Cómo organizar correos electrónicos mediante la creación de carpetas en Microsoft Outlook

Las carpetas y subcarpetas personalizadas en Microsoft Outlook son una forma muy práctica de evitar que tu bandeja de entrada parezca un caos. Puedes categorizar correos electrónicos, priorizar mensajes importantes e incluso reducir la ansiedad que genera la bandeja de entrada. Pero, a decir verdad, crearlas y administrarlas no siempre es sencillo, especialmente si cambias entre la aplicación de escritorio y las versiones web o móviles. A veces, las carpetas no aparecen donde esperas o las reglas no se ejecutan según lo previsto, lo que puede hacerte dudar si todo el trabajo merece la pena. Aun así, con algunos trucos, es bastante manejable y, en poco tiempo, tu correo electrónico estará mucho más organizado (al menos en teoría).

Cómo crear y administrar carpetas en Outlook para Windows, macOS y la Web

Crear carpetas en Outlook para Windows y macOS

Añadir nuevas carpetas en las versiones de escritorio de Outlook es bastante sencillo, pero conocer las rutas de menú correctas facilita mucho el proceso. En Windows, generalmente se trata de hacer clic derecho en tu cuenta de correo electrónico o en una carpeta existente en la barra lateral. En Mac, el proceso es similar. Una vez que hagas clic derecho (o Control+clic en Mac), busca la opción «Nueva carpeta». Después, simplemente escribe el nombre (no lo hagas demasiado complejo) y pulsa Enter. Fácil, ¿verdad? Bueno, casi. Ten en cuenta que si la barra lateral está desordenada o funciona con lentitud, la nueva carpeta podría no aparecer al instante, lo cual es un poco molesto.

Un pequeño truco: si haces clic derecho y no ves la opción inmediatamente, intenta expandir la lista de carpetas o recargar Outlook. A veces, solo se trata de un problema de actualización. Además, en Windows, puedes crear subcarpetas haciendo clic derecho en una carpeta como Bandeja de entrada o una carpeta personalizada y seleccionando Nueva carpeta. De esta forma, puedes anidar carpetas, lo que ayuda a mantener la bandeja de entrada ordenada si se usa correctamente.

Crear subcarpetas en Outlook

Crear subcarpetas es igual de sencillo: haz clic derecho en una carpeta principal, como la Bandeja de entrada o una carpeta personalizada existente, y selecciona Nueva carpeta. Nómbrala, pulsa Entery listo, tendrás una subcarpeta anidada. Ten en cuenta que puedes crear varios niveles de profundidad si realmente quieres organizar todo de forma granular. En una configuración funcionó, en otra… no tanto. Por alguna razón, Outlook a veces tiene problemas con la anidación muy profunda, así que no te excedas a menos que estés dispuesto a lidiar con peculiaridades ocasionales. Esto es útil si quieres separar los correos electrónicos por proyecto, cliente o cualquier sistema que te convenga.

Mover correos electrónicos a carpetas en Outlook

Arrastrar correos a carpetas es natural, pero es un poco raro que a veces no se registre de inmediato. Simplemente haz clic y arrastra el mensaje a la carpeta en la barra lateral (funciona tanto en Windows como en Mac).En algunos equipos, esto puede fallar a la primera, así que dale una segunda oportunidad o inténtalo desde otra ventana si no funciona. Mantén presionada la tecla Ctrl o Cmd para varios correos y podrás mover un lote a la vez. También puedes hacer clic derecho en los correos, seleccionar » Mover» y luego elegir la carpeta de destino. Si la carpeta no aparece en la lista, selecciona » Elegir carpeta» o algo similar para buscarla.

Otra opción es usar el menú de cinta. Recientemente añadieron el botón «Mover a carpeta» en la barra de herramientas, que puede ser más rápido si se usa con frecuencia. Y si tienes muchos correos electrónicos que organizar, configurar reglas puede automatizar este proceso. Esto nos lleva al siguiente paso.

Creación de reglas para organizar automáticamente los correos electrónicos

Aquí es donde ocurre la verdadera magia, o al menos ayuda a mantener tu buzón limpio sin necesidad de intervención manual constante. Supongamos que todos los correos de tu jefe van directamente a una carpeta específica; sí, es posible. En Outlook para Windows, haz clic con el botón derecho en un correo de ese remitente y selecciona Reglas > Crear regla. Aparecerá un cuadro de diálogo donde puedes especificar condiciones, como » De» o «Enviado a», y luego elegir » Mover el elemento a la carpeta». Selecciona la carpeta correcta de la lista.

En Outlook para Mac, se trata de ir a Herramientas > Reglas. Aquí puedes crear reglas más complejas, pero, sinceramente, la aplicación de escritorio a veces da la sensación de ser torpe. Por lo tanto, si no funciona de inmediato, comprueba que las reglas estén habilitadas y que los criterios sean correctos. Después de configurarlo, prueba enviando un correo electrónico de prueba desde la dirección especificada para ver si se guarda en la carpeta correcta. A veces, las reglas no se activan de inmediato porque Outlook actualiza su estado al sincronizar, así que quizás necesites paciencia.

Administrar y personalizar sus carpetas

Si tu lista de carpetas empieza a verse desordenada, puedes reorganizarlas, renombrarlas o eliminarlas fácilmente. Simplemente haz clic derecho en la carpeta (en Windows o Mac) y selecciona la opción correspondiente. Mover una carpeta visualmente es tan sencillo como arrastrarla hacia arriba o hacia abajo en la lista; también puedes anidarla dentro de otra carpeta soltándola allí. Renombrarla es simplemente hacer clic derecho > Renombrar. Eliminar hace que los mensajes dentro vuelvan a la ubicación predeterminada, lo cual es útil si ya no quieres la carpeta. Si quieres acceder rápidamente a ciertas carpetas, haz clic derecho y selecciona Agregar a Favoritos. Esto la anclará a la barra lateral para que puedas hacer clic fácilmente más tarde. Es una forma decente de mantener tus carpetas favoritas al frente y al centro.

Crear carpetas en Outlook Web App (Outlook.com)

La misma idea, pero obviamente, no hace falta hacer clic derecho. Para agregar una carpeta, abre Outlook.com en tu navegador y desplázate por la barra lateral hasta encontrar «Crear nueva carpeta». Haz clic, escribe un nombre y pulsa «Guardar». Fácil.¿Quieres una subcarpeta? Haz clic derecho en una carpeta existente y selecciona «Crear nueva subcarpeta». No es la interfaz más elegante, pero cumple su función.

Mover correos electrónicos funciona igual: arrastra y suelta o haz clic derecho > Mover. Mantén presionada la tecla Ctrl o Cmd para seleccionar varios mensajes y luego arrastra o selecciona la carpeta en el menú. Para las reglas, ve al icono del engranaje, selecciona » Ver todas las configuraciones de Outlook » y luego ve a Correo > Reglas. Desde ahí, puedes configurar automatizaciones como «mover todos los correos de X a la carpeta Y», lo que te ahorra mucho trabajo.

Administrar carpetas y favoritos en Outlook.com

Aunque no puedes reordenar las carpetas en la barra lateral (eso solo aplica al dominio de Outlook para escritorio), puedes anidarlas y renombrarlas fácilmente. Para eliminar una carpeta, haz clic derecho y selecciona » Eliminar carpeta».¿Quieres acceder rápidamente a una carpeta? Haz clic derecho y selecciona «Añadir a favoritos». De esta forma, puedes fijar varias carpetas importantes en la parte superior para acceder a ellas más rápido. Parece algo limitado, pero es suficiente para mantener un diseño ordenado.

Crear carpetas en Outlook en dispositivos móviles

Aquí es donde la cosa se pone rara: Outlook en Android e iOS no facilita mucho la creación de carpetas. En su lugar, tienes que hacerlo a través de la web o el escritorio. Para crear una carpeta nueva en tu teléfono, primero tendrás que elegir un mensaje y pulsar Mover. Pulsa el icono de Nueva carpeta en la esquina superior derecha, asígnale un nombre y pulsa Crear. A partir de ahí, puedes mover mensajes a ella manteniendo pulsado un correo electrónico, seleccionando varios elementos y pulsando Mover de nuevo. Esto es un poco engorroso, sobre todo porque no puedes crear subcarpetas en el móvil porque la aplicación no lo admite; así que, si necesitas esa función, usa la interfaz web por ahora.

¿Y qué hay de automatizar reglas en dispositivos móviles? No. Deben crearse en la interfaz web. Las aplicaciones móviles sirven principalmente para verificaciones rápidas, no para organizar el caos. Pero al menos puedes marcar carpetas (desde el menú Editar ) para asegurarte de que tus lugares favoritos estén siempre a un solo clic.

Consejos rápidos para mantener Outlook organizado

• Utilice reglas para gestionar tareas de clasificación repetitivas: menos trabajo manual.
• Arrastre los correos electrónicos a carpetas para mantener su bandeja de entrada principal limpia.
• Cambie el nombre, elimine o reorganice las carpetas cuando las cosas se compliquen.
• En la Web y en dispositivos móviles, aproveche la función Favoritos para acceder rápidamente a carpetas importantes.

Resumen

• Cree carpetas haciendo clic derecho en el Outlook de escritorio o utilizando el botón Crear nueva carpeta en Outlook.com.
• Cree subcarpetas dentro de carpetas existentes para una organización anidada.
• Mueva correos electrónicos mediante arrastrar y soltar o el menú de clic derecho, y configure reglas para la clasificación automática.
• Administre su lista de carpetas renombrándolas, eliminándolas o fijando favoritas.
• En dispositivos móviles, crea carpetas a través del menú Mover (aún no se admiten subcarpetas).

Resumen

En resumen, crear y administrar carpetas en Outlook no es la experiencia más intuitiva, especialmente al cambiar de versión. Aun así, vale la pena invertir tiempo en configurarlo correctamente: las reglas por sí solas pueden ahorrar horas de ordenación. No te desanimes si al principio te resulta un poco complicado; a veces, basta con reiniciar Outlook o actualizarlo rápidamente para que todo se ponga al día. Es un equilibrio entre la eficiencia de la configuración y la gestión de algunas peculiaridades, pero una vez que le pilles el truco, tu bandeja de entrada te lo agradecerá.

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