Come creare e navigare nell’organigramma di Microsoft Teams

Capire chi è chi in azienda può diventare complicato, soprattutto se gli organigrammi sono un po’ malfunzionanti o non impostati correttamente. Quando si utilizza Microsoft Teams, è davvero utile avere un quadro chiaro della gerarchia, soprattutto se si cerca di capire chi riporta a chi o semplicemente di farsi un’idea della struttura aziendale senza dover scorrere infinite email. Il problema è che tutto dipende da quanto bene vengono gestite le informazioni di Azure Active Directory (AAD).Se in AAD non sono presenti le giuste qualifiche, i manager e i reparti, l’organigramma di Teams non fornirà molte informazioni. Perché, ovviamente, Teams estrae le informazioni sulla gerarchia direttamente da lì. Quindi, se sono errate o obsolete, l’organigramma non mostra nulla di utile o semplicemente non funziona. Il trucco è assicurarsi che Azure AD contenga i dati corretti. Il processo è principalmente per gli amministratori e, sì, comporta l’accesso al portale di Azure da un computer desktop: i dispositivi mobili non sono sufficienti. Inoltre, l’aggiornamento di queste informazioni non è immediato; La sincronizzazione potrebbe richiedere del tempo, quindi non agitarti se le modifiche non vengono visualizzate immediatamente. Inoltre, questa configurazione è utile soprattutto su desktop, per le chat e i profili in Teams. Se stai cercando di visualizzare la gerarchia sul tuo dispositivo mobile, è un’altra storia, più simile a un elenco di membri che a un organigramma dinamico. Ecco come funziona di solito: impostare le informazioni in Azure AD aiuta Teams a generare la visualizzazione della gerarchia e, se vuoi vedere come tutto si integra, devi prima svolgere un po’ di lavoro amministrativo. Questa non è solo una funzionalità estetica; semplifica effettivamente la comunicazione e chiarisce chi è responsabile di cosa. Tieni presente che alcune configurazioni possono essere un problema e, a volte, il problema è che funziona una volta e non funziona due volte. Ma farlo bene rende la routine quotidiana un po’ meno caotica.

Come impostare l’organigramma in Azure Active Directory

Ottenere le informazioni corrette sul lavoro in Azure AD: perché è importante

Questo è il motivo principale per cui il tuo organigramma in Teams potrebbe altrimenti essere uno scherzo. Compilando la qualifica, il reparto e le informazioni del responsabile di ogni utente, Teams può generare una gerarchia basata su dati reali. Se queste informazioni sono scarse o mancanti, il tuo organigramma sarà frammentario o totalmente inutile. Onestamente, questo vale quando vedi i membri del tuo team elencati ma il supporto non viene visualizzato o la gerarchia sembra completamente sbagliata. La sfida più grande? Solo gli amministratori o le persone con accesso ad Azure AD possono farlo. In alcune configurazioni, se la tua azienda utilizza attributi personalizzati o uno schema fortemente personalizzato, dovrai approfondire un po’ o persino creare script per alcuni aggiornamenti in blocco. Aspettati che dopo queste modifiche, la gerarchia diventi più intelligente, mostrando chi riporta a chi e offrendoti una rapida panoramica dei livelli aziendali. Nota che in alcune configurazioni questo non funziona le prime volte, poi riprende magicamente a funzionare dopo un riavvio o la cancellazione della cache. Strano, ma ehi, questo è Windows e Azure.

Procedura dettagliata: aggiornamento delle informazioni utente in Azure AD

Apri il portale di Azure Active Directory all’indirizzo https://portal.azure.com/. Accedi con il tuo account amministratore. Se non hai accesso, chiedi all’amministratore di sistema di farlo per te.
Dal menu a sinistra, fai clic su Azure Active Directory per accedere alle impostazioni del tuo dominio. Quindi, vai su Utenti.
Trova l’utente che vuoi aggiornare. Puoi cercare per nome o email.
Fai clic sul suo profilo, quindi seleziona “Modifica proprietà” in alto. Si aprirà la pagina informativa dell’utente.
Scorri verso il basso fino a “Informazioni sul lavoro” o campi di attributi personalizzati simili, se la tua configurazione li prevede. Inserisci il titolo, il reparto, la sede dell’ufficio e così via: qualsiasi informazione che contribuisca a creare una gerarchia chiara.
Per assegnare un responsabile (fondamentale per il funzionamento dell’organigramma), trova il campo Responsabile, clicca su Aggiungi Responsabile, quindi seleziona la persona desiderata dall’elenco. Sì, è per lo più un processo di ricerca e selezione.
Fai clic su Salva in basso, quindi ripeti l’operazione per gli altri utenti. Probabilmente dovrai aggiornare la cache o attendere un po’ affinché le informazioni vengano propagate in Teams.

Come visualizzare l’organigramma in Microsoft Teams sul desktop

Preparare il terreno: cosa bisogna fare in anticipo

Una volta compilate correttamente le informazioni di Azure AD, è possibile visualizzare la gerarchia all’interno di Teams, se sono state assegnate le autorizzazioni appropriate. Questa funzionalità è limitata alle chat individuali; non è ancora disponibile una visualizzazione completa dell’organigramma per interi team, il che è un vero peccato.È necessario aver effettuato l’accesso a un account aziendale, correttamente sincronizzato con i dati corretti. Inoltre, non aspettatevi che vengano mostrati interi reparti, ma solo la linea di reporting della persona con cui si sta chattando. Se questi dettagli non vengono compilati, l’organigramma sarà vuoto o incomprensibile.

Come aprire l’organigramma in Teams

Avvia Microsoft Teams e vai alla scheda Chat sulla barra laterale.
Seleziona una conversazione con la persona che vuoi esplorare.
In alto a destra della chat, fai clic sull’icona o sulla scheda Organizzazione.
Apparirà il diagramma gerarchico, che mostrerà chi risponde a chi e persino i rispettivi titoli di lavoro sotto le icone.
È possibile fare clic su qualsiasi utente in questo diagramma per ottenere maggiori dettagli o cercare qualcun altro nella barra di ricerca. Queste informazioni dipendono da quanto bene è stato configurato il profilo di Azure AD.

Visualizzazione dell’organigramma su dispositivi mobili

Perché è limitato per gli utenti mobili

L’app mobile non supporta ancora la visualizzazione dell’organigramma, il che è un po’ deludente. Invece, si ottiene una visualizzazione a elenco dei membri di un team, con nomi e ruoli, non la stessa di un diagramma gerarchico. Per avere un’idea della struttura, è possibile aprire l’ elenco dei membri tramite il menu a tre punti accanto al nome di un team o di un’organizzazione, quindi toccare ” Visualizza membri”. Non è perfetto, ma è meglio di niente.

Suggerimenti rapidi per dispositivi mobili

Apri l’app Teams e accedi.
Vai alla scheda Team in basso.
Tocca i tre punti accanto alla tua organizzazione o al tuo team e scegli Visualizza membri.
Visualizza l’elenco dei membri con i loro ruoli oppure tocca un utente per visualizzare il suo profilo e ottenere maggiori dettagli.

Gestione degli utenti e delle informazioni per mantenere le cose chiare

Se la chiarezza organizzativa è importante, incoraggia il tuo team di amministrazione a mantenere ordinate le informazioni AAD. Aggiornare titoli, manager e informazioni di reparto è essenziale se vuoi che la visualizzazione gerarchica di Teams sia utile. Inoltre, per il tuo account, è consigliabile controllare regolarmente le informazioni del tuo profilo: a volte, dati obsoleti possono creare confusione o informazioni gerarchiche mancanti. Se la tua azienda utilizza attributi o feed di dati personalizzati, potresti dover modificare tali impostazioni o chiedere a chi gestisce la tua directory di farlo.

Tutto sommato, la configurazione non è proprio infallibile e a volte il diagramma gerarchico può essere un po’ complicato. Ma una volta installato e funzionante, è sorprendentemente utile per rapidi controlli organizzativi senza dover rovistare nella documentazione interna. Tieni presente che il processo di configurazione può variare a seconda delle policy dell’amministratore e del livello di controllo che hai su Azure AD. Se le cose non funzionano, ricontrolla prima le informazioni e le autorizzazioni dell’utente: di solito sono queste le cause.

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