So organisieren Sie E-Mails durch Erstellen von Ordnern in Microsoft Outlook
Benutzerdefinierte Ordner und Unterordner in Microsoft Outlook sind eine praktische Möglichkeit, Ihren Posteingang übersichtlich zu gestalten. Sie können E-Mails kategorisieren, wichtige Nachrichten priorisieren und so vielleicht sogar die Sorgen um den Posteingang reduzieren. Ehrlich gesagt ist das Erstellen und Verwalten dieser Ordner jedoch nicht immer einfach – insbesondere, wenn Sie zwischen der Desktop-App und der Web- oder Mobilversion wechseln. Manchmal erscheinen Ordner nicht dort, wo Sie es erwarten, oder Regeln funktionieren nicht wie geplant, und Sie fragen sich, ob sich der ganze Aufwand lohnt. Mit ein paar Tricks ist es jedoch meist zu bewältigen, und schon bald sind Ihre E-Mails (zumindest theoretisch) deutlich übersichtlicher.
So erstellen und verwalten Sie Ordner in Outlook für Windows, macOS und das Web
Erstellen Sie Ordner in Outlook für Windows und macOS
Das Hinzufügen neuer Ordner in den Desktop-Versionen von Outlook ist ziemlich einfach, aber wenn man die richtigen Menüpfade kennt, geht der Vorgang viel reibungsloser. Unter Windows genügt dafür in der Regel ein Rechtsklick auf Ihr E-Mail-Konto oder einen vorhandenen Ordner in der Seitenleiste. Auf dem Mac ist der Vorgang ähnlich. Nach dem Rechtsklick (bzw. Strg-Klick auf dem Mac) suchen Sie nach der Option „Neuer Ordner“. Geben Sie anschließend einfach den Namen ein – machen Sie es nicht zu kompliziert – und drücken Sie die Enter. Einfach genug, oder? Naja, meistens. Beachten Sie, dass der neue Ordner möglicherweise nicht sofort angezeigt wird, wenn Ihre Seitenleiste überladen ist oder langsam läuft, was etwas ärgerlich ist.
Hier ein kleiner Trick: Wenn Sie mit der rechten Maustaste klicken und die Option nicht sofort angezeigt wird, versuchen Sie, die Ordnerliste zu erweitern oder Outlook neu zu laden. Manchmal liegt es einfach an der Aktualisierung. Unter Windows können Sie außerdem Unterordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner wie „ Posteingang“ oder einen benutzerdefinierten Ordner klicken und dann „Neuer Ordner“ auswählen. Auf diese Weise können Sie Ordner ineinander verschachteln, was bei richtiger Verwendung wirklich zu mehr Ordnung in Ihrem Posteingang beiträgt.
Erstellen Sie Unterordner in Outlook
Das Erstellen von Unterordnern funktioniert nach dem gleichen Prinzip: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen übergeordneten Ordner, z. B.Posteingang oder einen vorhandenen benutzerdefinierten Ordner, und wählen Sie „Neuer Ordner“. Benennen Sie ihn, drücken Sie die Taste Enterund voilà, schon haben Sie einen verschachtelten Unterordner. Beachten Sie jedoch, dass Sie mehrere Ebenen erstellen können, wenn Sie Ihre Inhalte wirklich detailliert organisieren möchten. In einem Setup hat es funktioniert, in einem anderen … nicht so gut. Aus irgendeinem Grund hat Outlook manchmal Probleme mit sehr tiefen Verschachtelungen.Übertreiben Sie es also nicht, es sei denn, Sie sind bereit, mit gelegentlichen Macken umzugehen. Dies ist hilfreich, wenn Sie E-Mails nach Projekt, Kunde oder einem anderen für Sie sinnvollen System trennen möchten.
E-Mails in Ordner in Outlook verschieben
Das Ziehen von E-Mails in Ordner fühlt sich natürlich an, aber es ist irgendwie seltsam, dass es manchmal nicht sofort registriert wird. Klicken Sie einfach auf die Nachricht und ziehen Sie sie in den Ordner in der Seitenleiste – funktioniert sowohl unter Windows als auch unter Mac. Auf manchen Rechnern schlägt dies möglicherweise beim ersten Versuch fehl. Versuchen Sie es also noch einmal oder versuchen Sie es in einem anderen Fenster, wenn es nicht klappt. Halten Sie Strg oder Cmd gedrückt, um mehrere E-Mails gleichzeitig zu verschieben. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail(s) klicken, „ Verschieben“ auswählen und dann den Zielordner wählen. Wenn der Ordner nicht aufgeführt ist, wählen Sie „Ordner auswählen“ oder etwas Ähnliches, um danach zu suchen.
Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung des Menübands. Kürzlich wurde in der Symbolleiste die Schaltfläche „In Ordner verschieben“ hinzugefügt, was bei häufigem Zugriff schneller geht. Und wenn Sie viele E-Mails organisieren müssen, können Sie diesen Prozess durch das Einrichten von Regeln automatisieren. Womit wir beim nächsten Schritt wären.
Erstellen von Regeln zum automatischen Organisieren von E-Mails
Hier geschieht die wahre Magie, oder zumindest hilft es, Ihr Postfach ohne ständiges manuelles Eingreifen übersichtlich zu halten. Nehmen wir an, alle E-Mails Ihres Chefs landen direkt in einem bestimmten Ordner – ja, das ist möglich. Klicken Sie in Outlook für Windows mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail dieses Absenders und wählen Sie dann Regeln > Regel erstellen. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie Bedingungen wie „ Von“ oder „Gesendet an “ angeben und dann „Element in Ordner verschieben“ auswählen können. Wählen Sie den richtigen Ordner aus der Liste aus.
In Outlook für Mac navigieren Sie dazu zu Extras > Regeln. Hier können Sie komplexere Regeln erstellen, aber ehrlich gesagt wirkt die Desktop-App manchmal etwas klobig. Wenn die Regeln also nicht sofort funktionieren, überprüfen Sie, ob sie aktiviert sind und die Kriterien korrekt sind. Testen Sie nach der Einrichtung, indem Sie eine Test-E-Mail von der angegebenen Adresse senden, um zu sehen, ob sie im richtigen Ordner landet. Manchmal greifen Regeln nicht sofort, da Outlook ihren Status bei der Synchronisierung aktualisiert. Daher ist möglicherweise Geduld gefragt.
Verwalten und Anpassen Ihrer Ordner
Wenn Ihre Ordnerliste unübersichtlich wird, können Sie Ordner ganz einfach neu anordnen, umbenennen oder löschen. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf den Ordner – unter Windows oder Mac – und wählen Sie die entsprechende Option. Das Verschieben eines Ordners geht ganz einfach: Ziehen Sie ihn in der Liste nach oben oder unten; Sie können ihn auch in einen anderen Ordner einbetten, indem Sie ihn dort ablegen. Umbenennen geht einfach per Rechtsklick > Umbenennen. Beim Löschen werden die darin enthaltenen Nachrichten an den Standardspeicherort zurückgesetzt, was praktisch ist, wenn Sie den Ordner nicht mehr benötigen. Wenn Sie schnell auf bestimmte Ordner zugreifen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „ Zu Favoriten hinzufügen“. Dadurch wird der Ordner in der Seitenleiste fixiert und kann später einfach angeklickt werden. So haben Sie Ihre Ordner immer im Blick.
Erstellen von Ordnern in Outlook Web App (Outlook.com)
Dasselbe Prinzip, aber natürlich ohne Rechtsklick. Um einen neuen Ordner hinzuzufügen, öffnen Sie Outlook.com in Ihrem Browser und scrollen Sie in der Seitenleiste nach unten, bis Sie „ Neuen Ordner erstellen“ finden. Klicken Sie darauf, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Speichern“. Ganz einfach. Sie möchten einen Unterordner? Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen vorhandenen Ordner und wählen Sie „ Neuen Unterordner erstellen“. Die Oberfläche ist zwar nicht besonders elegant, aber sie erfüllt ihren Zweck.
Das Verschieben von E-Mails funktioniert genauso: Ziehen und Ablegen oder Rechtsklick > Verschieben. Halten Sie Strg oder Cmd gedrückt, um mehrere Nachrichten auszuwählen, und ziehen Sie dann den Ordner aus dem Menü. Für Regeln gehen Sie zum Zahnradsymbol, wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen und dann zu E-Mail > Regeln. Von dort aus können Sie Automatisierungen wie „Alle E-Mails von X in Ordner Y verschieben“ einrichten, was eine Menge Aufwand erspart.
Verwalten von Ordnern und Favoriten in Outlook.com
Ordner in der Seitenleiste lassen sich zwar nicht neu anordnen (dies ist lediglich die Domäne des Outlook-Desktops), aber sie lassen sich problemlos verschachteln und umbenennen. Um einen Ordner zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Ordner löschen. Möchten Sie schnell auf einen Ordner zugreifen? Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen. Auf diese Weise können mehrere Ordner, die Ihnen wichtig sind, oben angeheftet werden, um sie schneller wiederzufinden. Das fühlt sich etwas eingeschränkt an, reicht aber aus, um ein weitgehend übersichtliches Layout beizubehalten.
Erstellen von Ordnern in Outlook auf Mobilgeräten
Und jetzt wird es merkwürdig: Outlook unter Android und iOS macht das Erstellen von Ordnern nicht gerade zum Kinderspiel. Sie müssen es stattdessen über das Web oder den Desktop tun. Um einen neuen Ordner auf Ihrem Telefon zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Nachricht auswählen und dann auf „ Verschieben“ tippen. Tippen Sie oben rechts auf das Symbol „Neuer Ordner“, geben Sie ihm einen Namen und tippen Sie auf „Erstellen“. Von da an können Sie Nachrichten dorthin verschieben, indem Sie eine E-Mail lange drücken, mehrere Elemente auswählen und erneut auf „Verschieben“ tippen. Das ist etwas umständlich, vor allem, da Sie auf dem Handy keine Unterordner erstellen können, da die App das nicht unterstützt. Wenn Sie diese Funktion also benötigen, verwenden Sie vorerst die Weboberfläche.
Und wie sieht es mit der Automatisierung von Regeln auf Mobilgeräten aus? Nein. Diese müssen über die Weboberfläche erstellt werden. Mobile Apps dienen hauptsächlich der schnellen Überprüfung und nicht der Organisation von Chaos. Immerhin können Sie Ordner (über das Menü „Bearbeiten “) mit einem Sternchen versehen, sodass Ihre Lieblingsorte immer nur einen Fingertipp entfernt sind.
Schnelle Tipps zum Organisieren von Outlook
- Verwenden Sie Regeln, um sich wiederholende Sortieraufgaben zu erledigen – weniger manuelle Arbeit.
- Ziehen Sie E-Mails in Ordner, um Ihren Hauptposteingang übersichtlich zu halten.
- Benennen Sie Ordner um, löschen Sie sie oder organisieren Sie sie neu, wenn es unübersichtlich wird.
- Nutzen Sie im Web und auf Mobilgeräten die Favoritenfunktion für den schnellen Zugriff auf wichtige Ordner.
Zusammenfassung
- Erstellen Sie Ordner, indem Sie in der Desktop-Version von Outlook mit der rechten Maustaste klicken oder in Outlook.com die Schaltfläche „Neuen Ordner erstellen“ verwenden.
- Erstellen Sie Unterordner innerhalb vorhandener Ordner für eine verschachtelte Organisation.
- Verschieben Sie E-Mails per Drag-and-Drop oder Rechtsklickmenü und richten Sie Regeln für die automatische Sortierung ein.
- Verwalten Sie Ihre Ordnerliste, indem Sie Favoriten umbenennen, löschen oder anheften.
- Erstellen Sie auf Mobilgeräten Ordner über das Menü „Verschieben“ – Unterordner werden noch nicht unterstützt.
Zusammenfassung
Insgesamt ist das Erstellen und Verwalten von Ordnern in Outlook nicht gerade intuitiv, insbesondere beim Wechseln zwischen verschiedenen Versionen. Dennoch lohnt es sich, etwas Zeit in die richtige Einrichtung zu investieren – allein Regeln können stundenlanges Sortieren ersparen. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn es anfangs etwas umständlich erscheint; manchmal hilft schon ein Neustart von Outlook oder eine schnelle Aktualisierung. Es ist ein Balanceakt zwischen Effizienz und einigen Macken, aber sobald Sie den Dreh raus haben, wird Ihr Posteingang es Ihnen danken.
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