Wie man mit Microsoft Word auf Umschläge druckt
Wenn Sie Ihre Post etwas individueller gestalten möchten, ohne gleich einen teuren Druckservice in Anspruch zu nehmen, ist das Gestalten eigener Umschläge in Word überraschend einfach. Aber seien wir ehrlich – manchmal ist es nicht so unkompliziert, wie es scheint. Vielleicht stimmen die Adressen nicht, oder der Drucker druckt die Größe falsch – das ist zwar etwas seltsam, passiert aber häufiger, als man denkt. Außerdem kann es bei manchen Konfigurationen zu Problemen mit dem Papiereinzug oder den Schriftarten kommen, insbesondere bei ungewöhnlichen Umschlaggrößen oder verschiedenen Druckern. Mit ein paar kleinen Anpassungen lassen sich aber recht professionelle Ergebnisse erzielen, und ja, es ist allemal besser, als alles von Hand zu schreiben.
So erstellen Sie benutzerdefinierte Umschläge in Word
Hinzufügen von Adressen – Der erste Schritt
Immer wenn ich Adressen drucken möchte, beginne ich hier. Word speichert zwar die meisten gängigen Umschlaggrößen, aber Sie müssen zuerst die richtigen Adressen eingeben. Dazu gehen Sie im Menüband auf „Sendungen“ > „Umschläge“. Sie geben die Adresse des Empfängers direkt ein oder importieren sie aus Ihren Outlook-Kontakten (was besonders praktisch ist, wenn Sie bereits eine Kontaktliste haben).Dasselbe gilt für die Absenderadresse – manchmal kopiere ich sie einfach, falls sie nicht automatisch geladen wird.Überlegen Sie, ob Sie die Absenderadresse weglassen möchten; auch dafür gibt es ein Kontrollkästchen. Kleiner Tipp: Wenn Sie viele E-Mails drucken, sollten Sie später die Serienbrieffunktion nutzen.
Die richtige Umschlaggröße und Schriftart auswählen
Dieser Schritt kann etwas knifflig sein – Windows/Word versucht zwar, die Größe automatisch zu erkennen, aber es ist ratsam, die passende Größe für Ihre Umschläge manuell auszuwählen. Klicken Sie auf das Vorschau- Symbol und gehen Sie zu „Umschlagoptionen“. Wählen Sie dann die gewünschte Größe aus dem Dropdown-Menü oder legen Sie eine benutzerdefinierte Größe fest, falls Ihre Umschläge ungewöhnliche Maße haben. Das Leben ist zu kurz für Rätselraten, insbesondere wenn Ihre Umschläge nicht den Standardmaßen entsprechen. Auch die Schriftart sollte hier festgelegt werden, da die Adressen sonst unleserlich oder extrem klein aussehen können. In einem Fall musste ich auf eine gängigere Schriftart wie Arial oder Times New Roman umsteigen – das hat fast immer geholfen.
Konfiguration Ihres Druckereinzugs – Denn Tinte und Papier sind wirklich empfindlich.
Jetzt wird es etwas knifflig, aber es ist wichtig. Sie müssen Word genau mitteilen, wie Ihr Umschlag in den Drucker eingelegt werden soll, denn Drucker haben unzählige Möglichkeiten, Papier einzuziehen. Unter „ Einzugsoptionen “ finden Sie „Optionen“ und dann den Reiter „Druckoptionen“. Hier wählen Sie „Vorderseite nach oben“ oder „Vorderseite nach unten“, je nachdem, wie Ihr Drucker das Papier einzieht (probieren Sie beides aus, wenn Sie sich nicht sicher sind).Durch Drehen des Umschlags (im oder gegen den Uhrzeigersinn) können Sie außerdem verhindern, dass die Adressen schief gedruckt werden. Wenn Ihr Drucker mehrere Einzugsfächer hat, wählen Sie das richtige, damit Ihr Umschlag nicht eingeklemmt wird oder auf der falschen Seite bedruckt wird. Ehrlich gesagt, manche Drucker funktionieren erst nach mehreren Versuchen oder manuellen Anpassungen – das ist ganz normal.
Designelemente hinzufügen – So heben Sie es hervor
Wenn Sie ein Logo, einen auffälligen Rahmen oder Ihr Branding einfügen möchten, ist dieser Schritt entscheidend. Mit einem Klick auf „ Zum Dokument hinzufügen“ wird Ihr Umschlag in ein bearbeitbares Word-Dokument umgewandelt. Anschließend können Sie Elemente verschieben, Bilder einfügen oder das Layout nach Belieben anpassen. Beachten Sie jedoch, dass bei ungewöhnlich großen Umschlägen möglicherweise mehrere Druckvorgänge nötig sind, um alles perfekt auszurichten.Überprüfen Sie außerdem die Einstellungen Ihres Druckers hinsichtlich der Randbegrenzungen – denn egal, wie sehr Sie die Einstellungen anpassen, wird das Design abgeschnitten oder falsch ausgerichtet, wenn es über den Druckbereich hinausragt.
Bereit zum Drucken? Los geht’s!
Sobald alles eingerichtet ist, legen Sie Ihre Umschläge in den Drucker ein, überprüfen Sie die Ausrichtung und gehen Sie zurück zu „Umschläge“ in Word. Klicken Sie auf „Drucken“ und hoffen Sie, dass alles klappt. Ein Profi-Tipp: Wenn Sie mehrere Umschläge drucken möchten, empfiehlt es sich, vorher einen Testdruck mit einem Umschlag durchzuführen – ganz einfach, aber so vermeiden Sie unnötigen Aufwand, falls etwas nicht stimmt. Und falls Sie elektronisches Porto hinzufügen möchten: Einige Drittanbieter-Plugins ermöglichen dies – aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen „ Elektronisches Porto hinzufügen“.
Serienversand? Probieren Sie die Serienbrieffunktion.
Ehrlich gesagt, wird das manuelle Eintippen all dieser Adressen schnell mühsam. Zum Glück verfügt Word über eine integrierte Serienbrieffunktion, die Adressen automatisch aus einer Tabellenkalkulation oder Outlook-Kontakten auf Ihre Umschläge druckt. Das eröffnet ganz neue Möglichkeiten der Automatisierung, die sich besonders für kleine Büros eignen. Gehen Sie einfach auf „Sendungen“ > „Seriendruck starten“ > „Umschläge“, legen Sie Größe und Schriftart fest und verknüpfen Sie Ihre Datenquelle – beispielsweise eine Excel-Tabelle oder Ihre Outlook-Kontaktliste. Mit einem Klick auf „ Drucken“ wird Ihre Liste blitzschnell abgearbeitet, was Ihnen enorm viel Zeit spart. Es ist etwas ungewöhnlich, dass diese Funktion so versteckt ist, aber einmal eingerichtet, ist sie eine echte Erleichterung beim Massenversand.
Letztes Wort
Mit Word lassen sich überraschend schnell personalisierte Briefumschläge gestalten, sobald man die Einstellungen verstanden hat. Zugegeben, es erfordert etwas Geduld, insbesondere die korrekte Ausrichtung und den Papiereinzug einzustellen, aber mit etwas Übung erhält man ein Ergebnis, das für die meisten privaten oder geschäftlichen Projekte professionell genug aussieht. Rechnen Sie einfach mit ein paar Versuchen, vor allem bei Sonderformaten oder ungewöhnlichen Druckern. Letztendlich lohnt sich der Aufwand: Es spart Geld, sieht gut aus und Ihre Post fällt auf.
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