Come esportare in modo efficiente tutte le tue email di Gmail

Ti sei mai sentito sopraffatto dall’idea di dover eseguire il backup o spostare tutti i tuoi messaggi di Gmail? È un po’ strano, ma a volte la cosa più semplice, salvare l’intera posta in arrivo, può trasformarsi in una vera e propria saga. Forse vuoi passare a un altro client di posta elettronica, o semplicemente tenerne una copia a portata di mano nel caso in cui Gmail decida di cambiare le cose o di andare in manutenzione. In ogni caso, avere un buon piano per inviare tutte quelle email è piuttosto utile. Il fatto è che Gmail non rende questo compito esattamente ovvio o semplice, a meno che tu non sappia dove cercare o quali strumenti utilizzare.

Ecco alcuni metodi efficaci per estrarre le email e tenerle al sicuro o pronte per la migrazione. Puoi importarle in Outlook, Thunderbird o persino in altri servizi online come ProtonMail o Yahoo. Inoltre, creare un backup locale archiviato sul disco rigido o su servizi cloud non è una cattiva idea. Un piccolo consiglio: questi metodi spaziano da rapidi e singoli a esportazioni più complesse, quindi scegli quello più adatto alle tue esigenze e alla tua zona di comfort. Ora, vediamo come farlo senza perdere la testa.

Come usare Google Takeout per scaricare tutte le email

Google Takeout è stranamente sottovalutato.È un progetto gestito dal Google Data Liberation Front (sì, esiste davvero) ed è fondamentalmente il modo più semplice per recuperare tutti i tuoi dati Google, inclusi i messaggi di Gmail. Il processo è flessibile, funziona su PC o Mac e crea un archivio di grandi dimensioni che puoi salvare ovunque. Ma attenzione: a seconda della quantità di email che hai, la preparazione può richiedere un po’ di tempo, soprattutto se includi tutto nel tuo account Google.

Accedi al tuo account Gmail tramite un browser web, ovviamente. Nessuna app, solo Chrome, Firefox, ecc.
Fai clic sulla tua immagine del profilo nell’angolo in alto a destra.È il piccolo cerchio con la tua foto o le tue iniziali.
Dal menu a discesa, clicca su “Gestisci il tuo account Google”. Se questo ti crea problemi, puoi anche andare direttamente a https://takeout.google.com.
Nella barra laterale a sinistra, seleziona Dati e privacy. Di solito è lì che si trovano tutte le impostazioni per l’esportazione dei dati.
Scorri verso il basso fino a trovare Dati da app e servizi che utilizzi, quindi fai clic su Scarica i tuoi dati. Sì, è proprio quella sezione furtiva.

In alcune configurazioni, cliccandoci sopra potresti semplicemente ricaricare la pagina o farti venire un leggero mal di testa. Ma ne vale la pena. Dopodiché:

Se desideri solo i dati di Gmail, seleziona prima Deseleziona tutto, perché Google esporta tutto per impostazione predefinita, inclusi Google Foto, Drive, Calendario, ecc. Non ti servono tutti questi dati, solo le email.
Quindi, trova Mail e seleziona la casella. Vedrai delle opzioni: esporta tutta la posta o seleziona etichette specifiche, se preferisci.
Potresti vedere un pulsante con la scritta ” Tutti i dati di posta inclusi”. Cliccandoci sopra, puoi scegliere di includere solo determinate etichette o conversazioni, il che è utile se vuoi includere solo la posta in arrivo o cartelle specifiche.

Quindi, scorri fino in fondo e seleziona “Passaggio successivo”. Da qui, si apriranno diverse opzioni:

Scegli come vuoi che Google ti invii il link per il download: via email, oppure direttamente su Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box. Se scegli l’email, hai una settimana di tempo per scaricare i file prima che scadano, quindi non aspettare in eterno.
Imposta la frequenza con cui desideri che questa operazione venga eseguita. Poiché si tratta di un’operazione una tantum, seleziona “Esporta una volta”, a meno che tu non voglia eseguire backup regolari.
Seleziona il formato di archivio che preferisci: ZIP in genere funziona bene, ma TGZ è un’opzione valida se ti piace il sistema Unix.
Infine, imposta la dimensione massima di ogni file diviso.2 GB, 4 GB o anche 10 GB, se sei coraggioso. Qualsiasi file più grande verrà suddiviso, il che è comodo ma potrebbe creare un po’ di confusione.

Clicca su “Crea esportazione” e poi, ecco la parte difficile: devi solo aspettare. Ore o addirittura giorni, a seconda della quantità di email che hai. Quando sarà pronto, Google ti invierà un link o inserirà i file nella cartella cloud che hai scelto. All’interno di quell’archivio, troverai un file HTML chiamato archive_browser, che ti offre una comoda visualizzazione tramite browser del contenuto dell’esportazione. Vedrai anche una cartella Mail contenente i tuoi file MBOX, che puoi aprire con strumenti come Mozilla Thunderbird o convertire con utility gratuite, perché, ovviamente, Windows non apre i file MBOX in modo nativo. Se vuoi convertirli in PST o EML, esistono app gratuite, come ” converti MBOX in PST”.

Come usare POP3 o IMAP per scaricare le email di Gmail

Se non ti interessano le esportazioni di grandi dimensioni, ma vuoi solo importare le email nel tuo client desktop, POP3 o IMAP sono i tuoi alleati. Il trucco? Devi prima abilitarli.

Accedi a Gmail, quindi fai clic sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra e seleziona ” Visualizza tutte le impostazioni”. Vai alla scheda “Inoltro” e “POP/IMAP”. Lì puoi attivare o disattivare entrambi. Per POP3, seleziona “Abilita POP per tutta la posta”. Per IMAP, assicurati che sia abilitato e che i limiti di sincronizzazione siano impostati su un valore ragionevole.

Dopodiché, configura il tuo client di posta (Outlook, Thunderbird, ecc.) con i dettagli del server. Il server IMAP di Gmail è solitamente imap.gmail.com sulla porta 993 con SSL, mentre POP3 è pop.gmail.com sulla porta 995. A tal proposito, in una configurazione ha funzionato correttamente al primo tentativo, ma in un’altra la connessione è stata rifiutata. Non so perché, ma controlla attentamente l’autenticazione e le password specifiche dell’app se utilizzi l’autenticazione a due fattori.

Migrare da Gmail a ProtonMail: sì, è davvero facile

Se la privacy è la tua priorità, passare a ProtonMail è semplice grazie allo strumento Easy Switch. Niente più problemi con file PST o importazioni manuali. Basta accedere, selezionare Impostazioni > Vai a Impostazioni > Importa tramite Easy Switch, quindi scegliere Google. Accedi con le tue credenziali Google, concedi le autorizzazioni e ProtonMail estrarrà le tue email, contatti o calendari, qualsiasi cosa tu scelga. Davvero semplice, onestamente, e non c’è bisogno di armeggiare con complicati script di migrazione o archivi di grandi dimensioni.

Confronta questo con l’utilizzo dei dati di Google Takeout che hai già esportato: Proton ti consente anche di importare tali dati direttamente tramite il suo sito web, rendendo il passaggio ancora più semplice se hai pianificato in anticipo.

Speriamo che questo aiuti a rendere l’intero processo meno complicato. Esegui backup, migra o cambia account, come preferisci, senza stressarti. Ricorda solo che la pazienza è fondamentale quando si gestiscono esportazioni di grandi dimensioni e verifica sempre che i dati siano stati trasferiti intatti prima di eliminare qualsiasi elemento dall’account originale.

Riepilogo

Google Takeout è la soluzione migliore per le esportazioni di massa di Gmail, ma può richiedere un po’ di tempo.
Utilizza POP3 o IMAP se vuoi ricevere rapidamente le email nel tuo client di posta elettronica locale.
Grazie a Easy Switch di ProtonMail, la migrazione è estremamente semplice se la sicurezza è un problema.

Incartare

Inviare le email non è esattamente un’operazione da un clic, ma con questi strumenti e passaggi è fattibile. Che tu voglia mantenere un backup locale o passare a un servizio di posta elettronica più riservato, c’è un modo per farlo senza perdere la testa. Ricorda solo: pianifica in anticipo, ricontrolla le esportazioni e non avere fretta. Buona fortuna e, si spera, questo farà risparmiare qualche ora a qualcuno. Incrociamo le dita affinché questo aiuti.

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