So exportieren Sie Google Tabellen als PDF-Dateien

Wenn Sie mit Daten in Google Tabellen arbeiten und diese mit Personen teilen möchten, die nicht mit Google Tabellen vertraut sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ehrlich gesagt kann es manchmal schwierig sein, die beste Methode zu finden, insbesondere wenn Sie eine saubere, druckbare PDF-Datei versenden möchten. Zum Glück bietet Google Tabellen integrierte Optionen zum Konvertieren in PDF. Außerdem gibt es den klassischen Trick zum Drucken in PDF – denn Windows und Mac machen es Ihnen natürlich etwas schwerer als nötig. Je nachdem, was Sie tun möchten, hat jede Methode ihre Vorteile. Möchten Sie eine Datei per E-Mail versenden? Einen statischen Schnappschuss in Ihre Webseite einbetten? Oder einfach nur eine schöne druckbare Version haben? Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen.

So konvertieren Sie Google Sheets in PDF

Verwenden Sie die integrierte Download-Funktion

Dies ist wahrscheinlich die einfachste Methode. Wenn Ihr Blatt fertig ist und Sie es nur als PDF möchten, ist der Download schnell und kinderleicht. Es funktioniert gut, wenn Sie mit der Ausgabe nichts Besonderes machen müssen.

• Öffnen Sie Ihr Google Sheets-Dokument.
• Klicken Sie auf Datei > Herunterladen.
• Wählen Sie PDF (.pdf) aus dem Untermenü.

Sobald Sie dies getan haben, öffnet sich ein Fenster mit Formateinstellungen, ähnlich wie die Druckvorschau, aber mit mehr Anpassungsmöglichkeiten. Sie können beispielsweise festlegen, ob Gitternetzlinien und Notizen eingefügt werden sollen und welche Seitenausrichtung bzw.welcher Maßstab verwendet werden soll. Im Menü „Druckeinstellungen“ finden Sie Optionen zum Anpassen von Kopf- und Fußzeileninformationen, Seitenreihenfolge und Layout. Stellen Sie sich das als kleine Formatierungsplattform vor dem endgültigen Export vor. Bei manchen Einstellungen kann die Vorschau manchmal fehlerhaft reagieren oder einfrieren – haben Sie einfach Geduld, versuchen Sie es erneut oder wechseln Sie den Browser, wenn die Fehler weiterhin bestehen.

• Passen Sie die Formatierung und das Layout nach Bedarf an.

Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Exportieren“. Die PDF-Datei wird automatisch heruntergeladen – normalerweise in Ihren Download- Ordner, sofern Sie nichts anderes angegeben haben. Das ist ganz einfach und es wird genau das erfasst, was Sie auf Ihrem Bildschirm sehen.

Senden Sie das Blatt als PDF per E-Mail

Wenn Sie das Blatt mit jemandem teilen und als PDF-Anhang erhalten möchten, können Sie es in Google Sheets direkt über das Menü senden. Die Datei wird direkt in den Posteingang des Empfängers gesendet, sodass Sie das Herunterladen und Anhängen nicht selbst erledigen müssen.

• Klicken Sie auf Datei, bewegen Sie den Mauszeiger über E-Mail und wählen Sie Diese Datei per E-Mail senden.
• Wählen Sie im kleinen Fenster, das angezeigt wird, PDF als Dateityp aus.
• Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (auch Ihre eigene, wenn Sie sehen möchten, was er erhält) und klicken Sie dann auf „Senden“.

Dies ist Glückssache, wenn Sie ein bestimmtes Formatierungslayout erwarten, aber für eine einmalige Freigabe ist es schnell erledigt. Beachten Sie: Manchmal kann die E-Mail im Spam landen oder markiert werden, wenn der Spamfilter Ihres Empfängers aggressiv ist. In der Praxis sieht das PDF so aus wie in Google Tabellen, allerdings können je nach Komplexität Ihres Tabellenblatts kleinere Formatierungsfehler auftreten.

Betten Sie das Blatt als PDF auf Ihrer Website ein

Dies ist eher für Website-Betreiber gedacht, die eine statische, druckbare Version ihrer Tabelle für Besucher einfügen möchten. Google Tabellen verfügt über die Funktion „Im Web veröffentlichen“, mit der Sie ein Iframe oder einen direkten Link abrufen können.

• Gehen Sie zu Datei > Teilen > Im Web veröffentlichen.
• Wählen Sie im Dialogfeld unter den Optionen „Einbetten“ die Option „Webseite “ aus.
• Standardmäßig wird Ihre gesamte Tabelle in ein webfähiges Format konvertiert. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ – Achtung: Dadurch wird die Tabelle öffentlich. Gelegentlich werden Sie von Google um eine Bestätigung gebeten.
• Nach der Veröffentlichung erhalten Sie den Einbettungscode. Klicken Sie auf „Einbetten“, kopieren Sie den Iframe-Code und fügen Sie ihn in das HTML Ihrer Site ein.

Besucher können die neueste Version Ihres Tabellenblatts nun direkt auf Ihrer Seite als eingebettetes PDF sehen. Das ist besonders praktisch, um Diagramme oder Datenschnappschüsse zu teilen, ohne volle Bearbeitungsrechte zu gewähren. Denken Sie daran: Das Tabellenblatt ist statisch und wird daher nicht in Echtzeit aktualisiert, es sei denn, Sie veröffentlichen es erneut.

Verwenden Sie die Druckfunktion, um als PDF zu speichern

Diese Methode ist zwar etwas altmodisch, aber dennoch effektiv, insbesondere wenn Sie ein echtes druckfertiges PDF mit allen Formatierungen und Kopfzeilen wünschen.

• Öffnen Sie Datei > Drucken ( Ctrl + Punter Windows oder Cmd + Pauf dem Mac).
• Passen Sie im angezeigten Druckeinstellungsfenster Layout und Skalierung an und legen Sie fest, ob Gitternetzlinien oder Notizen eingefügt werden sollen. Dies ähnelt den Einstellungen für das Exportformat, ist jedoch detaillierter.
• Ändern Sie das *Ziel* in „Als PDF speichern“.
• Klicken Sie auf „Speichern“ und wählen Sie aus, wo die Ausgabedatei gespeichert werden soll.

Dieser Vorgang erstellt im Wesentlichen ein PDF mit Ihrem genauen Drucklayout. Dies eignet sich hervorragend für Dokumente, die ein professionelles Aussehen erfordern. Achten Sie jedoch auf Rand- oder Skalierungsprobleme, die bei Unachtsamkeit Teile Ihrer Daten abschneiden können.

Zusammenfassung

Grundsätzlich ist die Konvertierung in PDF mit Google Tabellen ganz einfach – egal, ob Sie die Datei schnell herunterladen, per E-Mail versenden, online einbetten oder eine perfekte Version ausdrucken möchten. Jede Methode hat ihre Besonderheiten, aber probieren Sie die aus, die am besten zu Ihrem Arbeitsablauf passt. Manchmal genügt ein Browserwechsel oder die Anpassung der Druckeinstellungen, um das perfekte PDF zu erhalten.

Und ja, der Weg vom Drucken ins PDF-Format wirkt zwar etwas umständlich, funktioniert aber in fast jeder Situation. Probieren Sie einfach ein bisschen herum und sehen Sie, was für Ihr Setup funktioniert. Hoffentlich kommt ein Update in Gang, Mission erfüllt.

Zusammenfassung

• Laden Sie das Blatt als PDF direkt aus dem Menü „Datei“ herunter
• Verwenden Sie die E-Mail-Funktion zum Senden als PDF-Anhang
• Veröffentlichen und betten Sie das Blatt als PDF auf Ihrer Website ein
• Drucken als PDF über den Druckdialog für benutzerdefinierte Layouts

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