Come convertire i file Excel in PDF senza utilizzare applicazioni di terze parti

Molti non sanno che Excel ha un modo integrato per trasformare i fogli di calcolo in PDF senza dover ricorrere a qualche app di terze parti o a un convertitore online che potrebbe essere poco pratico. Onestamente, questa funzionalità può far risparmiare un sacco di tempo se si desidera semplicemente esportare rapidamente report, presentazioni o condividere file in modo sicuro. Inoltre, è piuttosto strano quanto sia semplice: una volta appresi i passaggi, bastano un clic o due per inviare un PDF ordinato invece di quel macchinoso file Excel. E sì, funziona sia con l’ultima versione di Microsoft 365 che con la versione online gratuita di Excel, quindi non pensare di aver bisogno di abbonamenti costosi.

È molto pratico, soprattutto quando si lavora su un documento confidenziale o si ha bisogno che la formattazione sia impeccabile. Il PDF salvato può essere protetto da password, il che è utile per i dati sensibili. Inoltre, i PDF tendono a essere più compatibili tra i dispositivi; nessuno vuole aprire un foglio di calcolo sul telefono e armeggiare con le dimensioni delle celle o i font, giusto? Invece, si ottiene un file pulito e ordinato che si apre ovunque.

Come convertire Excel in PDF

Salva un file Excel come PDF

Per farlo senza dover usare app strane, basta usare le funzioni “Salva con nome” o “Esporta” di Excel. Ecco cosa funziona di solito:

• Apri il file Excel che vuoi trasformare in PDF.
• Fare clic sulla scheda File in alto a sinistra (sì, quella con la grande icona dell’ufficio).
• Seleziona Salva con nome. Se questa opzione non funziona o sembra obsoleta, usa Esporta : fanno più o meno la stessa cosa.
• Scegli dove salvare il file. Di solito è meglio salvare il desktop o una cartella specifica.
• Digita un nome per il tuo PDF nella casella Nome file.
• Nel menu a discesa Salva come tipo, seleziona PDF (*.pdf).
• Fai clic su Salva. Il processo di esportazione si avvia e non preoccuparti, a volte ci vuole un secondo: non annullarlo.
• Dopo un po’, il tuo nuovo PDF sarà esattamente dove gli hai detto di andare. Fatto!

In alternativa, nelle versioni più recenti di Excel è possibile utilizzare il menu Esporta, trovare “Crea documento PDF/XPS” e seguire le istruzioni. Ho notato che funziona anche a meraviglia, soprattutto se si desidera un maggiore controllo sull’intervallo o se si desidera includere determinati fogli.

E onestamente, questo è praticamente tutto. Non c’è bisogno di perdere tempo con convertitori online che a volte creano problemi di formattazione o mettono a rischio la privacy. Bastano un paio di clic e il gioco è fatto.

Vantaggi della conversione di Excel in PDF

Quindi, perché preoccuparsi dei PDF invece di condividere direttamente i file Excel? Ecco i dettagli:

• Risparmia tempo e spazio: non c’è bisogno di scaricare programmi aggiuntivi o caricare dati su siti poco affidabili. Puoi semplicemente usare ciò che è già presente in Excel.
• La sicurezza prima di tutto: i PDF possono essere protetti da password, riducendo notevolmente la probabilità di sguardi indiscreti o modifiche accidentali. Ideale per i dati sensibili.
• Compatibile con più piattaforme: i PDF si aprono allo stesso modo su Windows, Mac, Android o iOS, senza formattazioni strane o font mancanti, a differenza di quanto accade talvolta con i file Excel.
• File più piccoli: i PDF sono solitamente molto più compatti delle cartelle di lavoro di Excel, rendendo più agevoli i caricamenti tramite e-mail e cloud.

Tutto sommato, invece di passare da uno strumento online all’altro o installare software aggiuntivi, utilizzare l’esportazione PDF integrata di Excel è una mossa azzeccata. Rende le cose semplici ed efficaci, soprattutto se si desidera semplicemente una copia portatile e dall’aspetto gradevole del foglio di calcolo.

• Controlla se le opzioni “Salva con nome” ed “Esporta” di Excel funzionano
• Assicurati che il tuo file sia pronto per l’esportazione, senza modifiche non salvate o errori
• Scegli la posizione di salvataggio e il nome file corretti

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