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So verwalten Sie die Chatverlaufseinstellungen in Microsoft Teams

Es stellt sich also heraus, dass der gesamte Chatverlauf von Teams praktisch immer aufgezeichnet wird – egal, ob im Arbeitskonto oder in der persönlichen Version. Und ja, das bedeutet, dass man ihn nicht einfach abschalten kann. Die Frage schwirrt herum: „Kann man den Chatverlauf in Teams deaktivieren?“ Nun, technisch gesehen schon, aber nur über eine Reihe von Workarounds oder Richtlinien, die vielleicht übertrieben sind, wenn man nur versucht, Dinge vorübergehend privat zu halten. Hier sind die Möglichkeiten, abhängig von Ihrer Konfiguration, und einige Tipps zum Löschen oder Verwalten des Chatverlaufs.

So deaktivieren oder verwalten Sie den Teams-Chatverlauf

Chatverlauf für Geschäftskonten über die GUI deaktivieren

Hier geht es darum, eine Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, die den Chatverlauf im Wesentlichen löscht. Richtig umgesetzt verhindert dies, dass neue Chats für immer gespeichert werden. Beachten Sie jedoch, dass diese Methode eher für Administratoren mit Zugriff auf das Microsoft 365 Compliance Center geeignet ist. Warum ist sie hilfreich? Weil Microsoft standardmäßig eine dauerhafte Aufbewahrungsrichtlinie vorsieht, was nicht immer wünschenswert ist, wenn Datenschutz ein Thema ist. Im Normalfall wird der Chatverlauf nach dem festgelegten Zeitraum oder sofort gelöscht, wenn Sie null Tage angeben. Es kann einige Stunden oder bis zu einem Tag dauern, bis die Richtlinie greift.

  • Melden Sie sich beim Microsoft 365 Compliance Center an.
  • Navigieren Sie zu Richtlinien > Aufbewahrung.
  • Klicken Sie auf Neue Aufbewahrungsrichtlinie. Geben Sie ihr beispielsweise einen Namen wie „Teams-Chat – Keine Aufbewahrung“.
  • Belassen Sie den Aufbewahrungstyp auf „Statisch“ – das ist hierfür normalerweise ausreichend.
  • Stellen Sie sicher, dass der Status für alle Standorte auf „Aus“ gestellt ist, mit Ausnahme von Teams-Chats. Schalten Sie diesen auf „Ein“.
  • Legen Sie die Aufbewahrungsdauer auf sofortiges Löschen fest: Wählen Sie „Elemente nur löschen, wenn sie ein bestimmtes Alter erreichen“, legen Sie das Alter auf 0 Jahre/Monate/Tage fest und klicken Sie dann auf „Weiter“.
  • Überprüfen und absenden. Beachten Sie, dass die Bearbeitung etwas dauern kann und Löschungen dauerhaft sind. Sobald die Meldung „Ihre Richtlinie wurde erstellt“ angezeigt wird, können Sie die Speicherung neuer Chats weitgehend stoppen.

Deaktivieren des Chatverlaufs mit PowerShell

Für Poweruser oder Administratoren ist PowerShell eine direktere Lösung. PowerShell verwaltet die Chat-Aufbewahrung über Exchange Online, sodass Sie eine Verbindung herstellen und einige Cmdlets ausführen müssen. Das ist etwas ärgerlich, da Sie zuerst das Exchange PowerShell-Modul installieren müssen und in der Regel ein globaler Administrator sein müssen.

  1. Installieren Sie das Exchange Online-Verwaltungsmodul, falls noch nicht geschehen: Installieren Sie das Modul für Exchange Online.
  2. Stellen Sie eine Verbindung zu Exchange Online her mit:
    3. Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
  3. Erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie über:
    4. New-RetentionCompliancePolicy -Name "Teams Chat – No Retention" -TeamsChatLocation All
  4. Legen Sie die Regel zum sofortigen Löschen fest: 
    New-RetentionComplianceRule -Name "Chat Delete Rule" -Policy "Teams Chat – No Retention" -RetentionComplianceAction Delete -RetentionDuration 0

Dies ist etwas übertrieben, es sei denn, Sie verwalten eine ganze Organisation, aber es funktioniert, wenn Sie es ernst meinen und die Nachrichtenspeicherung vollständig beenden möchten.

Chatverlauf erneut aktivieren oder Richtlinien zurücksetzen

Wenn Sie eine Null-Aufbewahrungsrichtlinie erstellt haben, den Chatverlauf aber wieder aktivieren möchten, können Sie die Richtlinie über das Compliance Center löschen. Navigieren Sie einfach zu Richtlinien > Aufbewahrung, suchen Sie Ihre Richtlinie und klicken Sie auf Löschen. Die Standardaufbewahrungsdauer wird wiederhergestellt, die in der Regel sieben Jahre beträgt – für den täglichen Gebrauch deutlich einfacher zu handhaben.

Alternativ können Sie mit PowerShell die Richtlinie so ändern, dass sie eine unbegrenzte Aufbewahrungsdauer hat, indem Sie Folgendes festlegen -RetentionDuration Unlimited: Auf diese Weise bleibt der Chatverlauf für immer erhalten, sofern er nicht manuell gelöscht wird.

Warum Sie den Chatverlauf in Teams Personal nicht deaktivieren können

Ja, das ist schon etwas seltsam – Microsoft bietet in der persönlichen Version keine einfache Möglichkeit, den Chatverlauf zu deaktivieren. Kein Compliance Center, kein Umschalter, nada. Microsoft gibt keine klare Erklärung dafür, aber vielleicht ist es ein Schritt, den Chat eher wie eine „Aufzeichnung“ zu gestalten, damit er später durchsucht und abgerufen werden kann. Wenn Ihnen also Datenschutz wichtig ist, ist Teams Personal vielleicht nicht die beste Wahl. Apps wie Signal oder Telegram bieten Ihnen bessere Kontrolle über die Nachrichtenspeicherung.

So löschen Sie Ihren Chatverlauf in Teams

Viele gehen davon aus, dass das Löschen eines Chats alle Daten für alle löscht – nein. Wenn Sie einen Chat löschen, wird er nur für Sie gelöscht. Andere sehen die Konversation weiterhin, und Dateien bleiben zugänglich, wenn sie verlinkt oder geteilt sind. So werden Sie den Chat wirklich los:

  • Löschen Sie einzelne Chatnachrichten. Microsoft behauptet, dass sie für alle verschwinden, in der Praxis ist das jedoch manchmal nicht der Fall. Das ist etwas inkonsistent.
  • Entfernen Sie ganze Chats in der Desktop- oder mobilen App, indem Sie das Drei-Punkte-Menü ( … ) neben dem Chat auswählen und „Chat löschen“ wählen.
  • Um bestimmte Nachrichten zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger darüber oder drücken Sie lange darauf und wählen Sie dann Löschen. Auch hier ist nicht garantiert, dass die Nachrichten aus der Ansicht der anderen Partei entfernt werden.

Auf Mobilgeräten drücken Sie lange auf die Nachricht oder den Chat und wählen Sie „Löschen“.Beachten Sie jedoch: Der Datenschutz ist nicht vollständig gewährleistet. Von Ihnen freigegebene Dateien und Links bleiben erhalten, da sie separat in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind. Sie können diese Speicherorte manuell aufrufen und bei Bedarf Berechtigungen ändern oder Dateien löschen.

Dieses ganze Durcheinander ist ziemlich frustrierend – Microsofts Ansatz zielt eher auf die Aufzeichnung als auf die Kontrolle des Datenschutzes ab. Leider gibt es in Teams Personal keine Schaltfläche zum Deaktivieren des Chatverlaufs, und das Löschen von Nachrichten garantiert nicht, dass sie für alle anderen sichtbar sind.

So suchen und löschen Sie alle Chat-Nachrichten mit der Inhaltssuche

Wenn der gesamte Konversationsverlauf gelöscht werden muss und Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, ist die Inhaltssuche möglicherweise die Lösung. Sie müssen auf Microsoft 365 Security & Compliance zugreifen.

  1. Erstellen Sie eine neue Inhaltssuche mit dem Namen „Team-Chats löschen“.
  2. Legen Sie die Standorte auf Exchange-Postfächer fest.
  3. Fügen Sie eine Bedingung für Nachrichtentypen hinzu: Wählen Sie Sofortnachrichten aus.
  4. Führen Sie die Suche aus und verwenden Sie dann PowerShell, um die Ergebnisse mit dem Cmdlet zu löschen: 
    New-ComplianceSearchAction -SearchName "Delete Teams Chats" -Purge -PurgeType HardDelete

Dies ist eher für fortgeschrittene Benutzer gedacht. Seien Sie vorsichtig: Das dauerhafte Löschen von Daten ist unumkehrbar. Außerdem kann die Verarbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen.

Übernehmen Sie die Kontrolle über den Chatverlauf

Ehrlich gesagt gibt es keine perfekte Methode, den Chatverlauf vollständig zu deaktivieren, wenn Sie Teams privat nutzen. In Unternehmensumgebungen können Richtlinien die Aufbewahrungsverwaltung unterstützen, für normale Benutzer ist jedoch die manuelle Löschung oder eingeschränkte Anpassung die beste Lösung. Microsoft muss uns wirklich mehr Kontrolle über den Datenschutz geben. Wenn genügend Leute danach fragen, wird es vielleicht eines Tages einfacher.

Teilen Sie Microsoft in der Zwischenzeit mit, dass Sie einige Optionen wünschen – gehen Sie zu Teams -Hilfe > Funktion vorschlagen oder Feedback geben.

Zusammenfassung

  • Sie können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, um den Chatverlauf von Teams automatisch zu löschen, aber das ist hauptsächlich eine Angelegenheit des Administrators.
  • PowerShell bietet mehr Kontrolle, ist aber normalerweise für größere Organisationen oder fortgeschrittene Benutzer gedacht.
  • In persönlichen Teams kann der Chatverlauf nicht deaktiviert werden und das Löschen von Nachrichten ist eingeschränkt.
  • Durch das Löschen von Nachrichten werden diese auf Ihrer Seite nur manchmal entfernt, nicht immer und überall.
  • Für eine vollständige Bereinigung sind Inhaltssuchen und manuelle Anpassungen der Dateiberechtigungen erforderlich, aber das ist kompliziert und nicht perfekt.

Zusammenfassung

Ehrlich gesagt ist die Verwaltung von Teams-Daten – insbesondere in der persönlichen Version – ziemlich eingeschränkt. Man kann zwar hier und da Dinge verstecken oder löschen, aber es gibt keinen vollständigen Schalter. Wenn es wichtig ist, Chats privat oder löschsicher zu halten, sollten Sie alternative Messaging-Apps in Betracht ziehen, die auf Privatsphäre ausgelegt sind. Hoffentlich bringt Microsoft irgendwann bessere Optionen heraus. Bis dahin ist das Ganze etwas chaotisch, aber zumindest bieten diese Methoden ein gewisses Maß an Kontrolle.

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