Come condividere o salvare cartelle di lavoro di Excel durante la rimozione delle formule

Condividere un foglio di calcolo Excel senza tutte le formule, i commenti e la formattazione può essere a volte piuttosto complicato, soprattutto se si cerca di mantenere un aspetto pulito e professionale. Forse si desidera semplicemente che qualcuno veda i numeri finali senza rivelare come sono stati calcolati, oppure si desidera condividere una versione che non venga accidentalmente confusa con le formule. Qualunque sia il motivo, ci sono un paio di metodi collaudati per eliminare tutto quel materiale in eccesso e trasformare il foglio di calcolo in un puro cumulo di dati. Questi metodi non sono perfetti e a volte accadono cose strane, come formule che sfuggono o formattazioni non corrette. Ma, nella maggior parte dei casi, funzionano. L’obiettivo è creare una copia pulita e priva di formule che si possa condividere con sicurezza, senza sorprese.

Come rimuovere le formule di Excel utilizzando Incolla speciale

Metodo 1: utilizzare Incolla speciale per eliminare le formule e mantenere solo i dati

Questa è una mossa classica in Excel. Perché? Perché è semplice, veloce e non richiede di armeggiare con macro o VBA. L’idea è di copiare i dati e poi incollarli di nuovo come “Valori”.In questo modo, Excel sostituisce tutte le formule con l’ultimo risultato calcolato e si ottiene un foglio bianco. Questa soluzione è particolarmente utile se si accetta di perdere le formule ma si desidera mantenere tutto il resto, come la formattazione, i commenti, ecc., se non si selezionano le opzioni giuste.

Ecco come funziona: quando si incollano solo i valori, tutte le formule vengono sostituite dai rispettivi risultati statici. Quindi, condividere questo foglio significa che nessuno può visualizzare le formule, ma solo i numeri visualizzati. Di solito, questo metodo è affidabile, ma in alcune configurazioni, soprattutto se il foglio si collega a fonti esterne, alcune formule potrebbero tornare indietro o non essere chiare come previsto. Tuttavia, il più delle volte, funziona.

Aspettatevi di vedere il vostro foglio di lavoro trasformarsi in dati semplici, senza formule, ma mantenendo la maggior parte della formattazione, a meno che non scegliate di rimuoverla. Su alcuni computer, il copia-incolla può rallentare o bloccarsi per un secondo: un po’ strano, ma questo è Excel.

Apri il tuo documento Excel e segui questi passaggi:

Apri il foglio di lavoro duplicato

• Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio, seleziona Sposta o Copia, quindi seleziona Crea una copia e fai clic su OK.È meglio lavorare su questa copia in modo che l’originale rimanga al sicuro.

Seleziona tutte le celle nel duplicato

• Premi Ctrl + A(Windows) o Command + A(Mac).In alternativa, fai clic sulla piccola icona a triangolo nell’angolo in alto a sinistra del foglio, quello in cui si incontrano i numeri di riga e le lettere di colonna, per selezionare tutto.

Copia tutto

• Premere Ctrl + Co Command + C. Ora tutti i dati sono negli appunti.

Incolla come valori

• Vai alla scheda Home, clicca sulla freccia sotto l’ icona Incolla, quindi seleziona l’ icona Valori. In alternativa, scegli Incolla speciale dal menu, quindi seleziona Valori e premi OK.

Questo grande passo elimina le formule, eliminando i numeri statici. Ora il tuo foglio mostra solo i dati, senza calcoli in background.

Salva il foglio pulito

• Fai clic su Ctrl + S(Windows) o Command + S(Mac).Scegli un nome, salva come “.xlsx” (cartella di lavoro di Excel) e sei pronto per iniziare.

Salvare fogli di lavoro senza formule utilizzando il codice VBA

Se lavori con molti fogli o desideri un approccio più automatizzato, VBA (Visual Basic for Applications) può semplificarti la vita. Questo è particolarmente utile se devi farlo frequentemente o con più fogli, perché puoi eseguire una macro che sostituisce automaticamente le formule con i valori. Il trucco? Devi abilitare la scheda Sviluppo e avere qualche nozione di base sulle macro: non troppo complicata, ma comunque un passo avanti rispetto al copia e incolla manuale.

Ecco un semplice script VBA che converte tutte le formule nella cartella di lavoro nei loro valori correnti:

Sub Formulas_into_Values() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook. Worksheets ws. Cells. Copy ws. Cells. PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Next ws Application. CutCopyMode = False End Sub

Come eseguirla? Apri il file duplicato, premi Alt + F11per aprire l’editor VBA, quindi vai su Inserisci > Modulo, incolla il codice e premi F5per eseguirla. La macro copia tutte le celle, quindi incolla i valori sulle formule, appiattendo di fatto tutto. Non so perché, ma a volte Excel crea problemi su fogli di grandi dimensioni o quando è collegato a dati esterni, quindi salva un backup prima di eseguire le macro.

Una volta terminato, basta salvare il lavoro e potrai condividerlo senza dover tenere traccia delle formule.

Crea e condividi fogli Excel senza formule

Tutto sommato, che tu preferisca farlo manualmente con Incolla speciale o automatizzarlo con VBA, questi trucchi ti aiuteranno a produrre fogli di calcolo condivisibili e puliti. Ricorda solo: fai sempre un backup prima di eliminare le formule, perché una volta eliminate, non ci saranno più. Inoltre, alcune formattazioni o commenti potrebbero non sopravvivere perfettamente al processo, quindi ricontrolla il foglio finale.

Speriamo che questi metodi riducano i vostri noiosi lavori di pulizia e rendano la condivisione un po’ meno snervante. Non so perché funzioni, ma in alcune configurazioni è come se Excel avesse bisogno di una spintarella per trasformare le formule in dati statici. Buona fortuna!

Riepilogo

• Copia il foglio, quindi incolla come valori speciali per rimuovere le formule.
• Utilizzare macro VBA per la rimozione di formule in blocco o ripetitive.
• Eseguire sempre un backup prima di eliminare le formule.
• Salvare in formato “.xlsx” per la condivisione.

Incartare

In fin dei conti, si tratta di trovare la soluzione migliore per la situazione. Il copia e incolla manuale funziona bene per fogli di piccole dimensioni, mentre VBA è più indicato se lo si fa spesso o con molti fogli. Tenete a portata di mano dei backup e non dimenticate di ricontrollare la versione finale. Incrociamo le dita affinché questo aiuti a semplificare il processo di condivisione: ha funzionato per la maggior parte delle persone che conosco, quindi ci sono buone probabilità che faccia lo stesso anche per voi.

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