Cómo duplicar eficazmente una hoja de cálculo o un libro de Excel

Si alguna vez has tenido que trabajar con archivos grandes de Excel —ya sea con muchas fórmulas o muchísimos datos— seguramente sabes que hacer copias no es solo una medida de seguridad, sino prácticamente imprescindible. A veces, duplicar una sola hoja de cálculo parece una odisea: arrastrar, hacer clic derecho o incluso copiar celdas manualmente. Otras veces, es más fácil clonar todo el libro para no dañar el original por accidente. Sea cual sea tu método, esta guía debería cubrir la mayoría de las formas más comunes de hacerlo sin desesperarse.

Cómo copiar un archivo de Excel completo (libro de trabajo)

Abra el libro de trabajo como una copia en Excel.

Esta función es útil si quieres trabajar en una copia sin arriesgar el archivo principal. A veces, al abrir una copia en Excel, se guardan automáticamente todos los cambios posteriores en el nuevo archivo, y el original permanece intacto. Es extraño, pero funciona. Sin embargo, en algunas configuraciones, debes seleccionar esta opción manualmente.

• Inicie Excel.
• Haz clic en Archivo > Abrir y luego en Examinar.
• Navegue hasta la ubicación donde se encuentra su libro de trabajo, por ejemplo, en Documentos.
• Haz clic una vez en el archivo, busca una pequeña flecha desplegable junto a Abrir y selecciona Abrir como copia. Si no aparece, a veces tienes que mantener pulsado Shifty hacer doble clic en el nombre del archivo o usar Abrir y luego seleccionar rápidamente la copia desde el menú de archivos recientes.

Excel crea una copia y la carga. Ahora trabajas en una copia, y el original permanece intacto. No sé por qué a veces funciona y otras no, pero en algunas configuraciones de equipo, es inestable. Simplemente guarda y cierra, y no tendrás problemas la próxima vez.

Utilice la opción Guardar como de Excel

Si ya estás trabajando en Excel y quieres hacer una copia sin abrir una ventana nueva, esta es la manera. Además, es ideal para crear copias de seguridad rápidamente.

• Haga clic en Archivo > Guardar como.
• Seleccione la carpeta donde desea guardar la copia.
• Introduzca un nuevo nombre de archivo si es necesario y, a continuación, pulse Guardar.

Esto crea una copia idéntica, incluyendo cualquier cambio que hayas realizado en la sesión actual. Resulta útil cuando quieres modificar un archivo pero mantener el original intacto.

Realizar una copia mediante el administrador de archivos

Si te frustra tener que abrir Excel solo para clonar un archivo y prefieres una solución rápida, el explorador de archivos de tu escritorio es tu aliado. En Windows, es el Explorador de archivos, y en Mac, el Finder. Solo tienes que hacer clic derecho y copiar y pegar.

• Abre el Explorador de archivos o el Finder.
• Navegue hasta su archivo de Excel.
• Haz clic con el botón derecho y selecciona Copiar.
• Dirígete a la carpeta donde deseas crear la copia.
• Haz clic con el botón derecho en un espacio en blanco y selecciona Pegar.

El archivo copiado se nombra como «Copia» o algo similar, pero puedes cambiarle el nombre inmediatamente si te molesta. Este método es ideal cuando necesitas una copia de seguridad rápida o quieres modificar un archivo clonado sin abrir Excel.

Cómo copiar una hoja de cálculo completa en un libro de trabajo

Copiar hojas individuales es muy sencillo una vez que le coges el truco. Tienes varias opciones: arrastrar y soltar, menú contextual (clic derecho), cinta de opciones o copiar y pegar. Elige la que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.

Usando arrastrar y soltar

Sinceramente, quizá sea la forma más sencilla. Simplemente mantén presionada Ctrlla tecla (Windows) o Option(Mac), arrastra la pestaña de la hoja de cálculo a una nueva ubicación y se creará una copia. La nueva hoja se llamará «Hoja2 (2)» o algo similar. En algunas configuraciones, a veces el comportamiento es extraño si no mantienes presionadas las teclas correctas, así que no te sorprendas si necesitas intentarlo un par de veces.

Uso del menú contextual

Haz clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja de cálculo que quieres duplicar. En el menú, selecciona Mover o copiar. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, marca la casilla Crear una copia antes de hacer clic en Aceptar. A continuación, puedes elegir dónde se guardará la copia, incluso antes de hacer clic en Aceptar. En algunas versiones, si olvidas marcar la casilla, la hoja se moverá en lugar de copiarse; así que asegúrate de marcarla dos veces.

Uso de la cinta

En la pestaña Inicio, hay una opción llamada Formato. Haz clic ahí y luego selecciona Mover o copiar hoja. Esto abre el mismo cuadro de diálogo que al hacer clic con el botón derecho, lo que te permite colocar la copia donde quieras y marcar la casilla para crear un duplicado.

Usar copiar y pegar

Si no te importa copiar y pegar celda por celda (no recomendable si tu hoja es muy grande), puedes seleccionar todos los datos ( Ctrl+ A), copiar ( Ctrl+ C), luego cambiar a una hoja nueva o existente, hacer clic en la celda A1 y pulsar Ctrl+ V. Nota: Los usuarios de Mac intercambian Ctrlcon Command.

Guardar una copia del libro de trabajo de Excel para la web

Si prefieres usar Excel en línea (probablemente en tu Chromebook o cuando no quieras abrir la aplicación de escritorio), aún puedes clonar archivos fácilmente. Simplemente abre el archivo en el navegador a través de la versión web de Excel.

1. Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda.
2. Seleccione Guardar como > Descargar una copia.
3. Elige dónde guardar el archivo descargado: tu escritorio, la carpeta de descargas o el almacenamiento en la nube.

De esta forma, obtienes una copia local sin tener que lidiar con múltiples ventanas de Excel ni arriesgarte a sobrescribir algo importante.

Varias formas de duplicar sus libros y hojas de cálculo de Excel

Sinceramente, hay muchísimas opciones, y cada una tiene su encanto, dependiendo de si necesitas copiar archivos rápidamente con el explorador o crear duplicados detallados en Excel. Simplemente elige el método que mejor se adapte a tu flujo de trabajo, sobre todo si quieres evitar la pérdida accidental de datos o tener que modificar fórmulas y formatos.

Resumen

• Utilice la opción Abrir como copia si desea clonar un archivo rápidamente en Excel.
• Elige Guardar como para realizar copias de seguridad de forma sencilla.
• Haz clic con el botón derecho, selecciona Mover o Copiar, o arrastra las hojas de cálculo para crear duplicados rápidos dentro de tu libro de trabajo.
• El explorador de archivos o Finder es perfecto para copiar rápidamente sin abrir Excel.
• La versión web de Excel también cumple su función, a solo unos clics de distancia.

Resumen

Al final, casi siempre, la forma más sencilla es hacer clic derecho en la pestaña de la hoja o copiar el archivo directamente en el explorador de archivos. Es un poco molesto que Excel no lo haga muy obvio, pero una vez que te acostumbras, es bastante fácil. Ojalá esto le ahorre unos minutos a alguien, o al menos mantenga sus datos a salvo si ocurre algo inesperado después de un cambio importante. Crucemos los dedos para que esto les sirva, o al menos les facilite un poco la vida.

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