So erstellen Sie eine E-Mail-Gruppe in Outlook

Das Erstellen einer E-Mail-Gruppe oder Kontaktgruppe in Microsoft Outlook ist eine echte Erleichterung, wenn man es satt hat, immer wieder dieselbe lange E-Mail-Liste einzutippen. Egal ob Sie Outlook im Web, auf dem Desktop oder mobil nutzen – wenn Sie wissen, wie es geht, sparen Sie Zeit und haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Besonders praktisch ist es, wenn Sie Projekte verwalten, Einladungen zu Veranstaltungen verschicken oder einfach einen Kreis häufiger Kontakte haben. Sobald die Gruppe eingerichtet ist, senden Sie einfach eine E-Mail an den Gruppennamen, und alle erhalten die Nachricht. Kein lästiges Kopieren und Einfügen mehr und kein manuelles Hinzufügen jedes einzelnen Kontakts. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Gruppen auf verschiedenen Plattformen erstellen, bearbeiten und löschen. Denn natürlich hat jede Plattform ihre Eigenheiten, und manchmal macht Outlook einfach nicht mit.

So erstellen und verwalten Sie E-Mail-Gruppen in Outlook

Methode 1: Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook im Web

Wenn Sie Outlook auf Ihrem PC oder Mac nur über den Browser nutzen, ist dies die Lösung. Es ist ganz einfach, aber etwas versteckt in den Menüs – daher hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung. Vorteile: Sie können mehrere Kontakte einfacher verwalten und E-Mails schneller versenden, insbesondere wenn Sie regelmäßig mit denselben Personen kommunizieren. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, erhalten Sie eine Kontaktliste, mit der Sie mit wenigen Klicks E-Mails versenden können. Ihre neue Gruppe erscheint nach der Einrichtung unter „Personen“ und kann später jederzeit angepasst werden.

1. Öffnen Sie Ihren Browser und gehen Sie zu Outlook.com. Melden Sie sich an, falls Sie dies noch nicht getan haben.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Personen (diese befindet sich manchmal unter dem App-Launcher-Raster, wenn Sie sich auf der Hauptoberfläche von Outlook befinden).
3. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben Neuer Kontakt (oder suchen Sie nach Neue Kontaktliste).Falls Sie diese Option nicht sehen, klicken Sie zuerst auf Neu und suchen Sie dann nach der Listenoption.
4. Geben Sie im neuen Fenster im Feld Name der Kontaktliste einen aussagekräftigen Namen für Ihre Gruppe ein. Zum Beispiel „Team-Mittagessen“ oder „Projekt X“ – ganz wie es Ihnen am besten passt.
5. Klicken Sie auf E-Mail-Adressen hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adressen der Kontakte ein. Drücken Sie nach jeder Adresse die Eingabetaste oder ein Komma, um die Adressen zu trennen. Tipp: Das Kopieren und Einfügen aus einer anderen Liste spart hier Zeit.
6. Wenn Sie möchten, können Sie im Feld Beschreibung eine kurze Beschreibung hinzufügen, zum Beispiel „Einladungen zu wöchentlichen Treffen“ oder „Freunde aus dem Studium“.
7. Klicken Sie abschließend auf Erstellen oder Speichern. Fertig, Ihre Gruppe ist einsatzbereit.

Methode 2: Erstellen einer Kontaktgruppe in der Outlook-Desktop-App

Dies ist für Windows-Nutzer, die Outlook verwenden. Die Bedienung ist etwas einfacher, sobald man sich an das Layout gewöhnt hat, und man kann Kontakte direkt aus den Outlook-Kontakten oder dem Adressbuch hinzufügen. Etwas ungewöhnlich, aber es funktioniert – manchmal stürzt es sogar ab, wenn man Pech hat, aber normalerweise ist es zuverlässig. In der Ansicht „Personen“ erscheint eine neue Gruppe, die man später per Rechtsklick bearbeiten oder löschen kann.

1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem PC oder Mac.(Auf dem Mac kann das Menü etwas anders aussehen, suchen Sie aber nach Personen oder Kontakte.)
2. Navigieren Sie zu Personen – in der Regel über das Symbol unten links oder über die Menüleiste.
3. Klicken Sie oben im Fenster auf Neue Kontaktgruppe. Falls die Option ausgegraut ist, überprüfen Sie, ob Sie die richtige Ansicht ausgewählt haben oder ob die App einen Fehler aufweist.
4. Geben Sie im Feld Name einen aussagekräftigen Namen ein – etwas, das Sie später wiedererkennen werden.
5. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen. Sie sehen dann die Optionen, Kontakte aus Outlook-Kontakten oder dem Adressbuch hinzuzufügen oder einen neuen E-Mail-Kontakt zu erstellen. Wählen Sie je nach Bedarf die passende Option. Tipp: Verwenden Sie Outlook-Kontakte, wenn Ihre Kontakte bereits dort gespeichert sind.
6. Wählen Sie die hinzuzufügenden Kontakte aus (markieren Sie die Kästchen) und klicken Sie dann auf OK oder Hinzufügen.
7. Klicken Sie anschließend auf Speichern & Schließen. Ihre neue Kontaktgruppe befindet sich nun in Ihren Kontakten.

Methode 3: Gruppen löschen oder bearbeiten

Vielleicht ist eine Gruppe zu klein geworden oder jemand hat das Projekt verlassen – ganz egal. Gruppen zu bearbeiten oder zu entfernen ist recht einfach, aber je nach Plattform unterschiedlich. Im Web finden Sie die Gruppe unter Personen, klicken mit der rechten Maustaste darauf und wählen Bearbeiten oder Löschen. In der Desktop-App finden Sie die Gruppe in Ihrer Kontaktliste, klicken mit der rechten Maustaste und wählen die entsprechende Option. Kurzer Hinweis: Outlook synchronisiert manchmal nicht sofort. Wenn Änderungen also nicht direkt angezeigt werden, warten Sie eine Minute oder starten Sie die App neu.

Ist das auch auf dem Handy möglich?

So ungefähr. Die Outlook-App für iPhone oder Android erlaubt es nicht, direkt neue Kontaktgruppen zu erstellen. Komisch, oder? Bereits online oder auf dem Desktop erstellte Gruppen lassen sich zwar ansehen, aber neue zu erstellen bedeutet in der Regel, wieder auf die Webseite oder den Desktop wechseln zu müssen. Eine Möglichkeit wäre, Gruppen in der Kontakte-App des Geräts anzulegen, aber das ist umständlich. Daher ist es wohl vorerst am besten, die Gruppen am Computer einzurichten und die mobile App nur zum Senden und Empfangen von Nachrichten zu verwenden.

E-Mail an Ihre Gruppe senden

Sobald Ihre Gruppe eingerichtet ist, können Sie ganz einfach Nachrichten versenden. Beginnen Sie einfach mit dem Verfassen einer E-Mail und geben Sie den Gruppennamen wie gewohnt in das Feld „An“ ein. Outlook schlägt Ihnen während der Eingabe oft Gruppen vor. Wenn Sie eine auswählen, wird die E-Mail an alle Personen in dieser Liste gesendet – besonders praktisch, wenn Sie mehrere Personen gleichzeitig koordinieren oder informieren möchten. Dies funktioniert auf allen Plattformen, also keine Sorge, falls Sie mitten im Projekt das Gerät wechseln.

Zusammenfassung

Kontaktgruppen in Outlook anzulegen ist so eine dieser unterschätzten Funktionen, die einem wirklich viel Zeit sparen können. Klar, jede Plattform hat ihre Eigenheiten, aber wenn man den Dreh erst mal raus hat, fragt man sich, wie man jemals ohne ausgekommen ist. Es ist nicht perfekt – manchmal dauert die Synchronisierung etwas oder die Gruppen werden nicht sofort angezeigt –, aber immer noch besser, als jede Woche 20 E-Mails zu tippen. Hoffentlich motiviert Sie das, Ihre Gruppen endlich anzulegen und Ihre E-Mails zügiger zu bearbeiten.

Zusammenfassung

• Nutzen Sie die Web- oder Desktop-App von Outlook, um Gruppen zu erstellen.
• Fügen Sie Kontakte aus Ihrer Kontaktliste oder manuell hinzu.
• Bearbeiten oder löschen Sie Gruppen nach Bedarf.
• Auf Mobilgeräten kann man noch keine Gruppen erstellen, also plant entsprechend.
• Geben Sie beim Versenden der E-Mail den Gruppennamen an, und schon kann es losgehen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Einrichten von Kontaktgruppen zwar nur wenige Minuten dauert, sich aber beim Versenden vieler E-Mails enorm auszahlt. Ich verstehe nicht, warum Outlook es auf Mobilgeräten immer noch so kompliziert macht, aber auf dem Desktop oder im Web ist es recht einfach. Falls Sie nicht weiterkommen, überprüfen Sie einfach, ob Ihre Gruppe gespeichert und in Ihren Kontakten sichtbar ist. Hoffentlich hilft dies dem einen oder anderen, das E-Mail-Chaos etwas zu reduzieren.

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