Come generare un collegamento a una riunione di Microsoft Teams
Microsoft Teams continua a crescere di importanza per le riunioni online, soprattutto per chi lavora da remoto o in più sedi. Se hai provato a creare un collegamento a una riunione, probabilmente avrai notato che ci sono diversi modi per farlo, e a volte è un po’ difficile scegliere il metodo migliore. In alcuni casi, si desidera pianificare una riunione in anticipo, ad esempio per una chiamata di gruppo o una sessione con un cliente, e inviare i link in anticipo. Altre volte, è più spontaneo, come iniziare una chat veloce e condividere al volo un link per la riunione. In entrambi i casi, capire come generare il collegamento giusto e farlo funzionare senza intoppi può far risparmiare tempo e grattacapi. Questa guida copre gli elementi essenziali, dalla pianificazione delle riunioni in Teams e Outlook alla creazione di collegamenti istantanei al momento. Comprendendo queste opzioni, imparerai meglio come preparare il collegamento per i colleghi interni o gli ospiti esterni senza perdere troppo tempo. Aspettati inviti più fluidi, meno riunioni perse e meno difficoltà a trovare il collegamento all’ultimo minuto.
Come generare un collegamento a una riunione di Microsoft Teams: diversi modi
Utilizzo del calendario di Teams per pianificare una riunione
Questo è il percorso classico e funziona bene se si pianifica in anticipo. Si apre Microsoft Teams, si passa alla scheda Calendario (di solito si trova nella barra laterale), quindi si preme ” Nuova riunione”. A volte, l’interfaccia utente mostra ” Nuova riunione” o semplicemente un pulsante “+”.Da lì, si inizia a compilare i soliti campi: assegnare un nome alla riunione, scegliere data e ora, aggiungere partecipanti, ecc. Se si desidera invitare persone esterne all’organizzazione, è sufficiente digitare i loro indirizzi email completi; Teams invierà loro il link una volta salvato.
Invitare membri interni è semplice come digitare il loro nome visualizzato, a patto che siano presenti nella tua directory. Per gli utenti esterni, l’indirizzo email è la soluzione migliore. Puoi anche scegliere se i partecipanti sono obbligatori o facoltativi, il che è utile se vuoi mantenere l’elenco degli invitati ristretto o flessibile.
Se ti piacciono i canali, c’è un’opzione chiamata Condividi sul canale, che ti aiuta ad avviare o pianificare una riunione direttamente in un canale specifico del team: perfetta se vuoi che tutti in quello spazio partecipino. Tieni presente che solo i membri del canale possono partecipare a una riunione del canale, quindi se è necessario che partecipino persone esterne, è meglio inviare un invito diretto.
Imposta data/ora, attiva ” Tutto il giorno” se necessario e, per le riunioni ricorrenti, premi “Ripeti”. Scegli la frequenza, da giornaliera a settimanale o personalizzata. Quando tutto sembra a posto, premi ” Salva”. Fatto. I partecipanti riceveranno un’e-mail con il link per partecipare e l’evento apparirà nei loro calendari di Outlook e Teams, così nessuno se ne dimenticherà.
Come creare un collegamento “Incontra ora” per riunioni istantanee
Questa è la soluzione per riunioni rapide e improvvisate. Anche se hai programmato qualcos’altro, puoi sempre generare un link condivisibile al volo. La parte migliore? Non devi più preoccuparti di impostare un orario o invitare tutti manualmente. Basta aprire la scheda Calendario in Teams, trovare il pulsante “Incontra ora” (a volte è una piccola icona a forma di videocamera, a seconda della versione).
Cliccaci sopra, quindi assegna un nome alla riunione. Hai un paio di opzioni: clicca su ” Ottieni un link per condividere” o inizia subito con “Avvia riunione”. Se scegli la condivisione, copiare il link è facile e puoi inviarlo via email o chat. Naturalmente, Teams semplifica notevolmente l’acquisizione dell’URL.
Durante la riunione, puoi modificare impostazioni aggiuntive cliccando sui tre puntini ( Altre azioni ) > Opzioni riunione. Qui puoi impostare chi può ignorare la lobby, condividere lo schermo o presentare.È un po’ strano che a volte si debba accedere a questo menu durante la riunione, ma Teams è così: più ostacoli del solito.
Incontra ora da un canale Teams
Vuoi accedere direttamente a un canale? Trova la scheda Teams, seleziona un canale specifico e clicca sul pulsante “Incontra” (di solito una piccola icona a forma di fotocamera).Questo avvia immediatamente una riunione, senza bisogno di pianificarla. A seconda della larghezza dello schermo, potrebbe apparire come un’icona a forma di video o con la scritta “Incontra ora”.Se preferisci pianificare in anticipo, clicca sul menu a discesa accanto a “Incontra”, quindi seleziona ” Pianifica una riunione”.
Una volta aperta la finestra della riunione, avrai la possibilità di copiare il link o di invitare altre persone. Il link generato può essere condiviso istantaneamente tramite chat o email con chiunque ne abbia bisogno. Utile per risolvere problemi, sincronizzare rapidamente o coinvolgere più persone in una discussione ad hoc.
Utilizzo di una chat per avviare una videochiamata
In una chat di Teams (di gruppo o individuale), basta cliccare sul pulsante Videochiamata, che ha l’aspetto di una piccola telecamera. Questo avvia una chiamata diretta, ma non viene generato alcun collegamento a meno che non si aggiungano partecipanti durante la chiamata. Se si desidera che altri si uniscano in seguito o condividano lo stesso collegamento, aprire il pannello dei partecipanti (cliccare sull’icona delle persone) e invitare altre persone tramite nome o indirizzo email. Tenere presente che gli ospiti esterni potrebbero aver bisogno di un proprio indirizzo email o numero di telefono se si trovano al di fuori dell’organizzazione.
Questo metodo è piuttosto rapido e approssimativo, ottimo per controlli rapidi, ma se desideri un link condivisibile per un uso successivo, di solito è meglio utilizzare le opzioni “Incontra ora” nelle schede Calendario o Canale.
Pianificazione di una riunione di Teams tramite Microsoft Outlook
Sei un grande fan di Outlook? Beh, è strettamente integrato con Teams, quindi la pianificazione è altrettanto semplice. Apri il tuo Calendario di Outlook (desktop o web) e clicca su “Nuovo evento”. Compila i soliti dettagli (titolo, data, ora, partecipanti), quindi attiva l’ opzione ” Riunione Teams “.A volte è etichettata come “Riunione online” nell’app mobile. Una volta attivata, un collegamento a Teams apparirà automaticamente nella descrizione dell’evento.
Sul desktop, il componente aggiuntivo Microsoft Teams dovrebbe essere installato automaticamente se si dispone di Office 2013 o una versione successiva insieme a Teams. Non è necessario cercare download o altro. Basta cliccare sul pulsante e il link apparirà. Quando si salva e si invia l’invito, tutti i destinatari riceveranno il link con le informazioni sulla riunione.
La pianificazione in Outlook per dispositivi mobili funziona in modo simile, ma a volte l’attivazione/disattivazione non è così ovvia. Basta cercare l’ opzione Riunione online, attivarla e salvare. L’invito verrà inviato a tutti e il link a Teams sarà incluso nell’e-mail.
Ulteriori informazioni e suggerimenti avanzati
Se ti senti avventuroso, Teams supporta anche opzioni ricche di funzionalità come la creazione di breakout room, la personalizzazione dei ruoli dei partecipanti o persino l’avvio di riunioni con impostazioni predefinite. Basta dare un’occhiata ai menu e alle impostazioni: Teams continua ad aggiungere nuovi modi per ottimizzare le tue riunioni, a volte rendendole più complicate del previsto.
Articoli correlati
Questo articolo è stato utile?