Cómo personalizar y cambiar la vista de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook no se limita a enviar y recibir correos electrónicos; de hecho, es bastante flexible en cuanto a cómo muestra tu información. Si alguna vez has abierto Outlook y has sentido que el diseño o la densidad de información no te funcionaban, personalizar la vista puede ser de gran ayuda. Es un poco extraño cuántas opciones hay, pero una vez que le coges el truco, puedes hacer que Outlook muestre solo lo que te interesa, de una forma que se adapte a tu flujo de trabajo. Créeme, jugar con las vistas puede parecer abrumador al principio, pero en realidad hace que la gestión de tu bandeja de entrada o calendario sea mucho más eficiente. Puedes cambiar a un diseño que resalte los correos recientes, ordene mejor los contactos o muestre tu calendario de una forma que no te haga desplazarte eternamente.¿El objetivo final? Menos desorden, más concentración, menos dolores de cabeza.

Cómo cambiar el diseño de la vista de Outlook

Uso de vistas integradas para ajustar el diseño de Outlook

Esta es la forma más rápida y sencilla. Outlook cuenta con varias vistas predefinidas que puedes alternar con solo unos clics. Básicamente, si tu bandeja de entrada se ve desordenada o te cuesta navegar por tu calendario, cambiar de vista te ayudará a ver lo que necesitas sin esfuerzo. Se puede acceder a estas vistas desde la pestaña «Vista » en la cinta de opciones; sin necesidad de grandes tecnicismos. A veces, en ciertas configuraciones, el cambio de vista puede no funcionar de inmediato, especialmente después de actualizaciones o reinicios, pero normalmente, un reinicio rápido de Outlook o de tu PC lo soluciona. No esperes que el diseño quede perfecto de inmediato; puede que tengas que probar un par para ver cuál funciona mejor.

• Abra la carpeta que desee : como su Bandeja de entrada, Calendario o Contactos.
• Haga clic en la pestaña Ver en la cinta de la parte superior.
• Pulse el botón Cambiar vista, situado en el grupo Vista actual.
• Selecciona una vista predefinida : aparecen opciones como Compacto, Individual, Vista previa y Día/Semana/Mes. Cada diseño tiene una función específica; por ejemplo, Compacto es la clásica lista ordenada, mientras que Vista previa muestra más detalles de los mensajes de un vistazo.

Elegir la opción correcta depende de lo que necesites ver primero: con una configuración funciona de maravilla, con otra… no tanto. El cambio de vista es inmediato; una vez que la selecciones, Outlook aplica el cambio, así que no dudes en seguir probando hasta que te quede bien.

Cómo personalizar el diseño de Outlook a tu gusto

¿Y si las vistas predefinidas siguen sin ser suficientes? No te preocupes: puedes personalizarlas casi por completo. Outlook te permite ajustar columnas, agrupar, ordenar, filtrar e incluso la apariencia de cada elemento. Esto es lo que realmente hace que todo sea más eficiente: en lugar de buscar ese correo electrónico o contacto en particular, organizas la vista para mostrar solo lo importante. Esto también aplica si tu diseño no te convence, quizás demasiadas columnas, un orden incorrecto o demasiado desorden. Normalmente, jugar con la Configuración de vista en la pestaña Vista funciona. Es un poco aburrido explicar cada opción aquí, pero muchos de los cambios se explican por sí solos una vez que abres el cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada.

• Abra la carpeta que desea modificar.
• Vaya a la pestaña Ver y haga clic en Configuración de vista.
• Desde aquí puedes ajustar:
  • Columnas : agrega o elimina campos como asunto, remitente, fecha o tamaño.
  • Agrupar por : apila mensajes por remitente, fecha o categorías.
  • Ordenar : decide si los correos electrónicos más nuevos se muestran primero o último.
  • Filtro : restringe lo que se muestra según criterios como marcado, no leído o categoría.
  • Formato de columnas : reducir o ampliar columnas, elegir fuentes y alineación.
  • Formato condicional : establece colores o fuentes según ciertas reglas; útil si quieres que los correos electrónicos urgentes se destaquen.
• Pulse Aceptar para ver los cambios.

Creando una vista completamente nueva

¿Te animas a la aventura? Incluso puedes crear tu propia vista desde cero, lo cual es genial si quieres una forma muy específica de ver tus correos o contactos. Este proceso consta de dos pasos: primero, recopila tu configuración y luego guarda la vista para poder reutilizarla cuando quieras.

1. Abra la carpeta donde desea que se aplique su vista personalizada.
2. Haga clic en la pestaña Ver y luego en Cambiar vista > Administrar vistas.
3. Pulse el botón Nuevo en el cuadro de diálogo Administrar todas las vistas.
4. Nombre su vista, elija el tipo (como tabla, tarjeta, calendario) y asígnela a carpetas específicas si es necesario.
5. Haga clic en Aceptar para pasar a la Configuración de vista avanzada.
6. Ahora, personalízalo como antes: agrega columnas, establece filtros, formato, etc. Juega con él hasta que te parezca correcto.
7. Una vez hecho esto, haz clic en Aceptar y cierra la ventana de administración haciendo clic en Aceptar de nuevo.¡Tu diseño personalizado está listo para usar!

Administrar y personalizar otras configuraciones de Outlook

Si quieres que Outlook se adapte a tu estilo, también puedes cambiar las fuentes, los temas e incluso el tamaño del texto.¿Necesitas encontrar ese correo electrónico que enviaste el mes pasado? Puedes ajustar la búsqueda y la vista para que sea más fácil. A veces, pequeños cambios, como ajustar el tamaño de la fuente, marcan una gran diferencia, sobre todo si el valor predeterminado es demasiado pequeño o demasiado grande. Ah, y si alguna vez has enviado demasiado pronto, sí, Outlook tiene una función para cancelar el envío durante unos segundos después de enviarlo, así que no te preocupes si necesitas retractarte de un correo electrónico.

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