So greifen Sie auf den Versionsverlauf von Excel-Dateien zu und stellen frühere Versionen wieder her
Kennen Sie das? Man braucht dringend eine ältere Version einer Excel-Datei – vielleicht hat sich jemand vertippt oder man hat versehentlich wichtige Daten überschrieben. Das ist ziemlich ärgerlich, denn seien wir ehrlich: Excel macht es einem nicht immer leicht, die richtige Version zu finden. Zum Glück gibt es in neueren Versionen von Office 365 und OneDrive, SharePoint und auch in den aktuellen Versionen eine integrierte Funktion zum Auffinden und Wiederherstellen vorheriger Versionen. Das ist besonders in der Zusammenarbeit oder wenn man schon länger an einer Datei arbeitet und schnell wieder auf eine frühere Version zurückgreifen muss, Gold wert. Wichtig: Manche Schritte hängen davon ab, wie man die Arbeitsmappe gespeichert oder synchronisiert hat. Manchmal reichen aber auch nur zwei Klicks, wenn man weiß, wo man suchen muss.
So greifen Sie unter Windows, Mac und im Web auf den Versionsverlauf in Excel zu
Aufrufen des Versionsverlaufs in Excel für Windows:
Wenn Sie Windows und eine aktuelle Office-Version verwenden, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe und suchen Sie den Dateinamen oben. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil daneben (manchmal ist es ein Dropdown-Pfeil oder eine Menüschaltfläche) und suchen Sie nach „Versionsverlauf“. Nutzen: Diese Option zeigt alle automatisch in Ihrem Online-Speicher gespeicherten Versionen an. So können Sie vergleichen, Änderungen rückgängig machen oder einfach die vorgenommenen Änderungen einsehen, ohne in Backups suchen zu müssen. Wann ist das relevant? Immer dann, wenn Sie eine Datei auf OneDrive oder SharePoint gespeichert haben und die Synchronisierung ordnungsgemäß funktioniert. Es erscheint eine Seitenleiste mit der Versionsübersicht inklusive Zeitstempeln und der Information, wer was bearbeitet hat. Bei einem kostenlosen Microsoft-Konto werden in der Regel etwa 25 Versionen angezeigt. Bei einem Unternehmenskonto kann diese Anzahl je nach Administratoreinstellungen angepasst werden.
- Öffnen Sie Ihre Excel-Datei und klicken Sie dann auf den Pfeil nach unten neben dem Dateinamen oben im Fenster. Wählen Sie Versionsverlauf.
- Rechts erscheint eine Seitenleiste mit allen gespeicherten Versionen inklusive Datum, Uhrzeit und Benutzerinformationen. Und jetzt kommt der Clou: Sie können jede Version anklicken, um sie in einem neuen Fenster zu öffnen. Stellen Sie sich das vor wie das Durchblättern eines Fotoalbums Ihrer Änderungen.
- Aktivieren Sie oben in der Seitenleiste die Option „Änderungen anzeigen“, um zu sehen, wann welche Änderungen vorgenommen wurden. Die Unterschiede werden hervorgehoben, und kleine Pfeiltasten ermöglichen es Ihnen, zwischen den Änderungen hin und her zu springen. Es ist etwas ungewöhnlich, aber auf manchen Systemen funktioniert es nicht immer einwandfrei – manchmal müssen Sie etwas herumklicken oder die Seite aktualisieren, um die neuesten Änderungen zu sehen.
- Um eine frühere Version wiederherzustellen, wählen Sie diese in der Liste aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Wiederherstellen“ im gelben Banner oben. Datum und Uhrzeit helfen Ihnen dabei, die richtige Version auszuwählen. Nach dem Klick auf „Wiederherstellen“ wird die aktuelle Version durch die vorherige ersetzt – überlegen Sie sich daher gut, ob Sie wirklich zur vorherigen Version zurückkehren möchten.
Wenn Sie fertig sind, schließen Sie einfach die Seitenleiste mit dem Versionsverlauf – sie verhält sich wie jeder andere Tab. Ganz einfach, aber auf manchen Rechnern dauert es nach dem Wiederherstellen einen Moment, bis die Seite aktualisiert ist.
Andere Versionen von Excel unter Windows:
Wenn Sie Office 2016 oder 2019 verwenden, wird Ihnen möglicherweise nicht dasselbe Menü angezeigt. Gehen Sie stattdessen zu „Datei“ > „Verlauf“. Der Grundgedanke ist derselbe: Sie greifen auf die Versionsprotokolle zu, die in der Anwendung angezeigt werden. Der Speicherort variiert jedoch je nach Version. Die Ansicht kann sich leicht unterscheiden, das Prinzip bleibt aber gleich: Version suchen, überprüfen und bei Bedarf zurücksetzen. Manchmal ist die Funktion nicht sichtbar, weil Ihre Office-Suite nicht korrekt mit OneDrive oder SharePoint verbunden ist.
So zeigen Sie den Versionsverlauf auf dem Mac an:
Für Mac-Nutzer ist es ähnlich wie unter Windows.Öffnen Sie Ihre Datei und klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben dem Dateinamen oder in der Titelleiste des Dokuments. Wählen Sie dann „ Versionsverlauf durchsuchen“. Warum das hilfreich ist: Das Versionssystem von macOS greift auf dieselben Cloud-Quellen zu, sodass Sie frühere Speicherstände einsehen können. In einer Seitenleiste werden verschiedene Speicherpunkte mit Zeitstempeln und dem Namen des Bearbeiters angezeigt. Klicken Sie auf „ Version öffnen“, um sie zu vergleichen oder wiederherzustellen. Bei manchen Systemen müssen Sie die automatische Speicherung oder die Versionsverwaltung in den Systemeinstellungen oder den iCloud-Synchronisierungseinstellungen aktivieren – Apple macht es einem natürlich unnötig schwer.
- Klicken Sie in der oberen Leiste auf den Abwärtspfeil oder das Menü neben dem Dateinamen. Wählen Sie „Versionsverlauf durchsuchen“.
- In der Seitenleiste können Sie durch frühere Versionen blättern – diese zeigen Datum, Benutzer und Uhrzeit an. Wenn Sie eine passende Version gefunden haben, klicken Sie auf „ Version öffnen“.
- Vergleichen Sie die Datei mit der vorhandenen Version. Wenn sie Ihren Anforderungen entspricht, klicken Sie im gelben Banner auf „Wiederherstellen“.Dadurch wird Ihre aktuelle Datei durch die ältere Version ersetzt.
Anzeigen und Wiederherstellen von Versionen in Excel für das Web:
Online funktioniert es genauso.Öffnen Sie Ihre Datei in OneDrive oder SharePoint und suchen Sie im oberen Menü (alternativ unter „Datei“ > „Informationen“ ) nach der Option „Versionsverlauf“. Der Vorteil: Unabhängig vom verwendeten Gerät ist der Web-Versionsverlauf verfügbar und die Wiederherstellung kinderleicht. Es wird eine Liste der gespeicherten Versionen mit Zeitstempeln und Benutzerinformationen angezeigt – klicken Sie auf eine beliebige Version, um sie in der Vorschau anzuzeigen. Zum Wiederherstellen klicken Sie einfach auf „ Wiederherstellen“. Möchten Sie eine Kopie speichern, ohne die aktuelle Version zu überschreiben? Verwenden Sie „Kopie speichern“.
- Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe online, klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben dem Dateinamen und wählen Sie dann Versionsverlauf.
- Es erscheint ein Fenster mit den verschiedenen Versionen, ähnlich wie bei der Desktop-Version. Klicken Sie auf den Pfeil neben einer Version, um sie zu erweitern und eine Vorschau anzuzeigen.
- Wenn es die richtige Datei ist, klicken Sie oben auf „Wiederherstellen“.Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste klicken und „Kopie speichern“ auswählen, um diese Version als separate Datei zu speichern. Klicken Sie anschließend auf „ Zurück zum Dokument“.
Fazit
Die Versionshistorie von Excel ist ein äußerst praktisches Werkzeug, insbesondere wenn die Cloud-Synchronisierung korrekt aktiviert ist. Sie funktioniert zwar nicht immer einwandfrei – manchmal muss man nach dem Wiederherstellen kurz warten oder die Seite aktualisieren –, aber sie ist deutlich besser, als manuell in Backups zu suchen. Wichtig ist, dass Ihre Dateien auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind und die Versionsverwaltung auf der jeweiligen Plattform aktiviert ist. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, wird es fast zur Gewohnheit, bei Problemen einfach auf ältere Speicherstände zurückzugreifen.
Zusammenfassung
- Sie können den Versionsverlauf über das Dateimenü oder das Dropdown-Menü aufrufen.
- Vorschau vorheriger Versionen mit Zeitstempeln und Benutzerinformationen.
- Bei Bedarf Kopien wiederherstellen oder speichern.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien in Cloud-Diensten gespeichert werden, die Versionsverwaltung unterstützen.
- Manchmal braucht man einfach eine kurze Auffrischung oder einen Neustart – Windows und Mac sind nicht perfekt.
Zusammenfassung
Hoffentlich hilft Ihnen das, Panik zu vermeiden, wenn Sie feststellen, dass Sie für Ihre Excel-Tabellen eine Rückgängig-Funktion benötigen, die mehr als nur einfache Rückgängig-Befehle bietet. Sobald Sie den Dreh raus haben, ist es eine ziemlich zuverlässige Methode, verlorene Arbeit wiederherzustellen oder herauszufinden, wer was geändert hat. Nicht perfekt, aber besser, als stundenlange Arbeit zu verlieren. Viel Erfolg und behalten Sie vielleicht die Versionsnummern im Auge.
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