Wie man ein Microsoft Teams-Meeting effektiv aufzeichnet

Fast alle Plattformen für virtuelle Meetings – Zoom, Skype, Microsoft Teams usw.– ermöglichen die Aufzeichnung von Meetings und Anrufen. Diese Aufzeichnungen können Audio, Video, Bildschirmfreigabe und manchmal sogar Transkripte enthalten. Im Allgemeinen ist die Aufzeichnung eines Meetings unkompliziert, es gibt jedoch einige Besonderheiten – beispielsweise, wer die Aufzeichnung durchführen darf, wo die Aufzeichnungen gespeichert werden und wie man später darauf zugreift oder sie teilt. Falls Sie jemals versucht haben, eine Aufzeichnung einer Teams-Sitzung zu finden und es einfach nicht geschafft haben oder sich gefragt haben, ob Sie spezielle Berechtigungen benötigen, könnte Ihnen dieser Leitfaden einige Frustrationen ersparen.

Am Ende wissen Sie, wie Sie die Aufnahme starten und stoppen, wo die Aufnahmen gespeichert werden – ob in SharePoint oder OneDrive – und wie Sie diese Links problemlos teilen können. Und falls Sie sich fragen, ob Teams als Bildschirmaufzeichnungsprogramm taugt – nun, dafür gibt es bessere Alternativen. Aber dazu später mehr.

So zeichnen Sie eine Microsoft Teams-Besprechung auf und greifen auf die Aufzeichnungen zu

Warum Aufnahmerechte wichtig sind und was zu erwarten ist

Zunächst einmal: Nicht jeder kann die Aufnahmefunktion nutzen. Sie benötigen bestimmte Lizenzen, wie beispielsweise Office 365 Enterprise E3 oder E5 oder M365 Business Premium. Außerdem muss Ihr IT-Administrator die Aufnahmefunktion aktivieren. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist die Aufzeichnung einer Besprechung in der Regel kinderleicht – egal, ob Sie Organisator oder Teilnehmer mit entsprechenden Berechtigungen sind. Die Aufzeichnung wird entweder in SharePoint (für Kanalbesprechungen) oder in Ihrem OneDrive (für private Besprechungen) gespeichert. Nach der Verarbeitung ist das Besprechungsvideo im Chatfenster verfügbar, aber nicht sofort sichtbar, wenn man nicht genau weiß, wo man suchen muss.

So starten und beenden Sie die Aufzeichnung einer Teams-Besprechung

Methode 1: Starten einer Aufnahme während des Meetings

• Klicken Sie während der Besprechung auf „Weitere Optionen“ (das Symbol mit den drei Punkten in den Besprechungssteuerelementen).Je nach Gerät befindet sich diese Option normalerweise oben oder unten auf dem Bildschirm.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü „Aufnahme starten “.Bei manchen Einstellungen erhalten alle Teilnehmer sofort eine Benachrichtigung – etwa den Hinweis „Diese Besprechung wird aufgezeichnet“.Natürlich soll das aus Datenschutzgründen so gehandhabt werden.
• Hinweis: Möglicherweise sehen Sie hier auch die Option, die Live-Transkription zu aktivieren. Dies kann nützlich sein, erhöht aber auch die Menge der gespeicherten Informationen.

Wann ist mit der Verarbeitung der Aufnahme zu rechnen?

Sobald Sie die Aufnahme über „Weitere Optionen“ > „Aufnahme beenden“ stoppen, erscheint eine Bestätigungsbenachrichtigung. Anschließend wird die Datei nach kurzer Zeit im Besprechungschat oder in SharePoint/OneDrive gespeichert. Je nach System kann dies einige Minuten dauern; bei großen Dateien oder langsamer Internetverbindung kann es länger dauern. Manchmal ist die Aufnahme nicht sofort verfügbar, daher ist Geduld gefragt.

Methode 2: Automatisierte Aufzeichnungen für geplante Besprechungen

• Wenn Sie sich das Klicken auf „Aufzeichnen“ bei jeder Besprechung ersparen möchten, können Sie die automatische Aufzeichnung aktivieren. Klicken Sie dazu beim Planen einer neuen Teams-Besprechung auf „ Besprechungsoptionen“.
• Suchen Sie nach dem Schalter mit der Bezeichnung „Aufnahme automatisch starten“ und aktivieren Sie ihn. Er ist nicht immer sofort zu finden, befindet sich aber im Optionsmenü – etwas versteckt, aber es lohnt sich, dort nachzusehen, wenn Sie regelmäßig Besprechungen haben oder sichergehen möchten, dass niemand die Aufnahme vergisst.

So finden und verwalten Sie Ihre Teams-Aufzeichnungen

Wo werden die Aufnahmen gespeichert?

Das hängt ganz vom Meeting-Typ ab. Bei Kanalmeetings wird die Aufzeichnung auf der SharePoint-Website des Kanals gespeichert, üblicherweise in einem Ordner namens „ Aufzeichnungen“. Sie finden einen direkten Link dazu im Kanalchat.

Bei Einzelgesprächen oder privaten Besprechungen wird die Aufzeichnung im OneDrive des Organisators gespeichert – genauer gesagt in einem Ordner namens „ Aufzeichnungen “.Nach Abschluss der Aufzeichnung wird ein Link im Chat angezeigt.

Wie kann ich Ablaufdaten aufrufen und anpassen?

Wenn der Administrator Ihrer Organisation Ablaufrichtlinien festgelegt hat – beispielsweise das Löschen von Aufnahmen nach 30 Tagen –, erhalten Sie eine Nachricht mit einem Link zur Anpassung dieser Richtlinie. Es ist etwas umständlich, aber im Wesentlichen funktioniert es so:

• Wenn Sie eine Meldung zum Ablaufdatum sehen, klicken Sie auf den entsprechenden Link (z. B.„Ablaufdatum ansehen oder ändern…“).Die Aufnahme wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
• Klicken Sie auf das Info -Symbol (das kleine i), um die Details zu öffnen.
• Im Feld „Ablaufdatum“ können Sie die Gültigkeitsdauer verlängern oder aufheben – manche wählen 7, 30 oder 60 Tage, andere ein bestimmtes Datum. Wenn kein Ablaufdatum benötigt wird, löschen Sie einfach das Datum oder deaktivieren Sie den Schalter.

Alternativ können Sie direkt zu Ihrem OneDrive– oder SharePoint-Standort gehen, die Aufzeichnungsdatei suchen , auf die drei Punkte ( Aktionen anzeigen ) und dann auf Details klicken. Passen Sie das Ablaufdatum bei Bedarf direkt dort an. Denn Microsoft macht es einem ja gerne etwas komplizierter.

Wie man diese Meeting-Aufzeichnungen teilt, ohne sich die Haare zu raufen

Teilen innerhalb von Kanälen

Bei Kanalbesprechungen befindet sich die Aufzeichnung im Ordner „Aufzeichnungen“ auf der Registerkarte „Dateien “.Kopieren Sie einfach den Link oder lassen Sie Teammitglieder direkt von dort darauf zugreifen – kinderleicht, und alle haben bereits die entsprechenden Berechtigungen.

Weitergabe von Aufzeichnungen privater Besprechungen

Diese Dateien befinden sich im Ordner „Aufnahmen“ Ihres OneDrive. Um sie freizugeben, suchen Sie einfach die Datei, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie dann „Freigeben“. Anschließend können Sie einen Link generieren oder direkt eine Einladung senden. Falls die Person nicht derselben Organisation angehört oder keine Berechtigung hat, müssen Sie möglicherweise die Freigabeeinstellungen anpassen oder den Organisator um Zugriff bitten – denn trotz all dieser Bemühungen können Berechtigungen immer noch Probleme bereiten.

Teams als Bildschirmrekorder? Eher nicht.

Klar, man kann die integrierte Aufnahmefunktion nutzen, um den Bildschirm aufzuzeichnen – mehr oder weniger. Aber ehrlich gesagt ist Teams dafür nicht ausgelegt. Es gibt spezialisierte Tools wie OBS Studio, ShareX oder Loom, die deutlich bessere Ergebnisse liefern. Teams nur für Bildschirmaufnahmen zu verwenden, wirkt wie eine Notlösung – es mag in einem Meeting funktionieren, aber erwarten Sie keine hohe Qualität oder erweiterte Funktionen. Und wenn Sie nur eine Demo oder ein Tutorial aufnehmen möchten, ersparen Ihnen diese spezialisierten Apps viel Ärger.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aufnahme in Teams nach der Einrichtung unkompliziert ist. Schwieriger wird es bei den Berechtigungen und dem späteren Auffinden der Aufnahmen. Es ist nicht perfekt, erfüllt aber in den meisten Fällen seinen Zweck – erwarten Sie jedoch nicht, dass es spezielle Bildschirmaufnahmeprogramme ersetzen kann.

Zusammenfassung

• Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Genehmigungen und die richtige Lizenz für die Aufnahme besitzen.
• Nutzen Sie während des Meetings die Option „Mehr“, um die Aufnahme zu starten/stoppen.
• Die Aufnahmen werden in SharePoint (Kanal) oder OneDrive (privat) gespeichert.
• Überprüfen Sie die Ablaufrichtlinien Ihrer Organisation, falls Aufnahmen zu schnell verschwinden.
• Aufnahmen können geteilt werden, indem Links kopiert oder Berechtigungen angepasst werden, je nachdem, wo sie gespeichert sind.
• Teams können einfache Bildschirmaufnahmen machen, aber dafür eignen sich spezielle Tools besser.

Zusammenfassung

Ehrlich gesagt, ist das keine Raketenwissenschaft, aber Microsoft versteckt solche Optionen gerne mal ganz schön. Hoffentlich beseitigt das ein paar Unklarheiten. Wenn sich damit eine einzige Aufnahme ohne viel Aufwand sortieren lässt, ist das schon ein Erfolg. Und hey, Daumen drücken, dass es jemandem die Panik erspart, sich zu fragen: „Wo ist die Aufnahme hin?“ Viel Glück!

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