So vergleichen Sie Smartsheet und Excel: Welches Programm ist besser für Ihre Bedürfnisse geeignet?
Sie haben sicher schon bemerkt, dass die reibungslose Zusammenarbeit von Smartsheet und Excel manchmal einer echten Herausforderung gleicht. Vielleicht stellen Sie fest, dass bestimmte Funktionen nicht synchronisiert werden, Ihre Datenexporte im falschen Format erfolgen oder – noch schlimmer – Sie wissen nicht, warum sich Ihre freigegebene Tabelle nicht in Echtzeit aktualisiert. Ehrlich gesagt ist das ziemlich frustrierend, besonders wenn Sie für wichtige Projektzeitpläne oder Datenanalysen auf diese Tools angewiesen sind. Ziel ist es, die Programme besser zusammenarbeiten zu lassen, damit Sie keine Daten manuell neu eingeben oder veralteten Informationen hinterherjagen müssen. Die folgenden Tipps sind bewährte Methoden, um diese Probleme zu beheben und Ihren Workflow am Laufen zu halten. Freuen Sie sich auf eine nahtlosere Zusammenarbeit, eine übersichtlichere Versionshistorie und weniger Stress beim Wechsel zwischen den beiden Programmen – auch wenn dieser nur gelegentlich vorkommt.
So verbessern Sie die Kompatibilität zwischen Smartsheet und Excel
Methode 1: Daten korrekt exportieren und importieren
Zunächst das Einfachste, was oft übersehen wird: Ihre Daten korrekt aus Smartsheet exportieren und in Excel importieren. Denn wenn Sie im falschen Format exportieren, führt das unweigerlich zu Problemen. Gehen Sie dazu in Smartsheet auf „ Datei“ > „ Exportieren“ > „Nach Excel exportieren“. Achten Sie darauf, das Standardformat .xlsx zu wählen, da dieses Format Formeln, Zellfarben und die Struktur besser erhält als CSV- oder PDF-Dateien. Beim Import in Excel öffnen Sie die Datei einfach direkt – ein erneutes Speichern oder Konvertieren ist nur nötig, wenn Sie es wünschen. Beachten Sie jedoch, dass komplexe Strukturen wie verknüpfte Zellen oder eingebettete Diagramme fehlerhaft dargestellt werden können.
Bei einer Konfiguration funktioniert das auf Anhieb einwandfrei; bei einer anderen werden die Formeln manchmal nicht übernommen oder die Formatierung geht verloren. Das ist das Merkwürdige daran, aber nach ein paar Versuchen läuft es reibungsloser. Wenn Sie sehr große Datensätze exportieren, sollten Sie den Export in mehrere Teile aufteilen oder das Smartsheet-Datenexporttool verwenden, um mehr Kontrolle zu haben.
Methode 2: Verwendung von Drittanbieter-Konnektoren und API-Integrationen
Eine weitere Möglichkeit: Verbinden Sie Smartsheet und Excel mithilfe einer Middleware. Zapier, Integromat oder Power Automate automatisieren den Datenfluss zwischen Anwendungen, sodass Sie nicht jedes Mal manuell exportieren/importieren müssen. Wenn Sie mit Skripting vertraut sind, können Sie mit der Smartsheet-API Daten direkt in Excel importieren – per VBA oder Power Query. Beispielsweise können Sie Power Query so konfigurieren, dass Daten vom Smartsheet-API-Endpunkt angefordert werden, der typischerweise wie folgt aussieht https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{sheetId}: [Beispiel-API-Endpunkt].Denken Sie daran, dass Sie Ihr API-Token benötigen. Dieses finden Sie unter Konto > Persönliche Einstellungen > API-Zugriff.
Diese Methode ermöglicht die automatische und aktuelle Datensynchronisierung, ist aber etwas technischer. Auf manchen Rechnern schlägt sie beim ersten Mal aufgrund von Sicherheitsrichtlinien fehl, ist aber nach der Einrichtung erstaunlich zuverlässig. Rechnen Sie hier mit etwas Ausprobieren, insbesondere bei den API-Berechtigungen.
Methode 3: Synchronisierung über Cloud-Speicherlösungen
Wenn Sie es leid sind, ständig Dateien hin und her zu schicken, könnte Cloud-Speicher wie OneDrive oder Google Drive die Lösung sein. Speichern Sie Ihre Excel-Dateien direkt in einem freigegebenen Ordner, auf den auch Ihr Team Zugriff hat. Achten Sie bei Smartsheet darauf, dass die Freigabeberechtigungen Ihres Teams ausreichend, aber nicht zu restriktiv sind. Wenn beide Anwendungen auf denselben Cloud-Ordner zugreifen, werden Aktualisierungen in der Regel schneller übernommen – quasi das Beste aus beiden Welten. Achten Sie jedoch auf Speicherkonflikte: Wenn zwei Personen gleichzeitig eine Excel-Datei im selben Ordner bearbeiten, entstehen doppelte Versionen. Legen Sie daher am besten klare Regeln für die Synchronisierung und das Speichern fest.
Dies funktioniert gut, wenn die Teams nicht sehr groß sind oder der Synchronisierungsbedarf gering ist. Bei manchen Konfigurationen dauert es ein bis zwei Sekunden, bis neue Daten in allen Anwendungen angezeigt werden. Erwarten Sie daher keine perfekte Echtzeit-Übertragung.
Nach dem Ausprobieren dieser Produkte: Was Sie erwarten können
Die meisten dieser Optimierungen sollten Ihren Datenaustausch vereinfachen, sei es durch bessere Formatierung, aktuellere Informationen oder weniger manuelle Eingriffe. Manchmal geht es einfach darum, die richtige Kombination aus Exporteinstellungen, APIs und Workflows wie der Cloud-Synchronisierung zu finden. Ehrlich gesagt ist jede Konfiguration etwas anders – was auf einem Rechner einwandfrei funktioniert, kann auf einem anderen Probleme bereiten –, aber mit etwas Geduld wird es in der Regel besser.
Eines ist klar: Erwarten Sie nicht, dass diese Tricks Smartsheet und Excel über Nacht in eine nahtlose Anwendung verwandeln. Sie sollten Ihnen aber zumindest die Arbeit erleichtern und Ihnen das Jonglieren mit Projektdaten und Tabellenkalkulationen deutlich vereinfachen.
Ähnliche Artikel
War dieser Artikel hilfreich?