Come creare un calendario di gruppo collaborativo in Microsoft 365

Gestire i calendari di gruppo in Office 365 a volte può essere un po’ complicato.È molto utile quando tutti sono sulla stessa lunghezza d’onda, letteralmente, che si tratti di pianificare riunioni di gruppo, condividere programmi o semplicemente cercare di tenere traccia delle prenotazioni delle risorse. Ma onestamente, creare, condividere e gestire questi calendari non è sempre così semplice come cliccare su un pulsante. Spesso, le persone si imbattono in strani problemi di autorizzazione, confusione sui gruppi di calendari o semplicemente non riescono a far funzionare la condivisione senza problemi su diverse app e dispositivi.

Quindi, se non riesci a impostare un calendario di gruppo che funzioni davvero in Outlook o Teams, ecco un riepilogo di ciò che ha funzionato in base all’esperienza pratica. Non è sempre perfetto, ma è meglio che strapparsi i capelli o aspettare che Microsoft risolva il problema. L’obiettivo è contribuire a creare uno spazio condiviso che tutti possano vedere e magari modificare, se lo desiderano, rendendo la pianificazione meno un incubo.

Come condividere un calendario di gruppo in Office 365 (Outlook e Teams)

Creare un nuovo calendario da zero e condividerlo tramite Outlook sul Web

Questo metodo è utile se si desidera il controllo totale o se si desidera impostare un nuovo calendario separato dalla pianificazione principale.È un po’ strano, ma a volte le opzioni integrate in Outlook sul Web non aggiungono subito le autorizzazioni necessarie, quindi un rapido test con un account fittizio può essere utile prima di condividerlo con il team.

• Accedi a Outlook tramite un browser web e vai su Calendario. Puoi accedervi tramite Outlook sul Web.
• Fai clic sul link “Aggiungi calendario” nel pannello di sinistra o in alto, che potrebbe essere un po’ nascosto sotto il menu “Altro”.A volte è visualizzato come un’icona più (+).
• Seleziona Crea calendario vuoto. Assicurati di dargli un nome chiaro, come “Programma del team” o “Calendario del progetto XYZ”.
• Scegli un colore o un ciondolo se ti piace; aiuta a distinguere il calendario a colpo d’occhio. In Aggiungi a, scegli il gruppo di calendari giusto, ad esempio ” I miei calendari”, oppure crea un nuovo gruppo personalizzato.
• Fai clic su Salva. Il tuo nuovo calendario apparirà ora nell’elenco.
• Fai clic destro su di esso (o fai clic sui punti “Altro”) e seleziona Condivisione e autorizzazioni.È qui che avviene la magia, o forse no, a seconda delle impostazioni.
• Inserisci gli indirizzi email o i nomi dei contatti di tutti coloro con cui desideri condividere il calendario. Per ognuno, imposta il livello di autorizzazione: se desideri che le persone possano aggiungere o rimuovere eventi, seleziona ” Può modificare”. In caso contrario, ” Può visualizzare” funziona solo in modalità di sola lettura.
• Fai clic su “Condividi” e ripeti la procedura per gli altri. Gli utenti esterni, ovvero quelli esterni alla tua organizzazione, riceveranno un’email con un link per accettare. Tieni presente che gli utenti esterni in genere non possono apportare modifiche a meno che tu non abbia impostato tutto lì.

Le persone con cui condividi il calendario riceveranno un’email che chiederà loro di accettare. A volte, se il problema persiste, un rapido aggiornamento del browser o un nuovo accesso a Outlook possono essere d’aiuto.

Come impostare e condividere un calendario in Outlook Desktop

Questa è un po’ più macchinosa, ma è quella a cui la maggior parte delle persone è abituata. Il processo è simile, ma alcune opzioni è meglio nasconderle. La chiave è creare una nuova cartella per il calendario e poi condividerla, proprio come nella versione web, solo che ora è più nativa di Windows.

• Apri Outlook e clicca sull’icona Calendario in basso.
• Nella scheda Home, trova il gruppo Gestisci calendari e fai clic su Apri calendario.
• Seleziona Crea nuovo calendario vuoto.
• Un piccolo popup chiede un nome: assicurati che sia chiaro e pertinente. Scegli un punto preciso, di solito sotto la cartella principale del calendario.
• Fai clic con il pulsante destro del mouse sul calendario appena creato nell’elenco e scegli Condividi → Condividi calendario. Si aprirà una finestra.
• Aggiungi indirizzi email o contatti, aggiungi un messaggio se vuoi, quindi premi Invia. Riceveranno l’invito e, se lo accetteranno, saranno ammessi.

Alcuni sostengono che su Outlook desktop la condivisione non funzioni sempre al primo tentativo. A volte, riavviare Outlook o persino il PC può essere utile se le autorizzazioni di condivisione sembrano strane o non si propagano.

Aggiungere calendari condivisi in Microsoft Teams

Ed è qui che l’integrazione diventa più completa. Se il tuo team utilizza Teams, puoi aggiungere un calendario condiviso direttamente a un canale, senza dover gestire autorizzazioni complesse e tutti possono vedere e aggiungere eventi se gliene concedi l’accesso.

1. Seleziona un canale in Teams, quindi premi l’ icona della scheda + in alto.
2. Cerca “Calendario Canale” e clicca su “Aggiungi”. Questo sarà il tuo spazio condiviso per riunioni, scadenze e qualsiasi altra cosa.

In questo modo, tutti nel canale possono visualizzare facilmente gli eventi in programma e pianificarli senza dover passare da un’app all’altra. Tuttavia, tieni presente che questo calendario è principalmente per la pianificazione delle riunioni e potrebbe non sincronizzarsi perfettamente con i calendari condivisi di Outlook, a meno che non sia configurato correttamente.

Utilizzo dei gruppi di calendario per una migliore organizzazione

In Outlook, gestire più calendari potrebbe risultare complicato, soprattutto se ne hai molti provenienti da progetti o risorse diversi. I gruppi di calendari sono una vera salvezza, consentendoti di visualizzare più calendari affiancati sotto un unico ombrello.

• In Outlook sul Web, fai clic con il pulsante destro del mouse su ” I miei calendari” o “Altri calendari” e seleziona ” Nuovo gruppo di calendari “.Assegnagli un nome descrittivo, ad esempio “Marketing” o “Pianificazione del secondo trimestre”.
• In Outlook desktop, vai su Calendario, quindi Home → Gruppi di calendario → Crea nuovo gruppo di calendario. Aggiungi membri sfogliando i tuoi contatti o nella rubrica.

Questo è davvero utile se stai cercando di confrontare rapidamente i calendari o trovare sovrapposizioni senza dover attivare/disattivare decine di calendari singolarmente. Ricorda solo che, a seconda delle impostazioni dell’amministratore, alcune opzioni potrebbero essere disattivate o limitate.

Creare calendari condivisi, impostare autorizzazioni e gestire gruppi non è sempre una passeggiata. A volte si tratta solo di provare diversi livelli di autorizzazione, reinviare gli inviti o riavviare l’app. La buona notizia: una volta che tutto funziona, semplifica davvero il coordinamento del team: finalmente, niente più infinite catene di email che chiedono “Sei disponibile?”

Riepilogo

• Creati nuovi calendari in Outlook Web e desktop, quindi condivisi con i membri del team.
• Imposta le autorizzazioni per assicurarti che tutti possano aggiungere o semplicemente visualizzare gli eventi.
• Aggiunti calendari ai canali Microsoft Teams per tenere tutti aggiornati.
• Sono stati organizzati più calendari con gruppi di calendari per una migliore panoramica.

Incartare

Onestamente, gestire i calendari di gruppo può ancora essere complicato, soprattutto con i continui cambiamenti di Microsoft. Ma se seguite i passaggi qui, almeno non inciamperete più alla cieca. Spesso, è solo una questione di autorizzazioni, di attendere qualche minuto o di aggiornare la cache. Se volete essere ancora più precisi, ricontrollate le impostazioni di condivisione nell’interfaccia di amministrazione di Office 365 : a volte le autorizzazioni nel backend necessitano di modifiche. Incrociamo le dita affinché questo dia un mal di testa in meno a qualcuno.

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