Cómo utilizar eficazmente el cuadro de nombres en Excel
No muchos usuarios de hojas de cálculo se molestan en nombrar celdas, constantes o fórmulas directamente en Excel. Pero, sinceramente, hay una razón para ello. Los nombres hacen que las hojas sean mucho más fáciles de leer y navegar, sobre todo si se trabaja con grandes conjuntos de datos. En lugar de intentar recordar referencias de celdas como B27 o D147, se les puede dar un nombre descriptivo como «TotalVentas» o «CantidadEmpleados».Además, es divertido añadir símbolos o caracteres (no me juzguen), lo que le da un toque más personal a la hoja.
Excel tiene dos tipos de nombres: nombres definidos, que son simplemente etiquetas para celdas, rangos o fórmulas, y nombres de tabla, que se asignan al convertir un rango en una tabla. Pero antes de profundizar en la nomenclatura, echemos un vistazo al cuadro de nombres, ese pequeño cuadro a la izquierda de la barra de fórmulas. Es el centro de control donde comienza toda la magia. Al seleccionar una celda, se muestra su nombre actual (como A1).Puede escribir un nombre nuevo allí y, ¡listo!, ese rango o celda ahora tiene una etiqueta descriptiva.
¿Qué es el cuadro de nombre en Excel y dónde se puede encontrar?
El cuadro de nombres es una herramienta que permite asignar nombres rápidamente a celdas, rangos o incluso tablas completas. Se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas. Al hacer clic en una celda (por ejemplo, B2), se mostrará «B2».Si selecciona un rango (por ejemplo, A1:A10), también se mostrará. Puede escribir un nombre directamente en este cuadro para asignarlo a las celdas seleccionadas, lo que agiliza considerablemente la navegación por la hoja de cálculo, especialmente en libros de varias páginas.
Es un poco raro, pero si tu hoja de cálculo contiene muchos datos, asignar nombres adecuados a los rangos ayuda a mantener todo organizado. Una vez que les hayas asignado un nombre, puedes acceder a ese rango en cualquier momento escribiéndolo en el cuadro de nombre y pulsando Intro Enter. Se acabó el desplazamiento interminable y la búsqueda entre pestañas.
Cómo escribir un nombre en el cuadro de nombre
Nombrar celdas o rangos es muy sencillo: primero, selecciona lo que quieras nombrar. Puede ser una sola celda, como D15, o un bloque de datos, por ejemplo, A2:A20. Luego, haz clic en el cuadro de nombre y escribe lo que quieras. No necesitas menús complicados. Una vez que hayas escrito el nombre, pulsa Enterpara guardarlo. A partir de entonces, podrás acceder directamente a ese rango escribiendo el nombre en el cuadro. Funciona de maravilla, incluso con hojas de cálculo grandes.
Por ejemplo, si tiene una lista de nombres de empleados en el rango B2:B50, seleccione esas celdas y escriba «Empleados» en el cuadro de nombres (y luego presione Intro Enter) para poder seleccionarla o consultarla fácilmente más adelante.¿Desea incluir una columna con los salarios de los empleados? Simplemente seleccione ambas columnas (por ejemplo, B2:C50) y asígneles el nombre «DatosEmpleados» o cualquier otro que le resulte más descriptivo. Sea creativo, pero también siga algunas reglas de nomenclatura (más adelante hablaremos de ello).
Algunos usuarios se preguntan: «¿Para qué nombrar los rangos?».Principalmente porque agiliza el proceso y simplifica las fórmulas. En lugar de =SUMA(B2:B50), puedes escribir =SUMA(DatosEmpleados) una vez que el rango tenga nombre. Menos margen de error y una organización más sencilla.
Cómo usar el cuadro de nombre
Una vez que hayas nombrado tus rangos, te mostramos cómo te ayuda.¿Necesitas ir rápidamente a una celda específica? Simplemente escribe el nombre o la referencia de la celda en el cuadro de nombres y pulsa Intro Enter. Por ejemplo, si quieres encontrar la celda B150 en una hoja de cálculo grande, en lugar de desplazarte sin parar, escribe «B150» o «DatosVentas» si le has dado un nombre específico a ese rango. Te llevará directamente allí. Es muy práctico, sobre todo al trabajar con modelos o paneles complejos.
¿Quieres seleccionar varias celdas? Puedes escribir el rango (por ejemplo, A1:A10 o C1:C20) y pulsar Intro Enter. O bien, si has nombrado ciertos rangos, simplemente escribe esos nombres uno tras otro, separados por comas, como «Empleados, Salarios».Excel seleccionará ambas zonas a la vez. Resulta muy útil para configuraciones rápidas o para copiar fórmulas en varias áreas.
Para seleccionar una columna completa, siga el mismo procedimiento: escriba «A:A» o «B:B» en el cuadro de nombres y pulse Intro Enter. Para seleccionar una fila completa, escriba «2:2» o «10:10».Es una forma rápida de manejar grandes bloques de datos sin necesidad de hacer clic ni arrastrar.
Reglas de nomenclatura en Excel: qué nombres se pueden y no se pueden usar.
Esta parte suele confundir a la gente: Excel impone ciertas reglas para que los nombres sean legibles. El primer carácter debe ser una letra, un guion bajo (_) o una barra invertida (\).El resto puede incluir letras, números, puntos o guiones bajos. No se permiten espacios; por ejemplo, no se puede escribir «Ventas totales», pero sí «Ventas_totales».Además, evite nombres que parezcan direcciones de celda, como R2D2 o C3P0, ya que Excel podría interpretarlos como referencias reales.
Otro detalle: los nombres no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que «Employees» y «EMPLOYEES» se consideran lo mismo. Téngalo en cuenta, sobre todo si utiliza varios nombres en fórmulas o VBA.
Utilice el Administrador de nombres para gestionar sus nombres
Si has creado muchísimos nombres o quieres ponerlos a punto, el Administrador de nombres te será de gran ayuda. Lo encontrarás en la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones, o simplemente pulsa el botón Ctrl + F3correspondiente. Muestra una lista de todos los nombres que has configurado hasta el momento. Desde aquí, es muy fácil modificarlos, eliminarlos o crear otros nuevos.
Para editar un nombre existente, selecciónelo y haga clic en Editar…. Puede cambiar el nombre o la forma en que hace referencia a las celdas editando directamente la referencia. Al editar referencias, también puede hacer clic en la flecha junto al cuadro «Se refiere a» para seleccionar rangos visualmente; una función muy útil si sus referencias suelen ser complejas.
¿Necesitas eliminar algunos nombres? Selecciónalos y pulsa Suprimir.¿Vas a eliminar varios? Usa la tecla Ctrl para seleccionar varios nombres o filtra para encontrar los que tengan errores o un ámbito específico. Así la limpieza será más rápida.
En definitiva, familiarizarse con el cuadro de nombres y el administrador de nombres aumenta considerablemente la eficiencia. Es una habilidad sencilla, pero que te facilitará mucho el trabajo con Excel, sobre todo al crear paneles de control o modelos complejos. Porque, sinceramente, a veces las pequeñas funciones de Excel marcan la diferencia entre un dolor de cabeza y un trabajo muy sencillo.
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