Cómo crear y navegar por el organigrama de Microsoft Teams

Entender quién es quién en tu empresa puede ser complicado, sobre todo si los organigramas están mal configurados o no funcionan correctamente. Al usar Microsoft Teams, tener una visión clara de la jerarquía resulta muy útil, especialmente para saber quién reporta a quién o simplemente para comprender la estructura de la empresa sin tener que revisar interminables correos electrónicos. El problema es que todo depende de lo bien actualizada que esté la información de Azure Active Directory (AAD).Si los cargos, gerentes y departamentos correctos no están en AAD, el organigrama de Teams no te servirá de mucho, ya que Teams obtiene la información de la jerarquía directamente de ahí. Por lo tanto, si es incorrecta o está desactualizada, tu organigrama no mostrará información útil o simplemente será erróneo. La clave está en asegurarse de que tu Azure AD tenga los datos correctos. Este proceso está dirigido principalmente a administradores y requiere acceder al portal de Azure desde un ordenador; no se puede usar un dispositivo móvil. Además, actualizar esta información no es instantáneo. La sincronización puede tardar un poco, así que no te preocupes si los cambios no aparecen de inmediato. Esta configuración es más útil en ordenadores de escritorio, para chats y perfiles dentro de Teams.¿Quieres ver la jerarquía en tu móvil? Ahí la cosa cambia: se verá más como una lista de miembros que como un organigrama dinámico. El proceso suele ser el siguiente: configurar la información en Azure AD ayuda a Teams a generar la vista de jerarquía, y si quieres ver cómo encaja todo, primero tendrás que realizar algunas tareas administrativas. Esto no es solo una mejora estética; agiliza la comunicación y aclara quién es responsable de qué. Ten en cuenta que algunas configuraciones pueden ser complicadas y, a veces, no funcionan a la primera. Pero si lo haces bien, el día a día será un poco menos caótico.

Cómo configurar el organigrama en Azure Active Directory

Configurar correctamente la información del puesto en Azure AD: por qué es importante

Esta es la razón principal por la que tu organigrama en Teams podría ser prácticamente inútil. Al completar el puesto, el departamento y la información del gerente de cada usuario, Teams puede generar una jerarquía basada en datos reales. Si esa información es incompleta o falta, tu organigrama estará incompleto o será totalmente inútil. Esto se aplica cuando ves a los miembros de tu equipo en la lista, pero no aparece el soporte, o la jerarquía se ve completamente errónea.¿El mayor desafío? Solo los administradores o las personas con acceso a Azure AD pueden hacerlo. En algunas configuraciones, si tu empresa usa atributos personalizados o un esquema muy personalizado, tendrás que investigar un poco más o incluso crear scripts para actualizaciones masivas. Después de estos cambios, la jerarquía debería ser más inteligente, mostrando quién reporta a quién y ofreciéndote una visión general rápida de los niveles jerárquicos de la empresa. Ten en cuenta que, en algunas configuraciones, esto falla las primeras veces y luego, mágicamente, empieza a funcionar después de reiniciar el sistema o borrar la caché. Es extraño, pero así son Windows y Azure.

Paso a paso: Actualización de la información de usuario en Azure AD

• Abre el portal de Azure Active Directory en https://portal.azure.com/. Inicia sesión con tu cuenta de administrador. Si no tienes acceso, pídele al administrador del sistema que lo haga por ti.
• En el menú de la izquierda, haga clic en Azure Active Directory para acceder a la configuración de su dominio. A continuación, vaya a Usuarios.
• Encuentra el usuario que deseas actualizar. Puedes buscar por nombre o correo electrónico.
• Haz clic en su perfil y luego en Editar propiedades en la parte superior. Esto abrirá la página de información del usuario.
• Desplácese hacia abajo hasta la información del puesto o campos de atributos personalizados similares, si su configuración los utiliza. Complete el título, el departamento, la ubicación de la oficina, etc.; cualquier información que ayude a crear una jerarquía clara.
• Para asignar un responsable (fundamental para que funcione el organigrama), busque el campo «Responsable», haga clic en «Añadir responsable» y, a continuación, seleccione a la persona correspondiente de la lista. Sí, básicamente se trata de buscar y seleccionar.
• Haz clic en Guardar en la parte inferior y repite el proceso para los demás usuarios. Es posible que tengas que actualizar la caché o esperar un poco para que la información se propague a Teams.

Cómo ver el organigrama en Microsoft Teams en el escritorio

Preparando el terreno: lo que hay que hacer de antemano

Una vez que completes correctamente la información de Azure AD, podrás ver la jerarquía dentro de Teams, siempre que tengas los permisos adecuados. Esto se limita a chats individuales; aún no hay una vista general del organigrama para equipos completos, lo cual es una lástima. Debes iniciar sesión en una cuenta corporativa, con la cuenta sincronizada correctamente con los datos. Además, no esperes que muestre departamentos completos, solo la línea jerárquica de la persona con la que estás chateando. Si no se completan estos datos, el organigrama aparecerá en blanco o será inútil.

Cómo abrir el organigrama en Teams

• Abre Microsoft Teams y ve a la pestaña Chat en la barra lateral.
• Selecciona una conversación con la persona que quieras explorar.
• En la parte superior derecha de ese chat, haga clic en el icono o la pestaña de Organización.
• Aparecerá el diagrama jerárquico, que mostrará quién reporta a quién, e incluso sus cargos debajo de los iconos.
• Puedes hacer clic en cualquier usuario de este diagrama para ver más detalles o buscar a otra persona en la barra de búsqueda. Esta información depende de la configuración del perfil de Azure AD.

Visualización del organigrama en dispositivos móviles

¿Por qué está limitado para usuarios móviles?

La aplicación móvil aún no admite la visualización del organigrama, lo cual es un poco decepcionante. En su lugar, se muestra una lista de los miembros del equipo, con sus nombres y roles, lo que no equivale a un diagrama jerárquico. Para tener una idea de la estructura, puedes abrir la lista de Miembros mediante el menú de tres puntos junto al nombre del equipo u organización y, a continuación, pulsar « Ver miembros». No es perfecto, pero es mejor que nada.

Consejos rápidos para móviles

1. Abre la aplicación Teams e inicia sesión.
2. Navegue hasta la pestaña Equipos en la parte inferior.
3. Toca los tres puntos que aparecen junto a tu organización o equipo y elige Ver miembros.
4. Consulta la lista de miembros con sus roles, o toca un usuario para ver su perfil y obtener más detalles.

Gestionar usuarios e información para mantener todo claro

Si la claridad organizativa es importante, anime a su equipo de administración a mantener la información de Azure Active Directory (AAD) organizada. Actualizar los cargos, los responsables y la información de los departamentos es fundamental para que la vista jerárquica de Teams sea útil. Además, para su propia cuenta, es recomendable revisar la información de su perfil periódicamente; a veces, los datos desactualizados generan confusión o información jerárquica faltante. Si su empresa utiliza atributos o fuentes de datos personalizados, es posible que deba ajustar esa configuración o solicitar a quien administre su directorio que lo haga.

En resumen, la configuración no es del todo infalible y, a veces, el diagrama de jerarquía puede ser algo complejo. Sin embargo, una vez configurado, resulta sorprendentemente útil para realizar comprobaciones organizativas rápidas sin tener que consultar la documentación interna. Ten en cuenta que el proceso de configuración puede variar según las políticas de tu administrador y el nivel de control que tengas sobre Azure AD. Si algo no funciona, revisa primero la información y los permisos de tus usuarios; suele ser la causa del problema.

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