Come evidenziare efficacemente celle e testo in Microsoft Excel

A volte, aggiungere un tocco di colore a una cella o a del testo può trasformare un foglio di calcolo noioso in un po’ più comprensibile. Forse stai cercando di contrassegnare una scadenza, una priorità o semplicemente vuoi che determinate informazioni risaltino a prima vista. In ogni caso, imparare a evidenziare in Excel non è poi così complicato una volta che ci hai provato un paio di volte. Ma se hai mai provato a farlo velocemente e poi ti sei chiesto perché niente sembra funzionare – sì, ci sono passato – allora questa guida potrebbe risparmiarti qualche grattacapo.

In questa guida, imparerai come evidenziare intere celle, parti specifiche di testo o persino creare stili personalizzati. Nella maggior parte dei casi, l’evidenziazione è un’operazione semplice, ma alcuni accorgimenti (come copiare accidentalmente tutti i formati senza volerlo) possono creare difficoltà. Tuttavia, vale la pena conoscere questi trucchi se il tuo obiettivo è far risaltare i dati e renderli più visibili.

Come evidenziare le celle utilizzando un colore di riempimento

Uno dei modi più semplici per far risaltare una cella o un intervallo è aggiungere un colore di riempimento.È un po’ ovvio, ma è sorprendentemente utile e veloce da realizzare. Inoltre, è utile sapere come personalizzare i colori se la tavolozza predefinita non funziona.

Utilizzo dello strumento Colore di riempimento

• Seleziona la cella o le celle che desideri evidenziare. Vai alla scheda Home se non ci sei già, perché è lì che avviene la magia.
• Fai clic sul menu a discesa Colore di riempimento (icona del secchiello) nella sezione Carattere della barra multifunzione. Apparirà una tavolozza con alcune opzioni di colore.
• Se uno di questi colori cattura la tua attenzione, basta cliccarci sopra e la cella verrà riempita con quel colore. Semplice, vero?

Vuoi qualcosa di più specifico? Nessun problema: clicca su “Altri colori” in fondo alla palette. Qui puoi scegliere dalla scheda “Standard” o personalizzare completamente la scheda “Personalizzato”, dove puoi comporre un colore utilizzando i valori RGB o HSL. Clicca su “OK” al termine e la cella verrà riempita con la tonalità scelta.

Naturalmente, in alcune configurazioni, questo potrebbe non funzionare al primo tentativo, ad esempio se Excel è lento o se hai dimenticato di selezionare la cella. Prova a riprovare o riavvia Excel se necessario. Succede più spesso di quanto pensi.

Copia dell’evidenziazione in altre celle

Una volta evidenziata una cella esattamente come desideri, ripetere la stessa operazione più e più volte diventa un’impresa. Per fortuna, Excel ha un pratico trucco chiamato Copia Formato. Copia tutta la formattazione, inclusi i colori di riempimento e gli stili di testo, così puoi applicare rapidamente un aspetto ad altre celle o intervalli.

• Selezionare la cella evidenziata che si desidera copiare.
• Fai clic sul pulsante Copia formato nella sezione Appunti della scheda Home. Vedrai una piccola icona a forma di pennello.
• Ora il cursore cambia: ha quel piccolo pennello attaccato, il che è un indizio. Fai clic o trascina su altre celle o intervalli per applicare esattamente la formattazione.

Nota che questa operazione copia *tutta* la formattazione, quindi se quelle celle avevano testo in grassetto o bordi, anche quelli verranno copiati. Per il solo colore di riempimento, questo è perfetto, ma se desideri un maggiore controllo, potresti dover apportare delle modifiche in seguito. A volte, questo funziona meglio su una macchina o una configurazione rispetto a un’altra. Non so perché, ma è vero per esperienza.

Come evidenziare le celle utilizzando uno stile di cella

Se preferisci stili puliti e riutilizzabili invece di applicare manualmente i colori ogni volta, gli Stili Cella sono la soluzione ideale. Sono una sorta di modelli per i formati e puoi scegliere tra quelli predefiniti o crearne di tuoi se hai bisogno di una combinazione specifica di colore di sfondo, font e formati di testo.

Applicazione di uno stile predefinito

• Evidenzia le celle a cui vuoi applicare uno stile e vai alla scheda Home.
• Fai clic sul menu a discesa Stili cella nel gruppo Stili. Si trova proprio lì, di solito al centro della barra multifunzione.
• Scorri gli stili. Alcuni sono solo colori di sfondo, altri includono font, bordi, ecc. Passa il mouse su ciascuno di essi per vedere in anteprima come apparirà. Scegli quello più adatto.

In questo modo, puoi far risaltare all’istante una cella senza preoccuparti delle singole impostazioni. E le celle successive possono semplicemente riutilizzare quello stile, risparmiando tempo. Nota: gli stili possono essere un po’ difficili da definire, soprattutto se si cerca di modificarli in un secondo momento, quindi è meglio impostarli in modo pulito fin dall’inizio.

Crea il tuo stile personalizzato

• Per prima cosa, evidenzia la tua cella (colore di riempimento, carattere, ecc.).Consideralo come l’aspetto del tuo modello.
• Nella scheda Home, apri il menu a discesa Stili cella e seleziona Nuovo stile cella.
• Nella finestra di dialogo che si apre, assegna un nome allo stile, ad esempio “Evidenziazione blu brillante” o qualsiasi altro nome che ti aiuti a ricordarlo. Qualcosa di descrittivo ma breve.
• Dai un’occhiata alle opzioni qui sotto. Vedrai opzioni per il formato dei numeri, l’allineamento, il carattere, ecc. Per impostare il colore di sfondo, premi il pulsante Formato, poi vai alla scheda Riempimento e scegli il colore.
• Una volta soddisfatto, fai clic su OK. Ora il tuo stile è salvato e pronto per essere applicato ad altre celle o fogli.

Per riutilizzarlo in seguito, basta selezionare una cella, tornare a Stili cella e scegliere lo stile personalizzato dall’elenco Personalizzato. Facilissimo, almeno finché non sarà necessario modificarlo.

Come evidenziare il testo all’interno di una cella

Se evidenziare intere celle è accettabile, evidenziare solo una parte del testo al suo interno, ad esempio una parola chiave o un numero, sembra un po’ più complicato. Ma è fattibile. Il trucco sta nell’evidenziare solo il testo specifico desiderato con qualche passaggio in più.

Evidenziazione di tutto il testo in una cella

• Seleziona la cella, quindi vai alla scheda Home.
• Fai clic sul menu a discesa Colore carattere (la lettera A con una barra colorata sottostante) e scegli il colore desiderato. Come in precedenza, puoi scegliere un colore predefinito o andare su Altri colori.

Questo modificherà tutto il testo in quella cella, facendolo risaltare. Abbastanza semplice, ma non proprio sottile.

Evidenziazione di testo specifico all’interno di una cella

Questa è la parte difficile. Fai doppio clic sulla cella per accedere alla modalità di modifica (o premi F2 ): devi posizionare il cursore all’interno della cella. Quindi, trascina il mouse solo sulla parte che desideri modificare. Puoi anche fare clic nella cella e poi sulla barra della formula per ottenere una selezione più precisa.

Una volta selezionato il testo, usa il menu a discesa “Colore carattere” per scegliere un colore, oppure seleziona ” Altri colori” se preferisci. Premi Invio o fai clic fuori dalla cella e l’evidenziazione (cambio di colore) rimarrà solo su quel frammento.

In alcune configurazioni, funziona perfettamente, ma in altre potrebbe risultare un po’ complicato, soprattutto con testi lunghi o complessi. E il ridimensionamento delle colonne o la modifica a volte possono compromettere ciò che avete appena fatto, quindi fate attenzione.

Fai letteralmente risaltare i tuoi dati

L’evidenziazione è un modo rapido ed efficace per attirare l’attenzione su informazioni specifiche nei fogli. Che si tratti di contrassegnare scadenze, evidenziare i totali o semplicemente rendere i riepiloghi più facili da leggere, questi trucchi aiutano a far risaltare i dati. E una volta che ci si abitua ad applicare colori e stili, è piuttosto rapido da usare, anche in fogli di calcolo molto elaborati. Inoltre, se si desidera migliorare ulteriormente, imparare a contare o sommare le celle in base al colore in un secondo momento può aggiungere ancora più grinta al flusso di lavoro.

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