Come aggiungere e utilizzare efficacemente la copia nascosta nelle email di Outlook

Ti sei mai chiesto cosa sia esattamente un Ccn o come aggiungere segretamente qualcuno alle tue email? Sì, è un problema piuttosto comune. A volte è necessario tenere informati gli altri senza che tutti lo sappiano: magari stai inviando una newsletter o vuoi semplicemente salvare una copia di ciò che hai inviato senza riempire i campi “A” o “Cc”.Capire come farlo in Outlook può sembrare un po’ complicato all’inizio, soprattutto perché il campo Ccn non è sempre visibile per impostazione predefinita. Ma una volta presa la mano, è piuttosto semplice ed eviterà che la tua casella di posta si trasformi in un cumulo di spam o in un groviglio di messaggi di risposta a tutti.

Come aggiungere un Ccn in Outlook

Metodo 1: Abilitazione e utilizzo di Ccn nella versione Web di Outlook

Questo è lo scenario più comune, dato che ormai molti utenti usano Outlook tramite browser. Il pulsante Ccn non è immediatamente visibile, quindi è necessario attivarlo prima. La buona notizia è che non è troppo nascosto una volta che si sa dove cercare.È utile perché non si vuole premere accidentalmente “Rispondi a tutti” e inondare la posta in arrivo di tutti, soprattutto quando si inviano email a un lungo elenco di clienti o colleghi.

• Apri Microsoft Outlook nel tuo browser: vai su Outlook sul Web.
• Fai clic sul pulsante Nuova e-mail o rispondi a un’e-mail di cui fai parte.
• A destra della riga “A” c’è un piccolo pulsante Ccn : se non è visibile, è necessario abilitarlo.
• Premi il pulsante Ccn e il campo dovrebbe apparire sotto i campi “A” e “Cc”.
• Inserisci il tuo indirizzo Ccn o seleziona qualcuno dai tuoi contatti (puoi anche incollare un elenco completo se necessario).Scrivi l’email, quindi premi Invia.

Curiosità: in alcune configurazioni, questo problema sembra verificarsi spesso: a volte si clicca su Ccn, ma non viene visualizzato. Di solito, ricaricare la pagina o riavviare Outlook potrebbe risolvere il problema. Perché, ovviamente, Outlook deve rendere la cosa più difficile del necessario.

Metodo 2: aggiunta di Ccn nell’app Outlook per desktop

Se utilizzi Outlook su Windows o Mac, la situazione è un po’ diversa. A volte, l’opzione rimane nascosta finché non la attivi nella barra multifunzione. Il processo è piuttosto simile su tutte le piattaforme e vale la pena farlo almeno una volta se si inviano continuamente messaggi in copia nascosta.

• Apri l’ app desktop di Microsoft Outlook.
• Crea una nuova email o rispondi a una esistente.
• Vai alla scheda Opzioni nella barra multifunzione nella parte superiore della finestra del messaggio.
• Fare clic sull’icona con i tre puntini (altre opzioni) sul lato destro della barra multifunzione.
• Nel menu a discesa, trova e clicca su Mostra campi, quindi seleziona Ccn. Facile, vero?
• Il campo Ccn dovrebbe apparire sotto le righe “A” e “Cc”.Basta digitare l’indirizzo (o gli indirizzi) e inviare l’email. Fatto, e nessuno saprà che è stato inserito in Ccn a meno che non legga il messaggio inviato.

Questo piccolo trucco è utile perché a volte Outlook nasconde di default la casella Ccn, e potresti non capire perché non c’è. In alcune configurazioni è nascosta, in altre è immediatamente visibile: strano ma vero.

Metodo 3: utilizzo di Ccn in Outlook Mobile su Android e iPhone

Se sei fuori casa, anche Outlook per dispositivi mobili può gestire la copia nascosta, ma è un po’ meno intuitivo. Non è subito chiaro dove si trovi, ma una volta capito, bastano un paio di tocchi.

• Aprire l’ app Microsoft Outlook.
• Tocca Nuova e-mail per iniziare a scrivere.
• Tocca la freccia accanto al campo “A” per visualizzare le opzioni correlate.
• Tocca il campo Ccn : potrebbe essere nascosto dietro la freccia rivolta verso il basso o il menu delle opzioni.
• Inserisci l’indirizzo email della persona che vuoi mettere in copia nascosta. Tocca l’ icona Invia quando sei pronto.È piuttosto veloce una volta che ci avrai preso la mano.

Tieni presente che le versioni per dispositivi mobili a volte possono presentare problemi o nascondere alcune opzioni, soprattutto se l’app non è aggiornata. Se non vengono visualizzate, prova ad aggiornare l’app o a riavviare il telefono. Funziona su alcuni dispositivi, ma non sempre.

Controllo di chi hai inserito in Ccn nelle email inviate

Se in seguito ti chiedi chi hai inserito in Ccn nelle email, Outlook ti permette di dare un’occhiata. Apri la cartella Posta inviata, trova l’email e guarda sotto l’intestazione del messaggio: i destinatari in Ccn, se ne hai inviati, appariranno lì. Un piccolo avvertimento: se l’email non mostra i destinatari in Ccn, significa che non sono stati inclusi o che il client di posta elettronica che stai utilizzando non visualizza queste informazioni.

Una cosa un po’ frustrante: non c’è modo di vedere i Ccn nelle email ricevute. Outlook mantiene segreta questa informazione, quindi avresti bisogno di un altro client di posta elettronica o semplicemente di fidarti del mittente.

Ccn automatico: sì o no?

Outlook non supporta la copia nascosta automatica di default, almeno non in modo nativo.È possibile trovare componenti aggiuntivi di terze parti, ma attenzione: alcuni possono essere poco affidabili o, peggio ancora, causare problemi di sicurezza o compromettere Outlook. Se la copia nascosta automatica è davvero necessaria, le opzioni includono la stampa unione o alcuni script (come VBA), ma questo è un vero e proprio labirinto. Per la maggior parte degli utenti normali, l’aggiunta manuale di copie nascoste funziona correttamente.

Quando dovresti usare Ccn?

Onestamente, la Ccn può sembrare subdola, quindi usatela con saggezza.È più adatta per legittime esigenze di privacy, come l’invio di una newsletter, o quando si desidera conservare un registro delle proprie email senza appesantire l’elenco dei destinatari. Ma attenzione: usare eccessivamente la Ccn o nascondere il destinatario dell’email può risultare poco professionale o poco professionale.

• Inviare un’e-mail di massa in cui i destinatari non devono vedere gli indirizzi degli altri, come una newsletter o un’e-mail promozionale.
• Inserisci il tuo indirizzo in copia nascosta per conservare un ricordo per riferimento futuro senza riempire la cartella Inviati.

Tuttavia, tieni presente che alcuni filtri antispam potrebbero contrassegnare le email in Ccn come spam, soprattutto se l’email sembra sospetta o ha molti destinatari. Inoltre, evita di inserire intere liste di distribuzione in Ccn: potrebbe confondere le regole di Outlook o causare confusione interna.

Incartare

Quindi sì, la funzione Ccn è piuttosto utile una volta che si impara ad aggiungerla in Outlook su diverse piattaforme.È ottima per la privacy, per evitare problemi di risposta a tutti o semplicemente per conservare copie delle email in uscita. La chiave è sapere dove si trova l’opzione e ricordare che a volte Outlook la nasconde senza una buona ragione. Smanettare con il menu delle opzioni di solito risolve il problema.

Riepilogo

• Abilita Ccn in Outlook Web o desktop se non è visibile.
• Utilizzare la scheda Opzioni o i puntini del menu per visualizzare il campo Ccn.
• Tieni presente che Outlook per dispositivi mobili supporta anche la copia nascosta (Ccn), ma potrebbe essere meno ovvio.
• Non è possibile visualizzare i destinatari Ccn nelle email in arrivo: è così che è strutturato.
• Utilizzare la copia nascosta per newsletter, privacy o archiviazione di dati personali; evitare l’uso improprio.

Incrociamo le dita affinché questo aiuti

Se questo aggiornamento funziona, missione compiuta. Un’idea che ha funzionato su più configurazioni e che, si spera, vi risparmierà qualche grattacapo in futuro. In bocca al lupo per trovare la configurazione BCC perfetta!

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