So verwalten Sie Änderungen in Microsoft Word: Änderungen anzeigen, annehmen oder ausblenden
Die Trackwechsel in Word im Griff haben – etwas mehr als nur einen Knopf umlegen
Wer schon einmal gemeinsam mit anderen an einem Word-Dokument gearbeitet hat, kennt das unübersichtliche Durcheinander aus Bearbeitungen, Kommentaren und Markierungen. Manchmal möchte man bestimmte Änderungen beibehalten, andere ablehnen oder einfach nur eine übersichtliche Ansicht der Endfassung. Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ soll genau dabei helfen, kann aber anfangs etwas überfordernd wirken. In diesem Leitfaden geht es nicht nur darum, die Funktion zu aktivieren, sondern auch darum, die Änderungen mit praktischen Schritten zu verwalten. Spoiler: Es ist einfacher, als es aussieht, sobald man die Optionen verstanden hat. Sie lernen, wie Sie Änderungen übersichtlich darstellen, annehmen oder ablehnen und bei Bedarf Unordnung ausblenden. So bleibt das Dokument übersichtlich und alle sind auf dem gleichen Stand – im wahrsten Sinne des Wortes.
So zeigen, akzeptieren, ablehnen und verbergen Sie Änderungen in Word
Aktivieren Sie die Änderungsverfolgung, damit Sie den Überblick über Ihre Bearbeitungen behalten.
Warum sollte man das tun? Weil sonst alle Änderungen und Kommentare unübersichtlich herumschwirren und es ziemlich schwierig wird, herauszufinden, wer was geändert hat. Wann sollte man es verwenden? Immer dann, wenn mehrere Personen dasselbe Dokument bearbeiten oder wenn man Änderungen zur Überprüfung im Blick behalten möchte. Hinzugefügte Änderungen, Löschungen und Formatierungsanpassungen werden übersichtlich angezeigt. Zugegeben, die Benutzeroberfläche von Word kann manchmal etwas verwirrend sein – die Schaltfläche ist winzig oder befindet sich in einem Menü, an das man nicht denkt. So aktivieren Sie die Funktion:
- Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte „Überprüfen“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ (im Bereich „Nachverfolgung“).Bei manchen Konfigurationen ist sie im aktiven Zustand hervorgehoben.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü daneben aus, wer was tracken soll – entweder „ Für alle“ (wenn Sie zusammenarbeiten) oder „Nur ich“.
Profi-Tipp: Sie können die Nachverfolgung sperren, damit sie niemand deaktiviert: Klicken Sie im selben Menü auf „Nachverfolgung sperren “ und folgen Sie den Anweisungen. Sie wissen nicht, warum es manchmal nicht funktioniert? Auf manchen Rechnern ist hierfür ein Neustart von Word oder ein schnelles Speichern und erneutes Öffnen erforderlich.
So können Sie diese Bearbeitungen einsehen und auswählen, wie viele Details angezeigt werden sollen.
Wenn Sie Änderungen überprüfen möchten, ist die Wahl der richtigen Ansicht entscheidend. Standardmäßig ist wahrscheinlich „ Alle Markierungen“ ausgewählt, wodurch Einfügungen, Löschungen, Sprechblasen und sogar Formatierungsänderungen angezeigt werden. Für eine übersichtlichere Darstellung wählen Sie „Einfache Markierungen“. Diese Einstellung finden Sie auf der Registerkarte „Überprüfen“ in der Gruppe „Nachverfolgung“.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben und wählen Sie entweder „ Alle Markups“ oder „Einfache Markups“.
- Klicken Sie anschließend auf „Markup anzeigen“. Hier können Sie die anzuzeigenden Elemente umschalten:
- Einfügungen und Löschungen : Behält Hinzufügungen/Entfernungen bei oder blendet sie aus.
- Formatierung : Zeigt oder blendet Formatierungsänderungen ein oder aus.
- Sprechblasen : Zeigt Kommentare oder Änderungen in Sprechblasen am Rand oder im Text an (weil Word das gerne nervig macht).
- Bestimmte Gutachter : Sie können die Änderungen von allen oder nur Ihre eigenen sehen.
Tipp: Wenn es unübersichtlich wird, ist der Überprüfungsbereich Gold wert. Sie erreichen ihn über dasselbe Menü und können zwischen vertikaler und horizontaler Ansicht wählen. Er dient als große Übersicht aller Änderungen – manchmal hilfreicher als das Scrollen durch das Dokument.
Änderungen annehmen oder ablehnen – worin liegt der Unterschied und warum ist das wichtig?
Nun zum spannenden Teil: die Änderungen entweder annehmen oder verwerfen. Hier kann es etwas mühsam werden, besonders bei einer großen Anzahl von Änderungen. So akzeptieren Sie einzelne Änderungen:
- Klicken Sie auf die Änderung, die Sie behalten möchten.
- Klicken Sie im Reiter „Überprüfung “ auf den Dropdown-Pfeil „Akzeptieren“.
- Wählen Sie „Übernehmen und weiter“, wenn Sie die Änderungen einzeln prüfen möchten, oder „Diese Änderung übernehmen“, um die Änderungen zu übernehmen und den Vorgang abzubrechen. In manchen Fällen ist es einfacher, mit der rechten Maustaste auf die Änderung zu klicken und „Übernehmen“ auszuwählen.
Um alle Änderungen schnell zu übernehmen: Öffnen Sie das Dropdown-Menü „Übernehmen“ und wählen Sie „Alle Änderungen übernehmen“. Ganz einfach, oder? Das empfiehlt sich, wenn das Dokument fertig ist oder kurz vor der Freigabe der endgültigen Version.
Unerwünschte Änderungen mühelos ablehnen
Das funktioniert wie das Akzeptieren, nur umgekehrt. Wählen Sie die Änderung aus, die Sie nicht möchten, und klicken Sie dann im Menüband auf „Ablehnen“. Sie können die Änderungen einzeln ablehnen oder „ Alle Änderungen ablehnen“ auswählen, wenn Sie sich sicher sind, dass alle Änderungen fehlerhaft sind. Beachten Sie jedoch, dass beim Ablehnen von Änderungen auch deren Verlauf gelöscht wird.Überlegen Sie sich daher gut, ob Sie mit dem Verlust dieser Informationen einverstanden sind.
Blenden Sie die Bearbeitungen aus, um sich auf den Inhalt und nicht auf das Chaos zu konzentrieren.
Manchmal möchte man einfach nur das saubere Endergebnis ohne all die Markierungszeilen sehen. Man muss das Tracking nicht deaktivieren; stattdessen ändert man die Ansicht:
- Gehen Sie zum Reiter „Überprüfung“ und suchen Sie dann in der Gruppe „Tracking“ nach dem Dropdown-Menü.
- Wählen Sie „Keine Formatierung“ oder „Original“, um die gesamte Formatierung auszublenden und den Fokus auf den Text zu legen.
Wenn Sie den Überprüfungsbereich verwenden, schließen Sie ihn durch Klicken auf das X oder durch Abwählen im Menü. Sie können jederzeit wieder zur Ansicht „Gesamtes Markup “ oder Ihrer bevorzugten Ansicht wechseln.
Noch ein paar zusätzliche Tipps: Wenn Sie im gesamten Office-Ökosystem zusammenarbeiten, funktioniert das Hinzufügen von Kommentaren und das Nachverfolgen von Änderungen in Excel nahezu identisch. Und für Teams, die gerne zwischen Kommentaren wechseln, könnte diese Anleitung zum Hinzufügen/Entfernen von Kommentaren hilfreich sein.
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