Come accedere alla cronologia delle versioni dei file Excel e ripristinare le versioni precedenti

Ti è mai capitato di dover trovare una versione precedente di un file Excel, magari perché qualcuno ha commesso un errore di battitura o perché hai salvato accidentalmente qualcosa di importante? È un po’ frustrante, perché, diciamocelo, Excel non sempre lo rende super ovvio. Fortunatamente, se il file è archiviato su OneDrive, SharePoint o persino in versioni recenti di Office 365, esiste un modo integrato per tracciare e ripristinare le versioni precedenti.È una vera salvezza, soprattutto negli ambienti collaborativi o quando si lavora su un file da un po’ e si deve tornare indietro. Un piccolo avvertimento: alcuni di questi passaggi dipendono da come si è salvata o sincronizzata la cartella di lavoro e, a volte, si tratta di una soluzione con due clic, se si sa dove cercare.

Come accedere alla cronologia delle versioni in Excel su Windows, Mac e Web

Come accedere alla cronologia delle versioni in Excel per Windows:

Se utilizzi Windows e una versione recente di Office, ecco cosa fare: apri la cartella di lavoro di Excel, quindi individua il nome del file in alto. Fai clic sulla piccola freccia rivolta verso il basso accanto ad essa (a volte è una freccia a discesa o un pulsante del menu) e cerca ” Cronologia versioni”. Perché è utile: questa opzione visualizza tutte le versioni salvate automaticamente nel tuo archivio online, così puoi confrontare, ripristinare o semplicemente vedere quali modifiche sono state apportate senza dover cercare nei backup. Quando si applica: ogni volta che hai salvato un file su OneDrive o SharePoint e la sincronizzazione è avvenuta correttamente. Vedrai una barra laterale pop-up con la cronologia delle versioni, completa di timestamp e chi ha modificato cosa. Aspettati di vedere circa 25 versioni se utilizzi un account Microsoft gratuito, ma se utilizzi un account aziendale, questa opzione potrebbe essere personalizzabile in base alle impostazioni dell’amministratore.

1. Apri il file Excel, quindi fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto al nome del file nella parte superiore della finestra. Seleziona Cronologia versioni.

2. Apparirà una barra laterale sulla destra, che mostrerà tutte le versioni salvate con data, ora e informazioni sull’utente. Qui la cosa si fa interessante: puoi cliccare su qualsiasi versione per visualizzarla in una nuova finestra. Immagina di sfogliare un album di ritagli delle tue modifiche.

3. Attiva ” Mostra modifiche” nella parte superiore della barra laterale se vuoi vedere cosa è cambiato e quando. Vedrai le differenze evidenziate e dei piccoli pulsanti a freccia per passare da una modifica all’altra.È un po’ strano, ma su alcune configurazioni è un po’ instabile: a volte devi cliccare o aggiornare la pagina per vedere le ultime modifiche.

4. Per ripristinare una versione precedente, selezionala dall’elenco, quindi premi il pulsante Ripristina nel banner giallo in alto. Individuare la data e l’ora aiuta a confermare che si sta ripristinando la versione corretta. Dopo aver cliccato su Ripristina, la versione precedente sostituirà quella corrente, quindi assicurati di voler davvero tornare indietro.

Al termine, basta chiudere la barra laterale della cronologia delle versioni: si comporta come qualsiasi altra scheda.È abbastanza semplice, ma su alcuni computer ci vuole un secondo per aggiornarla dopo il ripristino.

Altre versioni di Excel su Windows:

Se utilizzi Office 2016 o 2019, potresti non vedere lo stesso menu. Vai invece su File > Cronologia. Perché è utile: il concetto è lo stesso, ovvero accedere ai registri delle versioni in linea, ma la posizione cambia leggermente a seconda della versione. Aspettati un aspetto leggermente diverso, ma l’idea di base è la stessa: trova la versione, rivedila e ripristinala se necessario. A volte, se la funzionalità non è visibile, è perché la suite Office non è connessa correttamente a OneDrive o SharePoint.

Come visualizzare la cronologia delle versioni su Mac:

Per gli utenti Mac, è abbastanza simile a Windows. Con il file aperto, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto al nome del file o all’interno della barra del titolo del documento, quindi scegli “Sfoglia cronologia versioni”. Perché è utile: il sistema di controllo delle versioni del Mac attinge dalle stesse fonti cloud, consentendo di visualizzare i salvataggi precedenti. Vedrai una barra laterale che elenca i diversi punti di salvataggio, con timestamp e la persona che ha apportato la modifica. Fai clic su ” Apri versione” per confrontarla o ripristinarla. In alcune configurazioni, potrebbe essere necessario abilitare il salvataggio automatico o il controllo delle versioni nelle preferenze di sistema o nelle impostazioni di sincronizzazione di iCloud, perché ovviamente Apple deve renderlo più difficile del necessario.

1. Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso o sul menu accanto al nome del file nella barra in alto. Seleziona Sfoglia cronologia versioni.

2. Nella barra laterale, scorri le versioni precedenti: mostrano data, utente e ora. Quando ne trovi una buona, clicca su ” Apri versione”.

3. Confrontalo con la versione esistente. Se è quello che ti serve, clicca su “Ripristina” nel banner giallo. Il file attuale verrà sostituito con la copia precedente.

Visualizzazione e ripristino delle versioni su Excel per il Web:

Stessa storia online. Vai al tuo file in OneDrive o SharePoint, quindi cerca l’ opzione Cronologia versioni nel menu in alto (in alternativa, in File > Informazioni ).Perché è utile: indipendentemente dal dispositivo in uso, la cronologia delle versioni web è sempre disponibile e il ripristino è incredibilmente semplice. Aspettati un elenco di salvataggi con timestamp e informazioni utente: fai clic su uno qualsiasi per visualizzarne l’anteprima. Per ripristinare, fai clic su Ripristina. Vuoi conservare una copia senza sostituire quella corrente? Usa Salva una copia.

1. Apri la cartella di lavoro di Excel online, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto al nome del file, quindi seleziona Cronologia versioni.

2. Appare un pannello che mostra le diverse versioni, simile a quello desktop. Fai clic sulla freccia accanto a una versione per espanderla e visualizzarne l’anteprima.

3. Se è quella giusta, clicca su “Ripristina” in alto. Puoi anche cliccare con il pulsante destro del mouse e scegliere “Salva una copia” se vuoi conservare quella versione come file separato. Al termine, clicca su ” Torna al documento”.

Conclusione

La cronologia delle versioni di Excel è uno strumento molto utile, soprattutto se la sincronizzazione cloud è abilitata correttamente. Non è sempre perfetta; a volte, è necessario aggiornare o attendere un secondo dopo il ripristino, ma è molto meglio che cercare manualmente nei backup. Il segreto è avere i file archiviati su OneDrive o SharePoint e assicurarsi che il controllo delle versioni sia abilitato sulla piattaforma. Una volta che ci si abitua, tornare indietro di qualche salvataggio quando le cose vanno male diventa quasi naturale.

Riepilogo

• Accedi alla cronologia delle versioni tramite il menu file o il menu a discesa.
• Visualizza in anteprima le versioni precedenti con timestamp e informazioni utente.
• Ripristina o salva le copie secondo necessità.
• Assicurati che i tuoi file siano archiviati in servizi cloud che supportano il controllo delle versioni.
• A volte è necessario un rapido aggiornamento o riavvio: Windows e Mac non sono perfetti.

Incartare

Speriamo che questo aiuti a evitare il panico quando ci si rende conto di aver bisogno di un pulsante Annulla per i fogli Excel che non siano semplici comandi di annullamento. Una volta attivato, è un modo piuttosto efficace per recuperare il lavoro perso o rintracciare chi ha modificato cosa. Non è perfetto, ma è meglio che perdere ore di lavoro. Buona fortuna e magari tieni d’occhio i numeri di versione.

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