Come gestire le impostazioni della cronologia chat in Microsoft Teams

Quindi, a quanto pare, tutta la cronologia chat di Teams viene praticamente sempre registrata, sia nell’account aziendale che in quello personale. E sì, questo significa che non è possibile disattivarla facilmente. La domanda che circola da tempo è: “È possibile disattivare o disabilitare la cronologia chat in Teams?”.Beh, tecnicamente, in un certo senso sì, ma solo attraverso una serie di soluzioni alternative o policy che potrebbero essere eccessive se si cerca solo di mantenere la privacy temporanea. Ad ogni modo, ecco cosa è possibile fare, a seconda della configurazione, e alcuni suggerimenti su come eliminare o gestire la cronologia chat.

Come disattivare o gestire la cronologia chat di Teams

Disattivare la cronologia chat per gli account aziendali tramite l’interfaccia grafica utente

Questo riguarda la creazione di un criterio di conservazione che essenzialmente elimina la cronologia delle chat. Se eseguito correttamente, questo impedisce che le nuove chat vengano conservate per sempre, ma è importante tenere presente che è più adatto agli amministratori che hanno accesso al Centro conformità di Microsoft 365. Perché è utile? Perché Microsoft imposta di default un criterio di conservazione per sempre, il che non è sempre auspicabile se la privacy è un problema. Quando tutto va bene, la cronologia delle chat viene eliminata dopo il periodo impostato, o immediatamente se si specifica zero giorni. L’attivazione del criterio può richiedere alcune ore o fino a un giorno.

Accedi al Centro conformità di Microsoft 365.
Vai a Criteri > Conservazione.
Fai clic su Nuova politica di conservazione. Assegnale un nome simile a “Chat di Teams – Nessuna conservazione”.
Lasciare il tipo di conservazione su Statico : di solito va bene per questo scopo.
Assicurati di impostare lo Stato su Disattivato per tutte le posizioni, tranne che per le chat di Teams. Attivalo.
Imposta la conservazione per l’eliminazione immediata: seleziona Elimina gli elementi solo quando raggiungono una certa età, imposta l’età su 0 anni/mesi/giorni, quindi premi Avanti.
Controlla e invia. Ricorda che l’elaborazione potrebbe richiedere un po’ di tempo e che le eliminazioni sono permanenti. Una volta visualizzato “La tua policy è stata creata”, non hai praticamente più bisogno di interrompere l’archiviazione delle nuove chat.

Disabilitare la cronologia chat con PowerShell

Per gli utenti esperti o gli amministratori, PowerShell può farlo in modo un po’ più diretto. PowerShell gestisce la conservazione delle chat tramite Exchange Online, quindi è necessario connettersi ed eseguire alcuni cmdlet.È un po’ fastidioso perché è necessario installare prima il modulo Exchange PowerShell e, in genere, è necessario essere un amministratore globale.

Installare il modulo Exchange Online Management se non lo si è ancora fatto: Installare il modulo per Exchange Online.
Connettiti a Exchange Online con:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

Creare una policy di conservazione tramite:

New-RetentionCompliancePolicy -Name "Teams Chat – No Retention" -TeamsChatLocation All

Imposta la regola per eliminare immediatamente:

New-RetentionComplianceRule -Name "Chat Delete Rule" -Policy "Teams Chat – No Retention" -RetentionComplianceAction Delete -RetentionDuration 0

Questa è una soluzione un po’ eccessiva, a meno che non si gestisca un’intera organizzazione, ma funziona se si vuole seriamente interrompere del tutto la conservazione dei messaggi.

Riattivazione della cronologia chat o reimpostazione dei criteri

Se hai creato un criterio di conservazione zero ma desideri riattivare la cronologia chat, puoi eliminarlo tramite il Centro conformità. Basta andare su Criteri > Conservazione, trovare il criterio e premere Elimina. Verrà ripristinato il periodo di conservazione predefinito, che in genere è di 7 anni, decisamente più gestibile per l’uso quotidiano.

In alternativa, con PowerShell, è possibile modificare il criterio per impostare un periodo di conservazione infinito -RetentionDuration Unlimited. In questo modo, la cronologia delle chat verrà conservata per sempre, a meno che non venga eliminata manualmente.

Perché non puoi disattivare la cronologia chat in Teams Personal

Sì, è un po’ strano: Microsoft non fornisce un modo semplice per disattivare la cronologia chat nella versione personale. Niente Centro conformità, niente interruttore, niente. Microsoft non spiega chiaramente il perché, ma forse è un passo avanti per rendere la chat più simile a un “registro”, in modo che possa essere consultata e recuperata in seguito. Quindi, se la privacy è una questione importante, Teams Personal potrebbe non essere la scelta migliore. App come Signal o Telegram offrono un controllo più dettagliato sull’archiviazione dei messaggi.

Come eliminare la cronologia chat in Teams

Molti pensano che eliminare una chat cancelli tutto per tutti, ma non è così. Eliminare una chat da parte tua la rimuove solo per te. Gli altri continuano a vedere la conversazione e i file rimangono accessibili se sono collegati o condivisi. Per eliminare davvero la chat, ecco cosa funziona:

Eliminare singoli messaggi di chat: Microsoft afferma che scompaiono per tutti, ma in pratica a volte non è così.È un po’ incoerente.
Rimuovi intere chat nell’app desktop o mobile selezionando il menu a tre punti ( … ) accanto alla chat e scegliendo Elimina chat.
Per eliminare messaggi specifici, passa il mouse sopra di essi o tienili premuti a lungo, quindi seleziona Elimina. Anche in questo caso, non è garantito che vengano rimossi dalla vista dell’altra persona.

Su dispositivi mobili, tieni premuto a lungo sul messaggio o sulla chat e seleziona “Elimina”, ma ricorda: la privacy non è completamente garantita. I file e i link che hai condiviso rimangono archiviati separatamente in OneDrive o SharePoint. Puoi accedere manualmente a queste posizioni e modificare le autorizzazioni o eliminare i file, se necessario.

Tutto questo caos rende la situazione piuttosto frustrante: l’approccio di Microsoft è più incentrato sulla conservazione dei dati che sul controllo della privacy. Purtroppo, non esiste un pulsante per “disattivare la cronologia chat” in Teams Personal, e l’eliminazione dei messaggi non garantisce la loro completa rimozione dalla vista di tutti gli altri.

Come cercare ed eliminare tutti i messaggi di chat con la ricerca di contenuti

Se è necessario cancellare l’intera cronologia delle conversazioni e si dispone delle autorizzazioni necessarie, la ricerca di contenuti potrebbe essere la soluzione ideale. Sarà necessario accedere a Microsoft 365 Security & Compliance.

Crea una nuova ricerca di contenuti denominata “Elimina chat di Teams”.
Impostare le posizioni sulle cassette postali di Exchange.
Aggiungere una condizione per i tipi di messaggio: selezionare Messaggi istantanei.
Eseguire la ricerca, quindi utilizzare PowerShell per eliminare i risultati con il cmdlet:
```
New-ComplianceSearchAction -SearchName "Delete Teams Chats" -Purge -PurgeType HardDelete
```

Questa è una procedura più adatta agli utenti esperti, ma attenzione: l’eliminazione definitiva dei dati è irreversibile. Inoltre, l’elaborazione potrebbe richiedere del tempo.

Prendi il controllo della cronologia chat

Onestamente, non esiste un metodo perfetto per disattivare completamente la cronologia chat se si utilizza Teams per uso personale. Per le configurazioni aziendali, i criteri possono aiutare a gestire la conservazione, ma per gli utenti comuni, la soluzione migliore è l’eliminazione manuale o una personalizzazione limitata. Microsoft ha davvero bisogno di darci più controllo sulla privacy. Se un numero sufficiente di persone lo chiederà, forse un giorno renderà le cose più facili.

Nel frattempo, fai sapere a Microsoft che desideri alcune opzioni: vai su Guida di Teams > Suggerisci una funzionalità o Invia feedback.

Riepilogo

È possibile creare criteri di conservazione per eliminare automaticamente la cronologia delle chat di Teams, ma si tratta principalmente di una questione amministrativa.
PowerShell offre un maggiore controllo, ma è in genere riservato a organizzazioni più grandi o utenti avanzati.
Nei Teams personali, la cronologia chat non può essere disattivata e l’eliminazione dei messaggi è limitata.
A volte l’eliminazione dei messaggi li rimuove solo dalla tua parte, non sempre da tutti.
Per una pulizia totale sono necessarie ricerche sui contenuti e regolazioni manuali delle autorizzazioni dei file, ma è un metodo complicato e non perfetto.

Incartare

Onestamente, la gestione dei dati di Teams, soprattutto nella versione personale, è piuttosto limitata.È possibile nascondere o eliminare elementi qua e là, ma non esiste un’opzione completa. Se mantenere le chat private o a prova di eliminazione è fondamentale, considerate app di messaggistica alternative progettate per la privacy. Incrociamo le dita, sperando che Microsoft lanci soluzioni migliori un giorno. Fino ad allora, la situazione è un po’ complicata, ma almeno questi metodi offrono un certo grado di controllo.

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