Cómo descargar todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos de Outlook sin esfuerzo

Si tienes un montón de correos electrónicos llenos de archivos adjuntos e intentas guardarlos todos, puede ser un verdadero fastidio.¿Descargar cada uno manualmente? Sí, nadie tiene tiempo para eso. Por suerte, hay varias maneras de obtener todos esos archivos a la vez en Outlook, dependiendo de si usas Windows o Mac, e incluso para varios correos. A veces, las opciones integradas funcionan bien, pero si no, puede que necesites un pequeño script o una herramienta de terceros. El objetivo es ahorrar tiempo y evitar la frustración de hacer clic en «Guardar» una y otra vez.

Cómo descargar todos los archivos adjuntos de correo electrónico de Outlook a la vez en Windows

Cuando funciona, el menú integrado de Outlook hace que extraer todos los archivos adjuntos parezca sencillo. Pero, en realidad, a veces resulta un poco engorroso, sobre todo si se trabaja con muchos correos electrónicos. Si desea automatizar o descargar por lotes, la mejor opción es usar la función «Guardar todos los archivos adjuntos», pero deberá encontrarla, hacer clic derecho en el archivo adjunto en cada correo electrónico y seleccionarla. Así es como se hace:

Cómo usar la función Guardar todos los archivos adjuntos de Outlook

• Abra Outlook e inicie sesión en su cuenta.
• Selecciona el correo electrónico que contiene tus archivos adjuntos. Si quieres varios correos electrónicos con archivos adjuntos, tendrás que hacerlo para cada mensaje o usar un script.(Más información a continuación).
• Haz clic derecho en cualquiera de los archivos adjuntos del correo electrónico. A veces, el menú contextual incluye la opción «Guardar todos los adjuntos». En algunas configuraciones, está un poco oculta o no está presente.
• Si ve «Guardar todos los archivos adjuntos», haga clic en él. Si no, quizá deba ser creativo. De lo contrario, guarde cada archivo adjunto individualmente seleccionando » Guardar como».

Si desea hacer esto para varios correos electrónicos o automatizarlo, probablemente necesitará un script VBA o una herramienta externa, porque Outlook no admite de forma nativa el guardado masivo en varios mensajes (es un poco molesto, pero así es la vida).

Cómo descargar todos los archivos adjuntos en Outlook para Mac

En Mac, la situación es un poco diferente. Outlook para Mac no tiene disponible la práctica opción «Guardar todos los archivos adjuntos» al hacer clic derecho. En su lugar, puedes:

Cómo usar el botón Descargar todos los archivos adjuntos en Outlook para Mac

• Abra Outlook para Mac y seleccione el correo electrónico con sus archivos adjuntos.
• Haz clic en el encabezado o icono de Archivos adjuntos. A veces verás un pequeño botón «Descargar todo» justo encima o cerca de los archivos adjuntos.
• Seleccione su ubicación de descarga y presione Elegir.

Sinceramente, este proceso es más manual, y si lo haces para muchos correos electrónicos, es un fastidio. Para envíos masivos, un script o una aplicación de terceros podría ser la única opción.

Obtener varios archivos adjuntos de varios correos electrónicos: la ruta del script

Aquí es donde empieza la diversión. Si gestionas muchos correos electrónicos y buscas un método más automatizado, los scripts de VBA son el método más común. Es un poco complicado de configurar, pero una vez que funciona, ahorra mucho tiempo. Claro que, a veces, la configuración de seguridad de VBA de Outlook bloquea los scripts, por lo que tendrás que habilitar macros, lo cual no es ideal para todos.

Básicamente, configurarás una macro que recorra los correos electrónicos seleccionados, capture todos los archivos adjuntos y los guarde en una carpeta. Necesitarás crear una carpeta llamada «Archivos adjuntos» en tu PC y pegar el código desde un recurso como ExtendOffice. Ten en cuenta que tendrás que probar el código varias veces y estar atento a las advertencias de seguridad. En algunos equipos, estos scripts podrían no ejecutarse inmediatamente o requerir permisos adicionales; podrías tener que realizar algunos ajustes.

Involucrando herramientas de terceros

Si usar scripts te da problemas o simplemente no funciona, existen aplicaciones como Outlook Attachment Extractor. Estas aplicaciones pueden extraer archivos adjuntos de archivos PST, OST o incluso MSG, y filtrarlos por tamaño, fecha o remitente. Son bastante sencillas y, a veces, la comodidad se compensa con lo que se paga. Solo ten cuidado con las implicaciones de privacidad si manejas datos confidenciales.

Cómo reparar archivos adjuntos cuando están dañados

¿Alguna vez has tenido esos momentos en los que un archivo adjunto no se abre o Outlook simplemente no lo guarda? Sí, eso puede ser una señal de que tu archivo PST está dañado. Puedes intentar repararlo con SCANPST.exe. Es una herramienta integrada de Microsoft. Aquí te explicamos dónde encontrarla:

• Perspectivas 2019/2016:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
• Perspectivas 2013:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
• Perspectivas 2010:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
• Perspectiva 2007:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

Haga doble clic en [Nombre SCANPST. EXEdel archivo PST] y busque el archivo PST (que normalmente se encuentra en Documentos\Archivos de Outlook ) e inicie el análisis. Si encuentra errores, haga clic en Reparar. A veces conviene volver a ejecutarlo por si acaso, ya que Outlook puede ser bastante terco a la hora de repararse.

Resumen

• Utilice la opción nativa “Guardar todos los archivos adjuntos” de Outlook si está disponible, especialmente para un solo correo electrónico.
• En Mac, descargue todos los archivos adjuntos directamente si aparece la opción, pero es bastante manual.
• Para varios correos electrónicos, los scripts de VBA o las herramientas de terceros son sus amigos, si se siente cómodo con ese tipo de configuración.
• Repare los archivos PST dañados con SCANPST.exe antes de intentar recuperar archivos adjuntos de archivos dañados.
• A veces, basta con reiniciar o cambiar la configuración. De lo contrario, herramientas como Outlook Attachment Extractor pueden facilitar el trabajo.

Resumen

Realmente, capturar varios archivos adjuntos puede ser un fastidio, especialmente si las opciones de Outlook no funcionan del todo bien. En algunos casos, usar scripts o aplicaciones es la única opción. Solo recuerda, si intentas esto en un entorno de trabajo, ten cuidado con las macros o herramientas de terceros, ya que pueden alterar tus políticas de seguridad. De lo contrario, con un poco de práctica, suele ser posible automatizar el proceso y ahorrar muchísimo tiempo. Ojalá esto ayude a alguien a ahorrarse unas horas en sus tareas de correo electrónico.

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