Come eliminare gli spazi vuoti indesiderati nei fogli di calcolo Excel

Stai lottando contro dati disordinati in Excel? Non sei il solo. Soprattutto quando importi dati da fonti esterne o lavori con più collaboratori, gli spazi extra, che siano all’inizio, alla fine o al centro delle celle, possono davvero creare problemi. A volte questi spazi sono invisibili ma causano errori di ordinamento, problemi di rilevamento dei duplicati o semplicemente rendono il foglio di calcolo molto meno professionale. Fortunatamente, ci sono alcuni modi per ripulire questo materiale senza ricorrere alla modifica manuale, che può richiedere un’eternità. Molti probabilmente conoscono la funzione ANNULLA, ma vale la pena esplorare anche altre opzioni: a volte si tratta di scegliere lo strumento giusto per il lavoro, a seconda che si desideri automatizzare, eseguire una pulizia una tantum o sostituire gli spazi direttamente nelle celle. Ecco quindi una panoramica dei metodi più comuni, con un po’ di contesto pratico, per eliminare quegli spazi ostinati e mantenere i dati ordinati e in ordine.

Come correggere gli spazi in Excel: vari metodi per pulire i dati

Utilizzare la funzione TRIM per rimuovere gli spazi extra

Di solito è la prima scelta perché è semplice ed efficace, soprattutto se il problema principale sono gli spazi iniziali o finali e gli spazi extra nel mezzo. Il motivo per cui funziona è che TRIM prende di mira specificamente quegli spazi in eccesso, ma non i singoli spazi tra le parole, che è importante mantenere intatti. Questo metodo è perfetto quando i dati sembrano a posto ma presentano spazi vuoti indesiderati.

In uno scenario tipico, si nota una colonna di nomi o indirizzi che sembrano contenere spazi “invisibili” che interferiscono con gli ordinamenti o le corrispondenze.È consigliabile aggiungere la formula in una nuova colonna per evitare di sovrascrivere i dati originali, che potranno essere sostituiti in seguito.

Ecco cosa fare:

• Scegli una cella vuota vicina, ad esempio B1, in cui desideri ottenere il risultato pulito.
• Inserisci la formula:=TRIM(A1)
• Premi Enter. Voilà: niente più spazi iniziali o finali, e anche gli spazi extra tra le parole sono spariti.

Ora, se tutto funziona correttamente, trascina la formula verso il basso nella colonna per applicarla a tutti. In alcune configurazioni, la funzione ANNULLA potrebbe comportarsi in modo un po’ bizzarro, ad esempio non rimuovendo gli spazi in determinati caratteri Unicode o spaziature non standard, ma di solito funziona correttamente. Vale la pena menzionarlo: dovrai copiare i dati ripuliti e incollarli come valori se vuoi sostituire la vecchia colonna con quella ripulita (seleziona l’intera nuova colonna, copia, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse > Incolla speciale > Valori).In questo modo eviti di conservare le formule inutilmente.

Utilizzare SUBSTITUTE per sostituire o rimuovere spazi

A volte, è necessario essere un po’ più aggressivi, ad esempio se si desidera unire due spazi in uno solo o eliminare completamente tutti gli spazi se i dati sono solo spazzatura. SUBSTITUTE lo fa sostituendo il testo o i caratteri specificati, inclusi gli spazi.

Quindi, se vuoi correggere i doppi spazi, dovresti fare qualcosa del genere:

• Scegli una cella, ad esempio B1.
• Inserisci:=SUBSTITUTE(A1, " ", " ")
• Premi Enter. Ripeti la procedura se dopo la prima sostituzione sono ancora presenti doppi spazi: a volte sarà necessario annidare le funzioni SUBSTITUTE o effettuare più passaggi.

Se vuoi semplicemente eliminare tutti gli spazi, lascia semplicemente vuoto il secondo set di virgolette:

• Inserisci:=SUBSTITUTE(A1, " ", "")

Nota: fai attenzione perché eliminare tutti gli spazi potrebbe far amalgamare le parole.È utile se vuoi eliminare completamente gli spazi, ma non è l’ideale se vuoi mantenere le parole separate.

Trova e sostituisci gli spazi direttamente nelle celle

Se preferisci un metodo rapido e approssimativo senza doverti preoccupare delle formule, la finestra di dialogo Trova e sostituisci può essere utile. Questo approccio modifica i dati direttamente sul posto, quindi esegui un backup se necessario, per ogni evenienza.

1. Fare clic sull’intervallo che si desidera pulire oppure selezionare l’intero foglio.
2. Vai alla scheda Home, quindi fai clic su Trova e seleziona, quindi scegli Sostituisci.
3. Nel popup, digita il numero di spazi in Trova. Ad esempio, se trovi doppi spazi, inserisci due spazi lì.
4. Lascia vuoto il campo Sostituisci con se vuoi rimuovere completamente gli spazi oppure digita uno spazio se vuoi standardizzare gli spazi singoli.
5. Fai clic su “Sostituisci tutto” e osserva la magia. A volte è necessario ripetere l’operazione più volte finché non si ottiene il risultato desiderato: la funzione “Trova e sostituisci” di Excel è un po’ bizzarra in questo senso.

Una cosa da tenere a mente: se il tuo foglio di calcolo ha una spaziatura davvero incoerente, questo potrebbe non essere perfetto.È un po’ un successo o un fallimento, ma è veloce.

Utilizzo di Power Query per una pulizia più efficace

Se utilizzi già Power Query o hai bisogno di una pulizia più avanzata, in particolare per set di dati di grandi dimensioni, la funzionalità Trim di Power Query, che consente di eliminare solo gli spazi iniziali e finali, può rivelarsi una vera salvezza, anche se in alcuni casi non è completa quanto TRIM.

Ecco come funziona:

• Seleziona l’intervallo di dati, quindi vai su Dati > Da tabella/intervallo.(Assicurati che le intestazioni dei dati siano selezionate.)
• Power Query si apre con i dati caricati. Seleziona le colonne che vuoi riordinare.(Tieni premuto Ctrl per selezionarne più di una.)
• Nella scheda Trasforma, trova il menu a discesa Formato, quindi fai clic su Ritaglia.
• Gli spazi all’inizio e alla fine del testo dovrebbero scomparire. Per ricaricare il testo in Excel, fai clic su “Chiudi e carica” ​​o “Chiudi e carica in” se desideri un maggiore controllo sulla posizione del testo.

Questo metodo è ottimo per i dati strutturati e può gestire trasformazioni più complesse. Tuttavia, se ci sono spazi extra all’interno dei blocchi di testo, sarà necessario usare TRIM o SUBSTITUTE in seguito.

Un piccolo avvertimento: se la tua versione di Excel non include Power Query, queste opzioni non saranno disponibili a meno che non lo aggiunga come componente aggiuntivo (per le versioni precedenti di Excel).In caso contrario, la soluzione migliore è affidarsi alle formule e a Trova e sostituisci.

Quindi, qualunque sia il metodo scelto, otterrai dati molto più puliti. Niente più fastidiosi spazi che compromettono le formule o l’ordinamento.È una vera soddisfazione, una volta che ci si prende la mano.

Speriamo che questo faccia risparmiare qualche ora a qualcuno o che almeno renda la pulizia dei dati meno noiosa!

Riepilogo

• TRIM elimina gli spazi indesiderati all’inizio, alla fine e nel mezzo del testo.
• SUBSTITUTE può sostituire i doppi spazi o rimuovere tutti gli spazi, se necessario.
• Trova e sostituisci offre una soluzione rapida e immediata: usala con cautela.
• Power Query offre un metodo più strutturato, soprattutto per set di dati più grandi.

Incartare

Riordinare gli spazi in Excel non è un’impresa titanica, ma è una di quelle attività che può trasformarsi in un vero grattacapo se non si conoscono i trucchi. Scegliere l’approccio giusto dipende dalla situazione: soluzioni rapide o maggiore controllo. Di solito, la combinazione di TRIM e Trova e sostituisci risolve la maggior parte delle esigenze. Basta tenere a portata di mano dei backup nel caso in cui accada qualcosa di strano e il gioco è fatto.

Forse ora i dati saranno almeno un po’ più presentabili e le tue formule non faranno più storie per spazi invisibili. Incrociamo le dita e questo aiuterà qualcuno a semplificare il proprio flusso di lavoro. Buona fortuna!

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