gehen Sie zur Registerkarte „Formeln“.
  • Klicken Sie auf Namensmanager.
  • Schauen Sie sich jeden Eintrag in der Liste an. Wenn die Angabe „Bezieht sich auf“ eines Namens mit eckigen Klammern endet [ ], werden wahrscheinlich Daten aus einer anderen Arbeitsmappe abgerufen. Das ist in der Regel ein Hinweis auf einen externen Link. In manchen Fällen wird nur die Tabellenzelle angezeigt, in anderen nicht.

Dies ist etwas knifflig, da Objekte wie Textfelder oder Formen Links ohne offensichtliche Hinweise einbetten können. So finden Sie diese:

  • Öffnen Sie Ihr Blatt.
  • Gehen Sie zur Registerkarte „Startseite“.
  • Klicken Sie auf „Suchen und Auswählen“ > „Gehe zu Spezial“.
  • Wählen Sie Objekte aus und drücken Sie OK.
  • Jetzt wird jedes Objekt auf Ihrem Blatt einzeln ausgewählt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Bearbeitungsleiste oder schauen Sie hinein. Wenn das Objekt über einen externen Link verfügt, ist dieser möglicherweise dort oder in einigen Fällen in der Bearbeitungsleiste sichtbar.

Tipp: Wenn Sie auf ein Objekt klicken, überprüfen Sie die Bearbeitungsleiste (direkt über dem Blatt).Manchmal wird der Link direkt dort angezeigt. Es ist nicht immer offensichtlich, aber nach einiger Zeit erkennen Sie Muster.

Diagramme können auch externe Referenzen enthalten, insbesondere wenn Titel oder Datenreihen auf externe Arbeitsmappen verweisen. So überprüfen Sie dies:

  • Klicken Sie auf das Diagramm, um es zu aktivieren.
  • Überprüfen Sie in der Bearbeitungsleiste, ob der Diagrammtitel einen Verweis wie enthält ='[ExternalWorkbook.xlsx]Sheet1'!A1.
  • Klicken Sie auf eine Datenreihe und sehen Sie sich die Formel an. Wenn sie auf eine andere Datei verweist, wird sie hier angezeigt.

Wenn Ihre PivotTable mit einer externen Datenquelle verbunden ist, lässt sich dies ganz einfach überprüfen:

  • Wählen Sie eine beliebige Zelle in Ihrer PivotTable aus.
  • Wechseln Sie zur Registerkarte „PivotTable-Analyse“.
  • Klicken Sie auf Datenquelle ändern.
  • Sie sehen den Quellbereich bzw.die externe Verbindung. Wenn dieser auf eine andere Arbeitsmappe verweist, handelt es sich um einen externen Link.

Wenn Sie diese heimtückischen Links gefunden haben, möchten Sie sie manchmal trennen, um die Stabilität zu gewährleisten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Gehen Sie zur Registerkarte Daten.
  • Klicken Sie in der Gruppe „Abfragen und Verbindungen“ auf „Links bearbeiten“. Ist die Option ausgegraut, wurden keine externen Links erkannt – oder sie sind tiefer in Objekten oder Diagrammen eingebettet.
  • Wählen Sie den Link aus, den Sie trennen möchten. Klicken Sie auf „Link trennen“. Bestätigen Sie dies, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Aber Vorsicht: Das Trennen von Links lässt sich nicht einfach rückgängig machen.Überlegen Sie es sich daher gut, bevor Sie dies tun.

Hinweis: Manchmal werden in Diagrammen oder PivotTables eingebettete Links hier nicht angezeigt. In diesen Fällen müssen Sie manuell nach Links suchen oder die Diagramm- bzw. PivotTable-Optionen direkt bearbeiten.

Aufräumen Ihrer Arbeitsmappe

Defekte oder nicht mehr vorhandene Links können Ärger verursachen – Fehler, Verzögerungen oder falsche Daten. Excel macht es einem nicht leicht, jeden einzelnen Link ohne großen Aufwand zu finden und zu reparieren. Hierfür muss man manuell nach Formeln, benannten Bereichen, Objekten, Diagrammen und PivotTables suchen. Für große Arbeitsmappen verwenden manche Benutzer Skriptmakros oder Add-Ins wie Winhance. Denn mal ehrlich: Die Linkverwaltung in Excel fühlt sich manchmal wie eine Schatzsuche an.

Insgesamt kann es Ihnen stundenlange Frustration ersparen, wenn Sie wissen, wo Sie suchen und wie Sie diese Verknüpfungen aufheben können, insbesondere wenn Sie versuchen, eine Arbeitsmappe zu bereinigen oder für die Freigabe vorzubereiten.

Ähnliche Artikel

Zuletzt angesehen

War dieser Artikel hilfreich?