Come creare un organigramma efficace in Word, Excel e PowerPoint
Grafici e diagrammi sono strumenti visivi estremamente utili, soprattutto quando si desidera rendere davvero chiara la rendicontazione o la gerarchia di un’azienda. Se hai mai dovuto mostrare chi riporta a chi in un team, in un reparto o in un’intera azienda, creare un organigramma in Microsoft Word, Excel o PowerPoint è la soluzione ideale. A volte, basta inserire un modello, ma se hai bisogno di qualcosa di più personalizzato, come aggiungere informazioni personalizzate, foto o creare una struttura unica, sapere come crearlo da zero utilizzando SmartArt può fare la differenza. Il processo non è sempre semplice, soprattutto se non l’hai mai fatto prima, quindi ecco una guida con suggerimenti e trucchi utili per creare un organigramma pulito e dall’aspetto professionale in pochissimo tempo.
Come creare un organigramma in Word, Excel o PowerPoint
Utilizza un modello per risparmiare tempo e iniziare rapidamente
I modelli sono una buona soluzione se si desidera qualcosa di veloce e colorato. Da TemplateLab, è possibile scaricare file modificabili gratuiti che mostrano la struttura di diversi team o aziende. Basta scaricarli, sostituire i nomi e i titoli di esempio e il gioco è fatto.È un po’ strano, ma questi modelli sono molto utili, soprattutto se non si ha molta familiarità con layout o design.
Un’altra opzione utile è Template.net.È simile, ma aggiunge una colonna per il punteggio “Readiness” accanto a ogni nome. Se stai pianificando la successione o hai bisogno di tenere traccia di informazioni come esperienza, punteggi dei test o contributi, questo rende tutto più semplice. Basta sostituire i segnaposto con i tuoi dati. Un avvertimento: alcuni modelli funzionano meglio in determinate versioni di Word o PowerPoint, quindi se ti sembra un po’ strano, aggiornalo o personalizzalo manualmente.
Creazione di un organigramma in Excel con modelli
Se Excel è il tuo strumento preferito, questo modello Excel gratuito di Smartsheet ti semplifica la vita.È semplice: inserisci il nome della tua azienda, il tuo nome e la data in alto. Quindi, fai clic su ogni casella per sostituire il nome di esempio e la qualifica con le tue informazioni effettive. In alcune configurazioni, copiare una casella dal lato destro e incollarla nel grafico è sufficiente per aggiungere una nuova persona o un nuovo reparto. Non so perché funzioni, ma su alcune macchine questo errore si verifica al primo tentativo, poi funziona magicamente dopo un rapido riavvio o una nuova copia: è strano ma vero.
Se hai bisogno di foto accanto ai nomi, c’è un altro modello di Smartsheet che supporta i ritratti. Per inserire una foto, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’icona dell’immagine, vai su Cambia immagine e seleziona il file. A volte, ridimensionare o posizionare queste immagini può essere complicato: aspettati solo un po’ di lavoro per far sì che tutto sembri in ordine.
Modelli di PowerPoint per vetrine e presentazioni
Utenti di PowerPoint, se intendete includere l’organigramma in una presentazione, Slidesgo offre decine di modelli gratuiti e colorati. Scaricatene uno gratuito e vi verrà consegnato in una presentazione con diversi layout, quindi scegliete quello più adatto. Per un layout classico, la persona principale si trova in alto al centro, con i subordinati che si ramificano verso il basso. Se preferite un design orizzontale, alcuni modelli si estendono da sinistra a destra, il che può risultare piuttosto elegante per alcuni stili aziendali.
Crea un organigramma da zero utilizzando SmartArt
Se hai una gerarchia personalizzata (dipartimenti diversi, linee di reporting speciali o semplicemente desideri il controllo totale), creare un grafico da zero può essere sorprendentemente semplice con SmartArt. Naturalmente, Microsoft ha dovuto renderlo più complicato del necessario con così tante opzioni, ma una volta presa la mano, è piuttosto flessibile. Ecco come farlo in Word, PowerPoint o Excel, iniziando con l’inserimento di un elemento grafico SmartArt.
Inserisci l’organigramma
- Passare alla scheda Inserisci nella barra multifunzione.
- Fare clic su SmartArt nella sezione Illustrazioni.
- Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona “Gerarchia” dal menu a sinistra. Sono disponibili diverse opzioni: scegli quella più adatta alle tue esigenze, ad esempio l’ organigramma di base.
- Fare clic su OK per rilasciarlo nel documento.
Questo passaggio è fondamentale perché definisce la struttura di base su cui costruire. I modelli gerarchici sono progettati per allinearsi, connettersi e conferire un aspetto professionale automaticamente, ma possono essere modificati se necessario.
Aggiungi testo e dettagli
Fai clic su ciascuna forma (le caselle) e digita i nomi, i titoli o qualsiasi informazione desideri dei membri del tuo team. In alternativa, per una modifica rapida, apri il riquadro di testo facendo clic sulla piccola freccia a sinistra del grafico, quindi inserisci i dati lì. Non so perché, ma a volte le forme si ridimensionano automaticamente, il che è piuttosto utile. Se aggiungi più persone, controlla la coerenza dei livelli gerarchici e assicurati che tutto sia allineato correttamente.
Per cambiare lo stile o il colore del carattere, basta selezionare il testo e utilizzare le opzioni della scheda Home : un accesso semplice per modifiche rapide.
Aggiungi o rimuovi forme per più membri del team
Con SmartArt, l’aggiunta di nuovi membri al team diventa meno complicata. Seleziona la forma esistente, quindi vai alla scheda Progettazione SmartArt. Utilizza il menu a discesa “Aggiungi forma” per posizionare una nuova casella prima, dopo, sopra o sotto, a seconda delle esigenze.È sorprendentemente intuitivo; ho aggiunto un sacco di nodi senza problemi. Se devi riorganizzare, usa i pulsanti “Promuovi” o “Retrocedi” per spostare i livelli. In questo modo, la gerarchia rimane precisa e non devi trascinare e rilasciare le forme manualmente, perché sarebbe solo un problema.
Stile e personalizzazione del grafico
Una volta impostata la struttura, puoi renderla molto più gradevole. Nella scheda Progettazione SmartArt, sono disponibili combinazioni di colori e opzioni di stile. Gioca con Cambia colori per abbinarli al tuo brand o semplicemente per aggiungere un tocco visivo. Puoi anche scegliere tra stili predefiniti come effetti 3D, ombre o sfumature raffinate. Vuoi cambiare il colore di una sola forma? Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla forma, seleziona Riempimento forma e scegli quello che preferisci.È un po’ un rompicapo, ma una volta che ci si abitua, dare stile al proprio organigramma diventerà una seconda natura.
Suggerimenti e trucchi extra
Basta armeggiare con le opzioni nella scheda Progettazione SmartArt per aprire innumerevoli possibilità di personalizzazione: invertire i layout, ripristinare le impostazioni predefinite o convertire l’organigramma in testo o semplici elementi grafici, se necessario. In ogni caso, creare il tuo organigramma personalizzato non richiederà molto tempo. Con i modelli o SmartArt, è piuttosto semplice documentare rapidamente la struttura del tuo team. Con una configurazione, ci sono riuscito in circa 10 minuti; con un’altra, ci ho messo un po’ di più, ma ne è valsa assolutamente la pena.
Riepilogo
- Utilizza modelli per grafici rapidi e colorati quando il tempo stringe.
- Se desideri un controllo totale o hai una struttura complessa, puoi partire da zero con SmartArt.
- Personalizza con colori, forme e foto per un aspetto professionale.
- Una volta presa la mano, gli strumenti di progettazione SmartArt risultano piuttosto potenti.
Incartare
Creare un organigramma non è sempre divertente, soprattutto se si cerca di renderlo bello e accurato. Ma con questi trucchi, è possibile realizzarne uno abbastanza velocemente, sia partendo da un modello che utilizzando SmartArt per qualcosa di più personalizzato. Ricorda solo che a volte le cose non vanno alla perfezione al primo tentativo, e un po’ di confusione è normale. Speriamo che questo faccia risparmiare qualche ora a qualcuno e renda l’intero processo meno fastidioso.
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