Come impostare una chat individuale o di gruppo in Microsoft Teams
Utilizzare Microsoft Teams per le chat può rivelarsi una vera salvezza quando si cerca di mantenere fluida la comunicazione senza essere sommersi da email o riunioni infinite. A volte, però, il processo non è così fluido come potrebbe essere, ad esempio quando non si è sicuri di come avviare una rapida chat individuale o di gruppo, o quando le notifiche diventano una distrazione. Questa guida mira a chiarire questi dubbi con alcuni suggerimenti pratici che funzionano davvero, non solo con passaggi generici tratti dal manuale. Aspettatevi di imparare a creare, gestire e personalizzare le chat, oltre ad alcuni trucchi per gestire al meglio il rumore.
Come risolvere i problemi più comuni della chat di Microsoft Teams
Crea una chat individuale in Microsoft Teams
Questo è il cuore pulsante della messaggistica di Teams: rapido, diretto, efficace. Di solito, si desidera avviare una chat privata con un collega per parlare di un progetto o condividere aggiornamenti rapidi. A volte, questo processo può risultare strano se la persona non si trova nell’area di lavoro o se l’interfaccia non è intuitiva. Ecco cosa generalmente aiuta:
- Apri Microsoft Teams e vai alla scheda Chat. A volte, se la barra laterale è piena di messaggi, potresti aver bisogno di trovarla in Altre opzioni.
- Fare clic sul pulsante Nuova chat (sembra una matita o un piccolo +).
- Digita il nome, l’indirizzo email o il numero di telefono della persona nel campo “A “.Di solito puoi semplicemente iniziare a digitare e Teams suggerirà automaticamente le corrispondenze. Tieni presente che se qualcuno non fa parte del tuo spazio di lavoro, non puoi contattarlo, a meno che non sia aggiunto a Teams o non sia un utente ospite.
- Digita il tuo messaggio e Enterclicca su Invia. Abbastanza semplice.
Suggerimento: in alcune configurazioni, i nuovi contatti potrebbero impiegare un po’ di tempo per essere visualizzati se non sono immediatamente disponibili. In rare occasioni, riavviare Teams o aggiornare l’app può far sì che i contatti vengano caricati correttamente. E se ti trovi in un canale o in una riunione, puoi cliccare sull’immagine del profilo di una persona e poi scegliere Chat, una scorciatoia rapida per avviare una conversazione privata.
Condurre una conversazione di squadra individuale
Una volta che la conversazione è avviata, Teams continua a notificarti quando c’è una risposta: a volte è un vantaggio, altre volte è una distrazione. Per gestire questo problema, puoi disattivare l’audio di chat specifiche, soprattutto se stai cercando di concentrarti. E se la chat diventa affollata, l’utilizzo di funzionalità come le reazioni emoji, le GIF o la formattazione dei messaggi rende le conversazioni un po’ più vivaci. Inoltre, Teams ti consente di condividere facilmente i file tramite la scheda File o trascinandoli nella casella dei messaggi, una funzionalità estremamente utile per una collaborazione rapida.
Poiché le notifiche possono essere eccessive, tieni premuto o clicca con il pulsante destro del mouse su una chat nell’elenco, quindi seleziona Disattiva audio. Su dispositivi mobili, scorri verso sinistra sulla chat e tocca Altro > Disattiva audio. In questo modo, non riceverai un avviso ogni volta che qualcuno risponde.
Un’altra cosa un po’ nascosta ma utile: puoi aprire una chat in una finestra separata cliccando sull’icona ” Espandi”. Non è un granché, ma aiuta a svolgere più attività contemporaneamente senza perdere il contesto della chat.
Disabilita le conferme di lettura nelle chat di Teams
Le conferme di lettura sono utili quando vuoi sapere se qualcuno ha visto il tuo messaggio. Ma possono anche aumentare la pressione o renderti paranoico riguardo alle risposte rapide. Per disattivarle, vai su Impostazioni tramite la tua immagine del profilo o la scheda Attività, quindi clicca su Privacy. Trova le conferme di lettura e disattivale. Semplice, o almeno dovrebbe esserlo. A volte, se l’interruttore è disattivato, è perché l’amministratore ha bloccato questa funzionalità nella tua area di lavoro. In questo caso non puoi fare molto, a meno che tu non abbia accesso come amministratore.
Creare una chat di gruppo in Microsoft Teams
Le chat di gruppo sono una vera salvezza quando più persone devono collaborare senza doverle contattare separatamente. Di solito, creare un gruppo è come una chat individuale, ma con più nomi coinvolti. Ecco cosa funziona:
- Vai all’elenco Chat e fai clic su Nuova Chat.
- Inserisci i nomi, gli indirizzi email o i numeri di telefono di tutti coloro che desideri siano presenti nella chat. Tieni presente che devono far parte del tuo spazio di lavoro o essere ospiti per poter partecipare.
- Scrivi un messaggio e premi Entero clicca su Invia.
Una volta creato il gruppo, la storia è la stessa: puoi inviare file, emoji e link. E se l’attività aumenta, puoi rispondere direttamente cliccando con il tasto destro del mouse su un messaggio e selezionando ” Rispondi”. In questo modo le conversazioni saranno più ordinate.
Aggiungere partecipanti dopo aver creato il gruppo
Ti sei accorto di aver dimenticato qualcuno? Nessun problema. Basta cliccare sull’icona “Aggiungi persone” (in alto a destra).Su dispositivi mobili, tocca la sezione “Partecipanti” in alto. Puoi quindi aggiungere nuovi membri e decidere se possono visualizzare la cronologia chat precedente o ricominciare da capo. Opzioni come ” Includi cronologia chat” o “Non includere cronologia chat” sono utili a seconda che tu voglia o meno che i nuovi membri vedano i messaggi passati.
Rinominare una chat di gruppo quando necessario
Se hai bisogno di mantenere le cose organizzate, cambiare il nome della chat può aiutarti. Basta cliccare sull’icona ” Modifica ” o toccare il nome del gruppo in alto su dispositivi mobili. Inserisci un nome descrittivo, ad esempio “Piani di marketing del terzo trimestre” o “Riunione sprint”, e clicca su ” Salva “.In questo modo, sarà più facile scegliere la chat giusta in seguito.
Rimuovi partecipanti o abbandona un gruppo
Stranamente, se qualcuno ti distrae o non è più coinvolto, puoi rimuoverlo cliccando di nuovo sull’icona “Aggiungi persone” o sul nome del gruppo, quindi cliccando sulla X accanto al suo nome. Per abbandonare la chat, seleziona ” Esci”. In questo modo la chat non verrà eliminata per tutti, ma non riceverai più notifiche.
Un piccolo avvertimento: se abbandoni la chat, i tuoi messaggi di solito rimangono visibili, a meno che il proprietario non elimini la conversazione. Anche per abbandonare una chat su dispositivi mobili, la procedura è la stessa: basta toccare il nome del gruppo e poi premere ” Abbandona”.
Rimani connesso con la potenza dei team
Imparare a creare e gestire le chat in Teams non è un’impresa titanica, ma richiede un po’ di pratica, soprattutto quando le funzionalità non funzionano come previsto. Dalle brevi conversazioni individuali alle collaborazioni di gruppo più numerose, la chiave è sapere dove si trova tutto e come modificare le impostazioni in modo che le notifiche non siano troppo invadenti. Speriamo che queste informazioni contribuiscano a semplificare il flusso di lavoro e a mantenere la comunicazione fluida. A volte, un po’ di risoluzione dei problemi o l’esplorazione del pannello delle impostazioni possono fare miracoli per la chiarezza.
Riepilogo
- Avviare e gestire le chat individuali è semplicissimo una volta trovato il pulsante Nuova chat.
- Puoi disattivare l’audio delle conversazioni se le notifiche diventano troppo forti.
- Le chat di gruppo sono facili da creare e possono essere personalizzate in seguito con nomi e partecipanti.
- È sempre possibile rinominare, aggiungere, rimuovere o abbandonare le chat tramite le icone in alto.
- La disattivazione delle conferme di lettura è un semplice comando nelle impostazioni sulla privacy, ma potrebbe essere bloccata dagli amministratori.
Incartare
Nel complesso, il sistema di chat di Teams richiede un po’ di tempo per abituarsi, ma offre una flessibilità sufficiente una volta apprese le basi.È pensato per mantenere le persone connesse senza problemi, anche se a volte la navigazione risulta macchinosa. Tuttavia, con questi suggerimenti, gestire le conversazioni dovrebbe essere un po’ meno frustrante. Incrociamo le dita affinché questo aiuti qualcuno a evitare i soliti grattacapi, perché, ovviamente, Teams può complicare le cose in modo strano quando si cerca solo di inviare un messaggio velocemente.
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