So erstellen und fügen Sie eine Signatur in Microsoft Word ein
Microsoft Word macht das Hinzufügen von Signaturen ziemlich einfach, egal ob Sie eine Signaturzeile für andere einfügen oder Ihre eigene direkt einfügen möchten. Manchmal ist der Vorgang nicht ganz einfach, insbesondere bei anspruchsvolleren Aufgaben wie dem Hinzufügen einer digitalen oder handschriftlichen Signatur. Wenn Ihre Signaturen nicht dort angezeigt werden, wo sie hingehören, oder die Optionen begrenzt erscheinen, kann diese Anleitung Abhilfe schaffen. Wenn Sie mit Dokumenten arbeiten, die ein gewisses Maß an Authentizität erfordern, sollten diese Schritte Ihnen helfen oder Ihnen zumindest einige Optionen zum Experimentieren bieten. Es ist etwas seltsam, wie manche Funktionen versteckt sind oder ein paar zusätzliche Schritte erfordern, aber zumindest gibt es eine Möglichkeit, Ihren Signaturen ein authentisches Aussehen zu verleihen.
So fügen Sie Signaturen in Word ein und verwalten sie
Hinzufügen einer Signaturzeile – Der klassische Weg
Wenn Sie einen Platz für die Unterschrift einer Person benötigen, ist eine Signaturzeile ideal. So verleihen Sie Ihrem Dokument schnell ein professionelles Aussehen, als würden Sie einen Vertrag unterschreiben. Diese Methode eignet sich, wenn Sie einen Platzhalter wünschen, anstatt gleich Ihre eigentliche Unterschrift einzufügen. Es entsteht eine kleine Leerzeile mit optionalen Anweisungen.
- Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und klicken Sie auf die Stelle, an der die Signatur platziert werden soll. Normalerweise unten oder neben einer Anweisung.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ im Menüband.
- Klicken Sie in der Gruppe Text auf Signaturzeile. Wenn Sie diese nicht sehen, überprüfen Sie, ob Ihr Menüband minimiert ist, oder passen Sie das Menüband so an, dass sie unter Einfügen > Signaturzeile angezeigt wird.
- Der Dialog „Signatur einrichten“ wird angezeigt. Geben Sie bei Bedarf den Namen, den Titel oder die E-Mail-Adresse des Unterzeichners ein. Sie können bei Bedarf auch die Option „Dem Unterzeichner erlauben, Kommentare im Signaturdialog hinzuzufügen“ aktivieren. Dies ist nützlich, wenn Sie Signaturen mit Notizen benötigen.
- Klicken Sie auf „OK“. Voila, an der Stelle, wo sich Ihr Cursor befand, wird eine Signaturzeile angezeigt.
Dadurch wird ein statischer Platzhalter erstellt, der sich gut für formelle Dokumente eignet. Im Grunde wird der Unterzeichner aufgefordert, später per Mausklick elektronisch zu unterschreiben oder das Dokument auszudrucken und physisch zu unterschreiben.
Hinzufügen einer handschriftlichen oder digitalen Signatur – Wenn Sie selbst unterschreiben möchten
Dies ist für den Fall gedacht, dass Sie eine gescannte oder digitale Signatur als Bilddatei gespeichert haben. Sehr praktisch, wenn Sie eine persönliche Note wünschen oder unterzeichnete Verträge schnell versenden möchten. Sie können davon ausgehen, dass an der Stelle, an der Ihre Unterschrift erscheinen soll, ein Bild eingefügt wird.
- Suchen oder erstellen Sie zunächst ein klares Bild Ihrer Unterschrift – am besten im PNG- oder JPG-Format. Speichern Sie es an einem leicht zugänglichen Ort, z. B.C:\Benutzer\IhrName\Dokumente\Signaturen\meine-Signatur.png.
- Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und klicken Sie auf die Stelle, an der Sie das Signaturbild haben möchten.
- Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie dann auf Bilder. Wählen Sie Dieses Gerät (oder Ihren spezifischen Standort).
- Suchen Sie nach Ihrer Signaturbilddatei, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Einfügen.
Jetzt ist Ihr Signaturbild im Dokument eingebettet. Passen Sie die Größe an oder verschieben Sie es nach Bedarf. Die Bedienung ist intuitiv, aber manchmal fügt sich das Bild nicht perfekt ein. Daher empfiehlt es sich, die Umbruchoptionen (z. B.„ Vor dem Text“ ) für eine bessere Positionierung anzupassen. Ich bin mir nicht sicher, warum das funktioniert, aber manchmal wirkt das Bild verpixelt, wenn es zu klein oder zu niedrig aufgelöst ist.
Verwenden verschlüsselter digitaler Signaturen für mehr Sicherheit
Wenn Sie also Wert auf Sicherheit legen, unterstützt Word verschlüsselte digitale Signaturen, die den Unterzeichner genau verifizieren und vor Manipulation schützen. Diese verwenden Zertifikate, was zwar schick klingt, aber nur eine Möglichkeit ist, die Authentizität zu bestätigen. Sie benötigen ein digitales Zertifikat, entweder von einem Dienst wie GlobalSign oder indem Sie selbst eines mit einem Tool wie erstellen SELFCERT. EXE.
- Suchen Sie den Office-Installationsordner, normalerweise so etwas wie
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16. Bei einigen Setups kann er sich in befindenC:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office16. - Öffnen Sie es durch Doppelklicken
SELFCERT. EXE. Mit diesem Tool können Sie im Handumdrehen ein selbstsigniertes Zertifikat erstellen – nützlich für Tests oder interne Zwecke. - Geben Sie einen Namen für Ihr Zertifikat ein (z. B.„MyCompanySignature“) und klicken Sie auf OK. Es wird eine Erfolgsmeldung angezeigt. Kehren Sie anschließend zu Ihrem Word-Dokument zurück.
- Doppelklicken Sie auf die zuvor eingefügte Signaturzeile. Ein Signaturfenster wird angezeigt. Sie können Ihre Signatur mit einem Stift zeichnen, wenn Sie einen Touchscreen verwenden, sie eingeben oder ein Bild einfügen.
Denken Sie daran: Diese digitale Signatur ist nur so gut wie das Zertifikat. Wenn jemand das Dokument nach der Unterzeichnung bearbeitet, wird die Signatur ungültig. Definitiv nicht so stark wie ein echtes PKI-Zertifikat, aber ausreichend für interne Genehmigungen.
Schreiben Sie Ihre Unterschrift direkt in Word – keine speziellen Dateien erforderlich
Wenn Sie einen Touchscreen haben oder lieber mit der Maus zeichnen, können Sie direkt im Dokument unterschreiben. Das klingt einfach, kann aber etwas knifflig sein, um das gewünschte Aussehen zu erzielen. Trotzdem macht es Spaß, wenn Sie Ihre Unterschrift kritzeln oder sich schnell Notizen machen möchten.
- Wählen Sie Ihre Stelle im Dokument aus und wechseln Sie dann zur Registerkarte „Einfügen“.
- Klicken Sie in der Gruppe „Illustrationen “ auf „Formen“.
- Wählen Sie unter der Kategorie Linien die Option Freiform: Kritzeln. Ihr Maussymbol verwandelt sich in einen Bleistift.
- Beginnen Sie mit der Unterschrift mit der Maus oder dem Stift. Klicken und ziehen Sie, um Ihre Unterschrift zu erstellen. Es sieht vielleicht etwas grob aus, ist aber auf seine eigene Art authentisch.
Sobald Sie die Maus oder den Stift anheben, erscheint Ihre Skizze als Form im Dokument. Nicht immer perfekt, aber für den gelegentlichen Gebrauch oder interne Entwürfe reicht es aus. Für ausgefeiltere Unterschriften eignen sich gescannte Bilder besser, aber diese schnelle Methode funktioniert auch im Handumdrehen.
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