Come creare un gruppo di posta elettronica in Outlook

Creare un gruppo di posta elettronica, o gruppo di contatti, in Microsoft Outlook è una vera salvezza quando si è stanchi di digitare sempre la stessa lunga lista di email. Che si utilizzi Outlook sul web, sul desktop o persino su dispositivi mobili, sapere come configurarlo significa meno problemi e più tempo per fare, non so, quello che si fa.È particolarmente utile se si gestisce un progetto, si inviano inviti a eventi o si ha semplicemente una cerchia di contatti frequenti. In pratica, una volta impostato, si invia un’email solo al nome del gruppo e tutti ricevono il messaggio. Niente più copia-incolla o aggiunte manuali ogni volta, il che è piuttosto scomodo. Quindi, in questa guida, imparerai a creare, modificare ed eliminare questi gruppi su diverse piattaforme. Perché, naturalmente, ognuno ha le sue peculiarità e a volte Outlook si rifiuta di collaborare.

Come creare e gestire gruppi di posta elettronica in Outlook

Metodo 1: creazione di un gruppo di contatti in Outlook sul Web

Se sei costretto a usare Outlook tramite browser sul tuo PC o Mac, questa è la soluzione.È semplice ma un po’ nascosta nei menu, quindi ecco la procedura dettagliata. Perché è utile: più facile gestire più contatti, più veloce inviare email, soprattutto se invii email costantemente alle stesse persone. Se fatto correttamente, otterrai un elenco di contatti pronto per l’invio di email con un paio di clic. Aspettati di vedere il tuo nuovo gruppo apparire in “Persone” una volta terminato, e potrai sempre tornare indietro in seguito e modificarlo.

Apri il browser e vai su Outlook.com. Accedi se non l’hai già fatto.
Fare clic su Persone nella barra laterale sinistra (a volte si trova sotto la griglia di avvio delle app se ci si trova nell’interfaccia principale di Outlook).
Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto a Nuovo contatto (o cerca Nuovo elenco contatti).Se non lo vedi, prova prima a cliccare su Nuovo, quindi cerca l’opzione elenco.
Nella nuova finestra, digita un nome chiaro per il tuo gruppo nel campo Nome elenco contatti. Qualcosa come “Pranzo di gruppo” o “Progetto X”, a seconda delle tue esigenze.
Fai clic su Aggiungi indirizzi email e digita gli indirizzi email dei contatti, premendo Invio o una virgola dopo ogni indirizzo per separarli. Suggerimento: copiare e incollare da un altro elenco consente di risparmiare tempo.
Se vuoi, aggiungi una breve descrizione nel campo Descrizione, ad esempio “Inviti alle riunioni settimanali” o “Amici dell’università”.
Infine, fai clic su Crea o Salva. Et voilà, il tuo gruppo è pronto.

Metodo 2: creazione di un gruppo di contatti nell’app desktop di Outlook

Questa è per gli utenti Windows che usano Outlook.È leggermente più intuitiva una volta che ci si abitua al layout, e si possono aggiungere contatti direttamente dai Contatti o dalla Rubrica di Outlook. Un po’ strano, ma funziona: a volte si blocca anche se si è sfortunati, ma di solito è affidabile. Aspettatevi che appaia un nuovo gruppo nella visualizzazione Persone e potete fare clic con il pulsante destro del mouse per modificarlo o eliminarlo in seguito.

Apri Outlook sul tuo PC o Mac.(Su Mac, il menu potrebbe essere leggermente diverso, ma cerca Persone o Contatti.)
Vai a Persone, solitamente tramite l’icona nell’angolo in basso a sinistra o tramite la barra dei menu.
Fai clic su Nuovo gruppo di contatti nella parte superiore della finestra. Se è disattivato, assicurati di essere nella visualizzazione corretta o che l’app non si blocchi.
Nel campo Nome, assegna un nome descrittivo, qualcosa che riconoscerai in seguito.
Fai clic su Aggiungi membri: vedrai le opzioni per aggiungere contatti da Contatti di Outlook, Rubrica o creare un Nuovo contatto e-mail. A seconda delle tue esigenze, scegli l’opzione giusta. Suggerimento: usa Dai contatti di Outlook se i tuoi contatti sono già salvati lì.
Seleziona i contatti da aggiungere (seleziona le caselle), quindi fai clic su OK o Aggiungi.
Al termine, fai clic su Salva e chiudi. Il tuo nuovo gruppo di contatti sarà ora disponibile nella tua rubrica.

Metodo 3: Eliminazione o modifica dei gruppi

Forse un gruppo è diventato troppo piccolo o qualcuno ha abbandonato il progetto, o qualsiasi altra cosa. Modificare o rimuovere gruppi è piuttosto semplice, ma, ancora una volta, dipende dalla piattaforma. Se sei sul web, trova il gruppo in Persone, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Modifica o Elimina. Sull’app desktop, trovalo nell’elenco dei contatti, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli l’opzione desiderata. Una breve nota: Outlook a volte non si sincronizza immediatamente, quindi se le modifiche non vengono visualizzate subito, attendi un minuto o riavvia l’app.

È possibile farlo su dispositivi mobili?

Più o meno. L’app Outlook per iPhone o Android non consente di creare direttamente nuovi gruppi di contatti. Strano, vero? È possibile visualizzarli se sono già stati creati online o sul desktop, ma crearne di nuovi in genere significa tornare al web o al desktop. Una soluzione alternativa è creare gruppi nell’app Contatti del dispositivo, ma questo è un altro grattacapo. Quindi sì, per ora, probabilmente è meglio configurarli su un computer e usare semplicemente l’app mobile per inviare o controllare i messaggi.

Invio di e-mail al tuo gruppo

Una volta impostato il gruppo, inviare messaggi è un gioco da ragazzi. Basta iniziare a scrivere un’e-mail e digitare il nome del gruppo nel campo A come se fosse una normale e-mail. Outlook spesso suggerisce i gruppi mentre digiti. Quando selezioni un gruppo, l’e-mail viene inviata a tutti i membri dell’elenco: molto utile quando si coordinano o si aggiornano più persone contemporaneamente. Funziona su tutte le piattaforme, quindi non preoccuparti se cambi dispositivo a metà progetto.

Conclusione

Creare gruppi di contatti in Outlook è una di quelle funzionalità poco note che possono davvero far risparmiare un sacco di tempo. Certo, ogni piattaforma ha le sue peculiarità, ma una volta presa la mano, ti chiederai come hai fatto a farne a meno. Non è perfetto: a volte la sincronizzazione è lenta o i contatti non vengono visualizzati subito, ma è sempre meglio che digitare 20 email ogni settimana. Speriamo che questo dia una spinta sufficiente per organizzare i gruppi e far partire le email.

Riepilogo

Per creare gruppi, utilizza l’app Web o desktop di Outlook.
Aggiungi i contatti dall’elenco dei contatti o manualmente.
Modifica o elimina i gruppi secondo necessità.
Non è ancora possibile creare gruppi sui dispositivi mobili, quindi è necessario organizzarsi di conseguenza.
Quando invii un’e-mail, digita il nome del gruppo e il gioco è fatto.

Incartare

Tutto sommato, la configurazione di gruppi di contatti richiede pochi minuti, ma si rivela molto utile quando si inviano molte email. Non capisco perché Outlook lo renda ancora così complicato sui dispositivi mobili, ma su desktop o sul web è piuttosto gestibile. Se vi bloccate, ricordatevi di ricontrollare che il gruppo sia salvato e visibile nei contatti. Incrociamo le dita, che questo aiuti a ridurre un po’ il caos delle email.

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