Wie Sie zwischen Todoist und Microsoft To Do für Ihre Produktivitätsanforderungen wählen
To-Do-Listen-Apps sind heutzutage fast schon unverzichtbar, besonders jetzt, wo viele im Homeoffice arbeiten und unzählige Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen. Wer es satt hat, Dinge zu vergessen oder Fristen zu verpassen, dem helfen diese Apps, den Überblick zu behalten. Doch die Qual der Wahl: Welche App ist die richtige? Es gibt unzählige Optionen, und nicht alle sind gleich gut – oder einfach zu bedienen. Dieser Vergleich betrachtet zwei der beliebtesten: Todoist und Microsoft To Do. Ehrlich gesagt unterscheiden sie sich deutlich in ihrer Funktionsweise. Die Wahl hängt also ganz von den individuellen Bedürfnissen ab – ob kurze Erinnerungen oder ein umfassendes Aufgabenmanagement für Teamprojekte.
Wie diese Apps mit Funktionen umgehen und wofür sie gut sind
Was jede App in Kürze bietet
Microsoft To Do ist auf Einfachheit ausgelegt. Nach der Übernahme von Wunderlist im Jahr 2015 hat Microsoft der App zwar ein neues Design verpasst, aber im Grunde ist sie recht simpel geblieben. Man kann sie sich als unkomplizierte Aufgaben-App vorstellen – ideal für private Angelegenheiten oder einfache Routinen. Sie bietet genau die richtige Menge an Funktionen, um organisiert zu bleiben, ohne zu überfordern.
Andererseits bietet Todoist deutlich mehr Funktionen und eignet sich daher besser für Teams oder fortgeschrittene Nutzer. Es verfügt über zahlreiche Integrationen, Projektfilter und Kollaborationswerkzeuge. Wenn Sie also ein zuverlässiges Tool suchen und eine kurze Einarbeitungszeit nicht scheuen, ist Todoist möglicherweise die richtige Wahl.
Aufgabenlisten und ihre Unterschiede
Microsoft To Do bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit einer linken Seitenleiste für Filter wie „Mein Tag“ oder „Wichtig“.Die Funktion „Mein Tag“ ist beispielsweise praktisch: Hier können Sie Aufgaben für den heutigen Tag auswählen. Nicht erledigte Aufgaben bleiben für den nächsten Tag erhalten. Die Liste wird täglich zurückgesetzt, merkt sich aber, was Sie nicht erledigt haben – etwas ungewöhnlich, aber nützlich. Wichtige Aufgaben werden mit einem Stern markiert, und Sie können Fälligkeitstermine oder Erinnerungen festlegen.
Es ist einfach, vielleicht für manche sogar zu einfach. Man kann neue Listen hinzufügen oder sie gruppieren, aber darüber hinaus gibt es keine ausgefeilten Ansichten oder Projektfilter.
Todoist organisiert Aufgaben in Posteingang, Heute, Anstehend sowie Filter und Labels. Stellen Sie sich vor, Sie hätten für alles einen eigenen Bereich – Aufgaben lassen sich beispielsweise nach Priorität, Tags oder sogar benutzerdefinierten Filtern filtern. Kein Wunder, dass Todoist bei Profis so beliebt ist. Es unterstützt außerdem Projekte, in denen Sie zusammengehörige Aufgaben gruppieren und abgeschlossene Projekte archivieren können – ein großer Vorteil bei der Verwaltung umfangreicher Workflows.
Aufgabenerstellung und ihre Unterschiede
Beide Programme ermöglichen das Erstellen von Unteraufgaben, das Hinzufügen von Erinnerungen und Fälligkeitsterminen sowie das Zuweisen von Aufgaben. Wichtig: In Todoist können Unteraufgaben verschachtelt werden, was komplexe Arbeitsabläufe beschleunigt. Microsoft To Do nennt Unteraufgaben „Schritte“, die einfacher sind, aber ihren Zweck erfüllen.
Innerhalb von Projekten unterstützt Todoist Abschnitte – quasi zusätzliche Ordner, um Aufgaben noch besser zu organisieren. Microsoft To Do bietet diese Funktion nicht; dort werden die Aufgaben lediglich in einer Liste angezeigt. Bei der Planung größerer Projekte helfen die Abschnitte von Todoist dabei, den Überblick zu behalten.
Erinnerungen sind in beiden Apps vorhanden, aber die Erinnerungen von Todoist sind nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar. Kostenlose Nutzer haben hier Pech. Die Spracherkennung von Todoist ist ziemlich clever: Gibt man beispielsweise „Erinnere mich jeden Montag daran, John anzurufen“ ein, wird automatisch eine wiederkehrende Erinnerung erstellt – ziemlich praktisch.
Zusätzliche Funktionen wie Ansichten, Zusammenarbeit und Extras
Aufgabenansichten sind wichtig, wenn man Funktionen wie Kanban-Boards nutzen möchte. Microsoft To Do ist einfach gehalten und bietet nur eine Listenansicht. Ausgefallene Projektansichten sucht man hier vergebens – dafür ist eher Trello geeignet.
Todoist? Es bietet einen Kanban-Board-Modus, mit dem man Aufgaben in Spalten verschieben kann – ideal für visuelle Workflows oder auch für einfaches Projektmanagement. Es ist erstaunlich, wie viel man damit alles machen kann, ohne gleich eine komplette Projektmanagement-App zu benötigen.
Weitere Vorteile? Todoist steigert Ihre Produktivität spielerisch mit „Karma“-Punkten – einem Punktesystem, das das Erledigen von Aufgaben und das Erreichen von Zielen belohnt. Außerdem ist es unglaublich vielseitig und lässt sich nahtlos integrieren: Gmail, Outlook, Google Kalender, Slack – die Liste ist lang. Microsoft To Do hingegen bietet zwar einige Integrationen, insbesondere mit Office 365 und Google Kalender, aber insgesamt weniger Optionen.
Wenn Echtzeit-Zusammenarbeit wichtig ist, bietet Todoist Kommentare, Reaktionen und Aktivitätsprotokolle, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Die Kollaborationsfunktionen von Microsoft To Do sind deutlich eingeschränkter.
Gerätekompatibilität und Synchronisierung
Microsoft To Do läuft unter Windows, Mac, Android, iOS und im Web. Weitgehend Standard. Wer aber wirklich geräteübergreifend arbeiten möchte, ist mit Todoist besser bedient – es bietet Unterstützung für Linux, Wear OS, Apple Watch und sogar Erweiterungen für Chrome, Edge, Firefox und Safari. Aufgaben lassen sich außerdem direkt aus E-Mails hinzufügen, entweder über das Gmail-Add-on oder das Outlook-Plugin. Ein echter Vorteil, wenn man viel Zeit in seinem Posteingang verbringt.
Preisaufschlüsselung
Microsoft To Do ist komplett kostenlos, ohne Haken. Der kostenlose Todoist-Tarif ist für gelegentliche Nutzung ausreichend, beschränkt Sie aber auf fünf Projekte, fünf Mitwirkende sowie begrenzten Speicherplatz und Filter. Um den vollen Funktionsumfang – wie Datei-Uploads, Kommentare und Labels – freizuschalten, benötigen Sie den Pro- oder Business-Tarif. Dieser kostet 4 US-Dollar pro Monat für Einzelnutzer bzw.6 US-Dollar pro Monat und Nutzer für Team-Tarife, abgerechnet jährlich.
Wenn das Budget knapp ist oder die App nur für den privaten Gebrauch bestimmt ist, punktet To Do preislich. Wer jedoch Wert auf Funktionen und Zusammenarbeit legt, sollte die kostenpflichtigen Abonnements von Todoist in Betracht ziehen.
Welches ist das richtige für welchen Benutzer?
Wenn Sie nur einfache Aufgaben verwalten möchten – erledigen, als abgeschlossen markieren –, ist Microsoft To Do völlig ausreichend. Es eignet sich hervorragend für persönliche Routinen oder kurze Listen. Wenn Sie jedoch mehrere Projekte verwalten, mit Teamkollegen zusammenarbeiten oder andere Arbeitsanwendungen integrieren möchten, ist Todoist unschlagbar. Bedenken Sie aber: Es ist leistungsstärker, und das bedeutet etwas mehr Aufwand bei der Einrichtung und den Kosten.
Beide Apps eignen sich für die grundlegende Aufgabenverwaltung, aber die Wahl hängt letztendlich davon ab, wie stark Sie Ihre Arbeit automatisieren oder skalieren möchten. Hoffentlich hilft Ihnen dieser Text bei Ihrer Entscheidung – oder bringt zumindest etwas mehr Klarheit in die Welt der Aufgaben-Apps.
Zusammenfassung
- Microsoft To Do ist kostenlos und kinderleicht zu bedienen. Perfekt für private Aufgaben oder gelegentliche Nutzung.
- Todoist bietet viele Funktionen, eignet sich besser für Teams oder fortgeschrittene Benutzer, ist aber etwas teurer.
- Beide unterstützen mehrere Plattformen, aber Todoist deckt mehr Geräte und Integrationen ab.
- Wählen Sie „To Do“, wenn Sie es unkompliziert mögen; wählen Sie „Todoist“, wenn Sie Anpassungsmöglichkeiten und erweiterte Funktionen wünschen.
Zusammenfassung
Beide Apps haben ihre Vorzüge, und welche die beste ist, hängt von den individuellen technischen Anforderungen und dem gewünschten Detaillierungsgrad des Aufgabenmanagements ab. Dieser Vergleich sollte Ihnen einen besseren Überblick über die jeweiligen Funktionen verschaffen. Hoffentlich erspart er Ihnen dadurch einige Stunden Recherche und Ausprobieren und erleichtert Ihnen die Entscheidung. Viel Erfolg und mögen Ihre Aufgabenlisten übersichtlich bleiben!
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