Auf dieser Seite

Auf dieser Seite

So generieren Sie einen Microsoft Teams-Besprechungslink

Microsoft Teams wird für Online-Meetings immer wichtiger, insbesondere für Mitarbeiter, die remote oder an mehreren Standorten arbeiten. Wenn Sie schon einmal versucht haben, einen Meeting-Link zu erstellen, ist Ihnen wahrscheinlich aufgefallen, dass es dafür zahlreiche Möglichkeiten gibt und die Wahl der richtigen Methode manchmal etwas verwirrend ist. Manchmal möchten Sie ein Meeting im Voraus planen – beispielsweise für ein Team-Call oder eine Kundensitzung – und die Links frühzeitig versenden. Manchmal ist es eher spontan – Sie springen beispielsweise in einen kurzen Chat und teilen spontan einen „Jetzt treffen“-Link. So oder so kann es Zeit und Nerven sparen, herauszufinden, wie Sie den richtigen Link erstellen und ihn reibungslos funktionieren lassen. Dieser Leitfaden behandelt die wichtigsten Schritte – von der Planung von Meetings in Teams und Outlook bis hin zur spontanen Erstellung von Links. Wenn Sie diese Optionen verstehen, können Sie den Link ohne großen Aufwand besser für interne Kollegen oder externe Gäste bereitstellen. Freuen Sie sich auf reibungslosere Einladungen, weniger verpasste Meetings und weniger Hektik bei der Suche nach dem Link in letzter Minute.

Verwenden des Teams-Kalenders zum Planen eines Meetings

Dies ist der klassische Weg und funktioniert gut, wenn Sie im Voraus planen. Sie öffnen Microsoft Teams, wechseln zur Registerkarte „Kalender“ (normalerweise in der Seitenleiste) und klicken dann auf „ Neues Meeting“. Manchmal wird in der Benutzeroberfläche „ Neues Meeting“ oder einfach ein „+“-Button angezeigt. Von dort aus füllen Sie die üblichen Dinge aus – benennen Sie das Meeting, wählen Sie Datum und Uhrzeit aus, fügen Sie Teilnehmer hinzu usw. Wenn Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen möchten, geben Sie einfach deren vollständige E-Mail-Adressen ein. Teams sendet ihnen den Link, sobald Sie gespeichert haben.

Das Einladen interner Mitglieder ist so einfach wie die Eingabe ihres Anzeigenamens, sofern sie in Ihrem Verzeichnis sind. Für externe Benutzer sind E-Mail-Adressen die beste Wahl. Sie können auch wählen, ob die Teilnehmerzahl obligatorisch oder optional ist. Das ist praktisch, wenn Sie die Einladungsliste kurz oder flexibel halten möchten.

Wenn Sie Kanäle nutzen, gibt es eine Option namens „ Mit Kanal teilen“, mit der Sie ein Meeting direkt in einem bestimmten Teamkanal starten oder planen können – perfekt, wenn Sie möchten, dass alle in diesem Bereich mitmachen. Bedenken Sie, dass nur Kanalmitglieder an einem Kanalmeeting teilnehmen können. Wenn also Außenstehende teilnehmen müssen, senden Sie besser eine direkte Einladung.

Legen Sie Datum und Uhrzeit fest, aktivieren Sie bei Bedarf die Option „ Ganztägig“ und klicken Sie für wiederkehrende Meetings auf „Wiederholen“. Wählen Sie die Häufigkeit – von täglich über wöchentlich bis hin zu benutzerdefiniert. Wenn alles passt, klicken Sie auf „ Speichern“. Fertig. Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit dem Teilnahmelink, und das Ereignis wird in ihren Outlook- und Teams-Kalendern angezeigt – damit niemand es vergisst.

Diese Funktion eignet sich für schnelle, spontane Meetings. Selbst wenn Sie bereits etwas anderes geplant haben, können Sie jederzeit spontan einen Link zum Teilen erstellen. Das Beste daran? Sie müssen keine Zeit festlegen oder alle manuell einladen.Öffnen Sie einfach die Registerkarte „Kalender“ in Teams und suchen Sie nach der Schaltfläche „Jetzt treffen “ – je nach Version ist es manchmal ein kleines Videokamerasymbol.

Klicken Sie darauf und geben Sie Ihrem Meeting einen Namen. Sie haben hier mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie entweder auf „Link zum Teilen abrufen“ oder starten Sie direkt mit „Meeting starten“. Wenn Sie „Teilen“ wählen, können Sie den Link ganz einfach kopieren und per E-Mail oder Chat versenden. Teams macht es Ihnen natürlich ganz einfach, diese URL abzurufen.

Während der Besprechung können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, indem Sie auf die drei Punkte ( Weitere Aktionen ) > Besprechungsoptionen klicken. Hier legen Sie fest, wer die Lobby umgehen, Bildschirme freigeben oder präsentieren darf. Es ist etwas seltsam, dass Sie dieses Menü manchmal während der Besprechung aufrufen müssen, aber so ist Teams nun einmal – mehr Aufwand als sonst.

Jetzt treffen über einen Teams-Kanal

Möchten Sie direkt in einen Kanal einsteigen? Suchen Sie die Registerkarte „Teams“, wählen Sie einen bestimmten Kanal aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Meeting“ (normalerweise ein kleines Kamerasymbol).Dadurch wird sofort ein Meeting gestartet – eine Planung ist nicht erforderlich. Je nach Bildschirmbreite kann es wie ein Videosymbol aussehen oder „Jetzt treffen“ lauten. Wenn Sie lieber im Voraus planen möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „Meeting“ und wählen Sie dann „ Meeting planen “ aus.

Sobald das Meeting-Fenster erscheint, können Sie den Link kopieren oder weitere Personen einladen. Der generierte Link kann sofort per Chat oder E-Mail mit allen geteilt werden, die ihn benötigen. Praktisch für die Fehlerbehebung, die schnelle Synchronisierung oder die spontane Teilnahme an einer Diskussion.

Verwenden eines Chats zum Starten eines Videoanrufs

Klicken Sie in einem Teams-Chat (Gruppen- oder Einzelchat) einfach auf die Schaltfläche „Videoanruf“ – sie sieht aus wie eine kleine Kamera. Dadurch wird ein Direktanruf gestartet, es wird jedoch kein Link erstellt, es sei denn, Sie fügen während des Anrufs Teilnehmer hinzu. Wenn Sie möchten, dass andere später teilnehmen oder denselben Link teilen, öffnen Sie das Teilnehmerfenster (klicken Sie auf das Personensymbol) und laden Sie weitere Personen per Name oder E-Mail ein. Beachten Sie jedoch, dass externe Gäste möglicherweise eine eigene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer benötigen, wenn sie nicht zu Ihrer Organisation gehören.

Diese Methode ist ziemlich schnell und unkompliziert – ideal für schnelle Überprüfungen –, aber wenn Sie einen Link zum Teilen für die spätere Verwendung wünschen, ist es normalerweise besser, die Option „Jetzt treffen“ in den Registerkarten „Kalender“ oder „Kanal“ zu verwenden.

Planen eines Teams-Meetings über Microsoft Outlook

Sie sind ein großer Outlook-Fan? Dann ist die Planung dank der nahtlosen Integration mit Teams genauso einfach.Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender (Desktop oder Web) und klicken Sie auf „ Neues Ereignis “.Geben Sie die üblichen Details ein – Titel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer – und aktivieren Sie anschließend den Teams-Meeting- Schalter. In der mobilen App wird dieser manchmal als „Online-Meeting“ bezeichnet. Nach dem Aktivieren wird automatisch ein Teams-Link in der Ereignisbeschreibung angezeigt.

Auf dem Desktop sollte das Microsoft Teams -Add-In automatisch installiert werden, wenn Sie Office 2013 oder neuer zusammen mit Teams verwenden. Sie müssen nicht nach Downloads oder Ähnlichem suchen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche, und der Link wird angezeigt. Wenn Sie die Einladung speichern und senden, erhalten alle Empfänger den Link mit den Besprechungsinformationen.

Die Terminplanung in Outlook auf Mobilgeräten funktioniert ähnlich, allerdings ist der Umschalter manchmal nicht so offensichtlich. Suchen Sie einfach nach der Option „Online-Besprechung“, aktivieren Sie sie und speichern Sie. Die Einladung wird an alle gesendet, und der Teams-Link befindet sich in der E-Mail.

Mehr erfahren und erweiterte Tipps

Wenn Sie experimentierfreudig sind, bietet Teams auch zahlreiche Funktionen wie das Erstellen von Breakout-Räumen, das Anpassen von Teilnehmerrollen oder sogar das Starten von Meetings mit vordefinierten Einstellungen. Stöbern Sie einfach in den Menüs und Einstellungen – Teams bietet ständig neue Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Meetings, was die Organisation manchmal komplizierter macht als nötig.

Ähnliche Artikel

Zuletzt angesehen

War dieser Artikel hilfreich?