So erstellen und navigieren Sie in Ihrem Microsoft Teams-Organigramm

Die Übersicht über die Hierarchien in Ihrem Unternehmen zu behalten, kann schnell unübersichtlich werden, insbesondere wenn Organigramme fehlerhaft oder nicht korrekt eingerichtet sind. Bei der Nutzung von Microsoft Teams ist es äußerst hilfreich, einen klaren Überblick über die Hierarchie zu haben – vor allem, wenn Sie wissen möchten, wer wem unterstellt ist oder sich einfach einen Überblick über die Unternehmensstruktur verschaffen wollen, ohne unzählige E-Mails durchforsten zu müssen. Der Haken dabei ist, dass all dies von der Aktualität Ihrer Azure Active Directory (AAD)-Informationen abhängt. Fehlen die richtigen Berufsbezeichnungen, Manager und Abteilungen in AAD, ist das Organigramm in Teams wenig aussagekräftig. Denn Teams bezieht seine Hierarchieinformationen direkt von dort. Sind die Daten also falsch oder veraltet, zeigt Ihr Organigramm nichts Nützliches oder schlichtweg falsche Informationen an. Daher ist es unerlässlich, dass Ihr Azure AD die korrekten Daten enthält. Dieser Prozess richtet sich hauptsächlich an Administratoren und erfordert die Anmeldung im Azure-Portal auf einem Desktop-Computer – die mobile Version reicht hierfür nicht aus. Außerdem ist die Aktualisierung dieser Informationen nicht sofort möglich. Die Synchronisierung kann etwas dauern, also keine Panik, wenn Änderungen nicht sofort sichtbar sind. Diese Einrichtung ist hauptsächlich für Desktop-Computer geeignet, insbesondere für Chats und Profile in Teams. Auf Mobilgeräten sieht die Hierarchie anders aus – dort wird eher eine Mitgliederliste als ein dynamisches Organigramm angezeigt. So läuft es üblicherweise ab: Die Einrichtung der Informationen in Azure AD hilft Teams, die Hierarchieansicht zu generieren. Um zu sehen, wie alles zusammenhängt, sind zunächst einige administrative Schritte erforderlich. Dies ist nicht nur eine kosmetische Funktion; sie optimiert die Kommunikation und klärt die Verantwortlichkeiten. Bedenken Sie, dass manche Einrichtungsschritte etwas knifflig sein können und manchmal nicht immer funktionieren. Eine korrekte Einrichtung erleichtert jedoch den Arbeitsalltag.

So richten Sie das Organigramm in Azure Active Directory ein

Die korrekte Angabe von Auftragsinformationen in Azure AD – warum das wichtig ist

Das ist der Hauptgrund, warum Ihr Organigramm in Teams sonst völlig unbrauchbar sein könnte. Indem Sie die Berufsbezeichnung, Abteilung und Vorgesetzteninformationen jedes Benutzers angeben, kann Teams eine Hierarchie basierend auf realen Daten erstellen. Sind diese Informationen unvollständig oder fehlen, ist Ihr Organigramm lückenhaft oder gar nutzlos. Das trifft beispielsweise zu, wenn Ihre Teammitglieder zwar angezeigt werden, der Support aber nicht erscheint oder die Hierarchie völlig falsch aussieht. Die größte Herausforderung? Nur Administratoren oder Personen mit Zugriff auf Azure AD können dies durchführen. Bei manchen Konfigurationen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Attribute oder ein stark angepasstes Schema verwendet, müssen Sie etwas tiefer graben oder sogar Massenaktualisierungen per Skript durchführen. Nach diesen Änderungen sollte die Hierarchie aussagekräftiger sein – sie zeigt, wer wem unterstellt ist und ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die Unternehmensebenen. Beachten Sie jedoch, dass dies bei manchen Konfigurationen anfangs nicht funktioniert, dann aber nach einem Neustart oder der Leerung des Caches plötzlich funktioniert. Seltsam, aber so ist Windows und Azure eben.

Schritt für Schritt: Aktualisieren von Benutzerinformationen in Azure AD

Öffnen Sie das Azure Active Directory-Portal unter https://portal.azure.com/. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Falls Sie keine Zugriffsrechte haben, bitten Sie Ihren Systemadministrator, dies für Sie zu erledigen.
Klicken Sie im linken Menü auf Azure Active Directory, um zu den Einstellungen Ihrer Domäne zu gelangen. Navigieren Sie anschließend zu Benutzer.
Suchen Sie den Benutzer, dessen Daten Sie aktualisieren möchten. Sie können nach Namen oder E-Mail-Adresse suchen.
Klicken Sie auf deren Profil und anschließend oben auf „Eigenschaften bearbeiten“.Dadurch wird die Informationsseite des Benutzers geöffnet.
Scrollen Sie nach unten zu den Stelleninformationen oder ähnlichen benutzerdefinierten Attributfeldern, falls Ihre Konfiguration diese verwendet. Geben Sie Titel, Abteilung, Standort usw.ein – alle Informationen, die helfen, eine klare Hierarchie zu schaffen.
Um einen Manager zuzuweisen (unerlässlich für die korrekte Funktion des Organigramms), suchen Sie das Feld „Manager“, klicken Sie auf „Manager hinzufügen“ und wählen Sie dann die gewünschte Person aus der Liste aus. Ja, es handelt sich im Wesentlichen um einen Such- und Auswahlvorgang.
Klicken Sie unten auf „Speichern“ und wiederholen Sie den Vorgang für weitere Benutzer. Möglicherweise müssen Sie den Cache aktualisieren oder etwas warten, bis die Informationen in Teams übernommen wurden.

So zeigen Sie das Organigramm in Microsoft Teams auf dem Desktop an

Die Weichen stellen – was muss im Vorfeld erledigt werden?

Sobald Ihre Azure AD-Informationen korrekt ausgefüllt sind, können Sie die Hierarchie in Teams einsehen, sofern die entsprechenden Berechtigungen vorhanden sind. Dies ist derzeit auf Einzelchats beschränkt; eine Übersicht über ganze Teams ist noch nicht verfügbar, was etwas schade ist. Sie müssen mit einem Unternehmenskonto angemeldet sein, das korrekt mit den richtigen Daten synchronisiert ist. Erwarten Sie außerdem nicht, dass ganze Abteilungen angezeigt werden, sondern nur die Berichtslinie der Person, mit der Sie chatten. Sind diese Angaben nicht vorhanden, bleibt das Organigramm leer oder ist bedeutungslos.

So öffnen Sie das Organigramm in Teams

Starten Sie Microsoft Teams und wechseln Sie in der Seitenleiste zum Tab „Chat“.
Wähle ein Gespräch mit der Person aus, die du näher kennenlernen möchtest.
Klicken Sie oben rechts im Chat auf das Symbol oder den Tab „Organisation“.
Es erscheint ein Hierarchiediagramm, das anzeigt, wer wem unterstellt ist, und unter den Symbolen sogar deren Berufsbezeichnungen.
Sie können in diesem Diagramm auf einen beliebigen Benutzer klicken, um weitere Details anzuzeigen, oder in der Suchleiste nach einer anderen Person suchen. Die verfügbaren Informationen hängen davon ab, wie gut das Azure AD-Profil eingerichtet wurde.

Organigramm auf Mobilgeräten anzeigen

Warum es für mobile Nutzer eingeschränkt ist

Die mobile App unterstützt leider immer noch keine Organigramm-Visualisierung. Stattdessen wird eine Liste der Teammitglieder mit Namen und Rollen angezeigt – kein übersichtliches Hierarchiediagramm. Um einen Überblick über die Struktur zu erhalten, kann man die Mitgliederliste über das Dreipunkt-Menü neben dem Team- oder Organisationsnamen öffnen und dann auf „Mitglieder anzeigen“ tippen. Das ist zwar nicht perfekt, aber besser als nichts.

Kurze Handy-Tipps

Öffne die Teams-App und melde dich an.
Navigieren Sie unten zum Reiter „Teams“.
Tippen Sie auf die drei Punkte neben Ihrer Organisation oder Ihrem Team und wählen Sie „ Mitglieder anzeigen“.
Sehen Sie sich die Liste der Mitglieder mit ihren Rollen an oder tippen Sie auf einen Benutzer, um dessen Profil mit weiteren Details anzuzeigen.

Benutzer und Informationen verwalten, um für Übersicht zu sorgen

Wenn Ihnen eine übersichtliche Organisation wichtig ist, sollten Sie Ihr Administratorteam dazu anhalten, die AAD-Informationen aktuell zu halten. Die Aktualisierung von Titeln, Vorgesetzten und Abteilungsinformationen ist unerlässlich, damit die Hierarchieansicht in Teams optimal genutzt werden kann. Auch für Ihr eigenes Konto empfiehlt es sich, Ihre Profilinformationen regelmäßig zu überprüfen – veraltete Daten können zu Verwirrung oder fehlenden Hierarchieinformationen führen. Falls Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Attribute oder Datenfeeds verwendet, müssen Sie diese Einstellungen möglicherweise anpassen oder die zuständige Person, die Ihr Verzeichnis verwaltet, darum bitten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einrichtung nicht ganz narrensicher ist und das Hierarchiediagramm manchmal etwas knifflig sein kann. Sobald es aber eingerichtet ist, erweist es sich als überraschend praktisch für schnelle Organisationsprüfungen, ohne dass man in internen Dokumenten wühlen muss. Beachten Sie, dass der Einrichtungsprozess je nach den Richtlinien Ihres Administrators und Ihren Kontrollrechten über Azure AD variieren kann. Falls etwas nicht funktioniert, überprüfen Sie zunächst Ihre Benutzerinformationen und Berechtigungen – das ist meist die Ursache.

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