So laden Sie mühelos alle Anhänge aus Outlook-E-Mails herunter

Wenn Sie mit einer Unmenge an E-Mails voller Anhänge konfrontiert sind und versuchen, diese alle zu speichern, kann das eine echte Herausforderung sein. Jede einzelne Datei manuell herunterladen? Dafür hat niemand Zeit. Glücklicherweise gibt es in Outlook verschiedene Möglichkeiten, alle Dateien auf einmal zu speichern – je nachdem, ob Sie Windows oder Mac verwenden, und sogar für mehrere E-Mails. Manchmal funktionieren die integrierten Optionen einwandfrei, andernfalls benötigen Sie möglicherweise ein kleines Skript oder ein Drittanbieter-Tool. Ziel ist es, Zeit zu sparen und das frustrierende Klicken auf „Speichern“ zu vermeiden.

So laden Sie alle Outlook-E-Mail-Anhänge auf einmal unter Windows herunter

Wenn es funktioniert, erscheint das integrierte Menü in Outlook einfach, alle Anhänge abzurufen. In der Realität ist es jedoch manchmal etwas umständlich – insbesondere bei vielen E-Mails. Wenn Sie den Vorgang automatisieren oder mehrere E-Mails gleichzeitig herunterladen möchten, ist die Funktion „Alle Anhänge speichern“ die beste Lösung. Sie müssen diese Funktion jedoch suchen, mit der rechten Maustaste auf den Anhang in jeder E-Mail klicken und die Option auswählen. So funktioniert es im Prinzip:

Verwenden der Outlook-Funktion „Alle Anhänge speichern“

• Öffnen Sie Outlook und melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
• Wählen Sie die E-Mail mit Ihren Anhängen aus. Wenn Sie mehrere E-Mail-Anhänge wünschen, müssen Sie dies für jede Nachricht einzeln tun oder ein Skript verwenden.(Mehr dazu weiter unten.)
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Anhangsdatei in der E-Mail. Manchmal enthält das Kontextmenü die Option „Alle Anhänge speichern“. Bei manchen Konfigurationen ist diese Option etwas versteckt oder fehlt.
• Wenn „Alle Anhänge speichern“ angezeigt wird, klicken Sie darauf. Andernfalls müssen Sie möglicherweise kreativ werden. Andernfalls speichern Sie einfach jeden Anhang einzeln, indem Sie „ Speichern unter“ auswählen.

Wenn Sie dies für mehrere E-Mails tun oder automatisieren möchten, benötigen Sie wahrscheinlich ein VBA-Skript oder ein externes Tool, da Outlook das Massenspeichern mehrerer Nachrichten nicht nativ unterstützt – etwas ärgerlich, aber so ist das Leben.

So laden Sie alle Anhänge in Outlook für Mac herunter

Auf dem Mac sieht es etwas anders aus. Outlook für Mac bietet die praktische Rechtsklick-Option „Alle Anhänge speichern“ nicht direkt an. Stattdessen können Sie:

Verwenden der Schaltfläche „Alle Anhänge herunterladen“ in Outlook für Mac

• Öffnen Sie Outlook für Mac und wählen Sie die E-Mail mit Ihren Anhängen aus.
• Klicken Sie auf die Überschrift oder das Symbol „ Anhänge “.Manchmal wird direkt neben oder neben den Anhängen eine kleine Schaltfläche „ Alle herunterladen“ angezeigt.
• Wählen Sie Ihren Download-Speicherort und klicken Sie auf „Auswählen“.

Ehrlich gesagt ist dieser Prozess eher manuell und bei vielen E-Mails mühsam. Für Massensendungen ist wiederum ein Skript oder eine Drittanbieter-App möglicherweise die einzige Lösung.

Mehrere Anhänge aus mehreren E-Mails abrufen – Die Skriptroute

Und hier beginnt der Spaß. Wenn Sie viele E-Mails bearbeiten und eine automatisierte Methode wünschen, ist VBA-Skripting die gängigste Methode. Die Einrichtung ist zwar etwas mühsam, aber sobald es funktioniert, spart es viel Zeit. Natürlich blockieren die VBA-Sicherheitseinstellungen von Outlook manchmal Skripte, sodass Sie Makros aktivieren müssen, was nicht für jeden ideal ist.

Im Grunde richten Sie ein Makro ein, das ausgewählte E-Mails durchläuft, alle Anhänge erfasst und in einem Ordner speichert. Erstellen Sie dazu irgendwo auf Ihrem PC einen Ordner namens „Attachments“ und fügen Sie den Code aus einer Ressource wie ExtendOffice ein. Stellen Sie sich auf einige Versuche mit dem Code ein und achten Sie auf Sicherheitswarnungen. Auf manchen Rechnern werden diese Skripte möglicherweise nicht sofort ausgeführt oder benötigen zusätzliche Berechtigungen – Sie müssen möglicherweise noch ein wenig nachjustieren.

Einbindung von Drittanbieter-Tools

Wenn Skripting zu kompliziert ist oder einfach nicht funktioniert, gibt es Apps wie Outlook Attachment Extractor. Diese extrahieren Anhänge aus PST-, OST- oder sogar MSG-Dateien und filtern nach Größe, Datum oder Absender. Die App ist recht unkompliziert und bietet manchmal auch den entsprechenden Komfort. Achten Sie jedoch auf mögliche Datenschutzrisiken, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten.

Anhänge reparieren, wenn Dateien beschädigt sind

Hatten Sie schon einmal das Problem, dass sich ein Anhang nicht öffnen ließ oder Outlook ihn einfach nicht speichern wollte? Das kann ein Zeichen dafür sein, dass Ihre PST-Datei beschädigt ist. Sie können versuchen, das Problem mit SCANPST.exe zu beheben. Es ist ein integriertes Microsoft-Tool. Hier finden Sie es:

• Ausblick 2019 / 2016:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
• Ausblick 2013:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
• Ausblick 2010:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
• Outlook 2007:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

Doppelklicken Sie auf SCANPST. EXE, navigieren Sie zu Ihrer PST-Datei (normalerweise unter „ Dokumente\Outlook-Dateien“ ) und starten Sie den Scan. Wenn Fehler gefunden werden, klicken Sie auf „Reparieren“. Manchmal lohnt es sich, den Scan vorsichtshalber noch einmal auszuführen, da Outlook sich bei der Selbstreparatur manchmal hartnäckig zeigt.

Zusammenfassung

• Verwenden Sie die native Outlook-Option „Alle Anhänge speichern“, falls verfügbar, insbesondere für eine einzelne E-Mail.
• Laden Sie auf dem Mac alle Anhänge direkt herunter, wenn die Option angezeigt wird. Dies ist jedoch ziemlich manuell.
• Für mehrere E-Mails sind VBA-Skripte oder Tools von Drittanbietern Ihre Freunde – wenn Sie mit dieser Art der Einrichtung vertraut sind.
• Reparieren Sie beschädigte PST-Dateien mit SCANPST.exe, bevor Sie versuchen, Anhänge aus beschädigten Dateien wiederherzustellen.
• Manchmal hilft ein einfacher Neustart oder das Umschalten der Einstellungen. Andernfalls können Tools wie Outlook Attachment Extractor schwere Arbeit für Sie erledigen.

Zusammenfassung

Das Abrufen mehrerer Anhänge kann wirklich mühsam sein, insbesondere wenn die Outlook-Optionen nicht ausreichen. Manchmal sind Skripte oder Anwendungen die einzige Lösung. Seien Sie jedoch vorsichtig mit Makros oder Drittanbieter-Tools, wenn Sie dies in einer Arbeitsumgebung versuchen – sie können Ihre Sicherheitsrichtlinien durcheinanderbringen. Ansonsten lässt sich der Prozess mit etwas Bastelei meist automatisieren und viel Zeit sparen. Hoffentlich spart Ihnen dieser Vorgang ein paar Stunden bei Ihrer E-Mail-Aufgabe.

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