Come incorporare un documento Word in un altro file Word

Collegare o incorporare documenti Word all’interno di altri file Word può essere una vera salvezza quando si cerca di mantenere tutto connesso ma si desidera anche una certa flessibilità.È un po’ strano come Word non renda questa operazione estremamente semplice, soprattutto se si desidera semplicemente includere un riferimento rapido o impostare contenuti condivisi. A volte, si desidera che il contenuto venga aggiornato automaticamente, o magari incorporare semplicemente una copia statica. In ogni caso, comprendere questi metodi aiuta a mantenere i documenti ordinati e funzionali, anche se a volte possono risultare un po’ macchinosi.

Come inserire documenti Word in altri file Word

Inserire un documento Word come oggetto collegato

Questo metodo è utile se si desidera che il contenuto incorporato si aggiorni automaticamente ogni volta che il file sorgente cambia.È come un collegamento attivo, che può essere utile se si gestisce un progetto con modifiche o aggiornamenti in corso. Tieni presente che se altri utenti non hanno accesso al documento sorgente, non vedranno gli ultimi aggiornamenti. Su Windows, è piuttosto semplice:

• Posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserire il contenuto collegato, quindi vai su Inserisci > Oggetto (disponibile nel gruppo Testo della barra multifunzione).
• Fare clic sull’icona che assomiglia a una piccola casella con una freccia a discesa, quindi selezionare Oggetto.
• Nella finestra pop-up, fare clic sulla scheda Crea da file.
• Fare clic su Sfoglia, trovare il documento, selezionarlo, quindi premere Inserisci.
• Seleziona la casella ” Collega al file”. In questo modo, il contenuto verrà aggiornato in caso di modifica della fonte, anziché essere copiato una sola volta.
• Premi OK. Il contenuto verrà visualizzato nel tuo documento, circondato da un riquadro che puoi ridimensionare o spostare.

Su Mac? Stessa cosa: vai su Inserisci, poi su Oggetto, seleziona Crea da file e seleziona il documento. Assicurati di selezionare Visualizza come icona se desideri che venga visualizzato come icona cliccabile anziché come testo normale. Cambiare l’icona è semplice come fare clic su Cambia icona.

Nota a margine: in alcune configurazioni, potrebbe essere necessario salvare il documento dopo averlo inserito, altrimenti il ​​collegamento non verrà aggiornato. Inoltre, se si elimina l’oggetto, è sufficiente premere il tasto Canc.

Inserisci un documento Word come icona collegata

Se preferisci un’interfaccia più pulita, potresti inserirla come icona. Somiglia di più a un collegamento a un documento tradizionale e cliccandoci sopra si apre l’altro file. Il procedimento è più o meno lo stesso:

• Scegli il punto nel documento, quindi Inserisci > Oggetto > Crea da file.
• Sfoglia e seleziona il tuo file Word.
• Seleziona Visualizza come icona. In questo modo il contenuto testuale verrà visualizzato come un’icona, in modo semplice e ordinato.
• Se vuoi cambiare l’icona: clicca su Cambia icona, scegline una nuova, quindi clicca su OK.
• Infine, fai clic su OK. Dovrebbe apparire l’icona, pronta ad aprire il documento collegato quando cliccata.

Su Mac, il processo è simile: seleziona il file, seleziona ” Visualizza come icona” e personalizzalo se necessario. Ricorda solo che, se in seguito elimini l’icona, il collegamento scomparirà.

Incorpora il testo da un documento Word

A volte, non serve un collegamento attivo, basta il contenuto testuale. Un’incorporazione di questo tipo estrae il testo vero e proprio, ma non si aggiorna se la fonte originale cambia.È l’ideale se si desidera un frammento singolo o contenuto statico nel documento. Funziona sia su Windows che su Mac senza troppi problemi.

• Posiziona il cursore nel punto in cui vuoi inserire il contenuto, vai su Inserisci > Oggetto > Testo da file.
• Trova il tuo documento Word, selezionalo, quindi fai clic su Inserisci.

Il testo viene inserito direttamente nel documento, formattato come un normale testo digitato. Ciò significa che puoi modificarlo liberamente in seguito, ma tieni presente che le modifiche apportate al codice sorgente non verranno applicate. Non so perché, ma è così che funziona.È un’operazione una tantum, utile per informazioni statiche o quando non è possibile modificare il codice sorgente.

In ogni caso, questi sono i metodi principali per collegare più documenti Word senza dover copiare e incollare come un cavernicolo. In genere, si tratta solo di decidere se si desidera che il collegamento rimanga attivo o che il contenuto venga incorporato una sola volta. Se questo vi sembra un po’ complicato, ebbene sì, Word fa al caso vostro: a volte semplificare le cose è un vero e proprio rompicapo.

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