Come calcolare efficacemente la differenza di fuso orario in Microsoft Excel

Quando si gestiscono fogli presenze o si monitorano le ore di lavoro in Excel, è piuttosto comune voler vedere la differenza tra due orari, come l’ora di inizio e di fine. A volte, semplicemente sottraendo i due si ottiene il risultato desiderato, ma altre volte è necessario un piccolo ritocco o una formattazione diversa per renderlo più chiaro. Naturalmente, Excel non è sempre molto intuitivo con gli orari: se non si formatta correttamente, si potrebbero visualizzare numeri strani o date effettive al posto di ore e minuti. Il trucco sta nel sapere quale metodo utilizzare a seconda della situazione e del tipo di risultato desiderato. Dopo averci provato un po’, è abbastanza ovvio che non esiste una soluzione universale, quindi ecco una panoramica di opzioni che aiutano effettivamente a visualizzare informazioni come il totale delle ore lavorate, le pause o qualsiasi altra cosa si desideri visualizzare.

Come correggere le differenze di orario in Excel — Metodi efficaci

Utilizzare le funzioni temporali per risultati di base

Questo è il modo più semplice per iniziare quando si vogliono solo le ore, i minuti o i secondi tra due orari. Perché è utile? Perché funzioni come =HOUR(B2-B1), =MINUTE(B2-B1), o =SECOND(B2-B1)forniscono direttamente queste singole parti. Funzionano solo se gli orari sono formattati correttamente come ora. In molte configurazioni, è la prima cosa che funziona senza problemi. Un piccolo avvertimento: estraggono solo quella parte specifica (ore o minuti), non l’intera differenza in ore e minuti.

Usa la sottrazione + formattazione manuale quando hai bisogno di maggiori dettagli

Se vuoi la differenza di tempo totale in ore e minuti (ad esempio, 3:45 ore, non solo 3 o solo 45 minuti), sottrai i tempi normalmente come =B2-B1. Il problema è che il risultato viene visualizzato come un orario, non come un numero. All’inizio può essere un po’ confuso, perché ovviamente Excel è strano in questo senso. Per visualizzarlo in ore e minuti, devi cambiare il formato della cella:

• Seleziona la cella con il risultato
• Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Formato celle
• Vai alla scheda Numero
• Seleziona Personalizzato dall’elenco a sinistra
• Nella casella Tipo, immettere h:mme premere OK

Questo fa sì che la cella mostri, ad esempio, 3:45 se questa è la differenza. Vuoi i secondi? Basta selezionare h:mm:sso mm:ss. Questo metodo è un po’ macchinoso, ma funziona se hai bisogno di maggiore precisione e si tratta solo di differenza di tempo: non servono formule aggiuntive.

Utilizzare la funzione TESTO per risultati formattati automaticamente (ma attenzione)

Questa è una soluzione intelligente se si desidera che la differenza di orario sia già formattata correttamente come testo, ad esempio “4:30” o “2:15:07”, nella cella. La sintassi è =TEXT(B2-B1, ”h:mm”). Il motivo? Formatta direttamente il risultato, così non è necessario modificare i formati delle celle in seguito. Hai bisogno di secondi? =TEXT(B2-B1, ”h:mm:ss”)Ecco fatto.

Ma una piccola avvertenza: poiché l’output è testo, non è possibile eseguire facilmente ulteriori calcoli direttamente senza riconvertirlo. Tuttavia, ai fini della visualizzazione, è comodo e fa risparmiare un passaggio.

Suggerimento: fai attenzione alla formattazione nelle formule temporali

A volte, è strano: il numero sembra corretto, ma non lo è. Se vedi numeri che sembrano sbagliati, assicurati che gli orari originali siano effettivamente memorizzati come “Ora” (verifica riformattando come Ora ).Inoltre, fai attenzione agli orari che si estendono fino a mezzanotte: in questi casi, potrebbe essere necessario aggiungere 1 alla formula se l’ora di fine è tecnicamente precedente nel corso della giornata.

Onestamente, calcolare il tempo in Excel sembra semplice finché non ci si rende conto delle stranezze di formattazione. In alcune configurazioni, il metodo di sottrazione funziona immediatamente, ma in altre si incorre in stranezze di formattazione o in zeri. Ecco perché avere queste opzioni è utile: scegli quella più adatta alle tue esigenze.

Riepilogo

• Assicurati che i tuoi orari siano formattati come Ora.
• Utilizzare =B2-B1e formattare le celle come h:mm per la differenza totale in ore e minuti.
• Utilizzare funzioni come =HOUR(B2-B1)se fossero necessarie solo parti specifiche.
• OPPURE, =TEXT(B2-B1, ”h:mm”)se preferisci un risultato di testo pronto per essere visualizzato, ricorda solo che in seguito sarà bloccato come testo.
• Fai attenzione agli orari che superano la mezzanotte: aggiungi (o sottrai) 1 giorno se necessario.

Incartare

Le differenze di orario in Excel sono un po’ particolari, ma gestibili una volta appresi i trucchi. Di solito, si tratta di scegliere il metodo giusto per il tipo di risultato desiderato: ore totali, ore e minuti o minuti e secondi. Sperimentate un po’ per vedere quale metodo funziona meglio con i vostri dati. E sì, preparatevi a qualche modifica di formattazione. Spero che questo risparmi qualche grattacapo a qualcuno o almeno elimini la frustrazione di vedere risultati numerici strani.

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