Come modificare il testo in Microsoft Excel utilizzando Power Query
Esistono diversi modi per apportare modifiche al testo in Microsoft Excel e, a dire il vero, usare Power Query può rivelarsi una vera salvezza, soprattutto se si ha a che fare con set di dati di grandi dimensioni. Invece di modificare manualmente le celle o affidarsi a formule, è possibile elaborare in batch una serie di modifiche al testo, come la modifica delle maiuscole/minuscole, la riduzione degli spazi o l’aggiunta di prefissi, senza alcuna fatica.È vero, però, è un po’ nascosto nei menu, quindi se non ci si è abituati, l’intero processo può sembrare inizialmente confuso. Fortunatamente, una volta presa la mano, è piuttosto flessibile e fa risparmiare un sacco di tempo. Questa guida illustra come usare Power Query per queste comuni modifiche al testo, così da poter smettere di perdere tempo con il lavoro manuale e lasciare che sia lo strumento a fare la maggior parte del lavoro pesante.
Come modificare il testo con Power Query
Iniziare è semplice, ma un po’ complicato se non hai mai aperto Power Query prima. L’idea è caricare le celle nell’editor, apportare le modifiche e quindi reinserire i dati ripuliti nel foglio. In alcune configurazioni, potrebbero essere necessari un paio di tentativi: è strano, ma a volte è necessario aggiornare o chiudere e riaprire la query per visualizzare le modifiche, quindi non arrenderti se inizialmente sembra un po’ strano.
Scegli i tuoi dati e caricali in Power Query
- Seleziona l’intervallo di celle con il testo o fai clic all’interno dei dati. Vai alla scheda Dati e fai clic su “Da tabella/intervallo”, oppure fai clic con il pulsante destro del mouse sull’area selezionata e seleziona ” Ottieni dati da tabella/intervallo”. Se i dati non sono già formattati come tabella, Excel ti chiederà se desideri convertirli in una tabella. Conferma l’intervallo di celle e seleziona la casella se hai intestazioni, quindi fai clic su OK.
Sì, è un po’ complicato perché a volte è necessario riselezionare o aggiornare i dati se non sembrano essere subito collegati. Inoltre, se l’intervallo include celle vuote o tipi di dati misti, verifica che tutto sia corretto prima di caricarlo.
Cambiare le maiuscole e le minuscole con Power Query
Questo è uno dei motivi più comuni per cui le persone si divertono con Power Query. Che tu abbia bisogno di tutto in minuscolo, maiuscolo o maiuscolo, è semplicissimo. Ho visto che funziona in modo affidabile, anche se per qualche motivo, non su tutte le macchine la prima volta. Un po’ strano, ma se ottieni risultati strani, chiudi e riapri la query e riprova.
Regola le maiuscole/minuscole del testo
- Nell’editor di Power Query, seleziona la colonna con il testo che desideri modificare. Quindi, vai alla scheda Trasforma, cerca il menu a discesa Formato e seleziona lo stile desiderato: Minuscolo, Maiuscolo o Maiuscolo per ogni parola.
Guarda la tua colonna aggiornarsi immediatamente. In alcune configurazioni, potrebbe esserci un po’ di ritardo, oppure le modifiche saranno visibili solo dopo l’aggiornamento. Non so perché, ma fa parte del fascino inconsueto di Power Query.
Carica i dati modificati
- Una volta soddisfatto, vai alla scheda Home e seleziona Chiudi e carica o Chiudi e carica in se desideri specificare dove posizionarlo. Di solito, basta selezionare Chiudi e carica per ottenere un nuovo foglio con la versione modificata, il che è sufficiente nella maggior parte dei casi.
I dati appariranno quindi nel tuo foglio, sostituendo o aggiungendo quelli che avevi prima. Ecco fatto: avrai il testo modificato, tutto con un clic.
Ritaglia o pulisci i dati di testo
Hai dati disordinati con spazi extra o caratteri non stampabili? Power Query ha opzioni integrate per questo, il che è semplicemente fantastico.È particolarmente utile se stai preparando dati per l’analisi o l’importazione in altri sistemi in cui la pulizia dei dati è davvero importante.
Rimuovi spazi extra o caratteri non stampabili
- Seleziona la colonna, quindi torna al menu Formato. Seleziona “Ritaglia” per eliminare gli spazi iniziali e finali (ma non quei doppi spazi incomprensibili).Oppure seleziona “Pulisci” per eliminare caratteri non stampabili come tabulazioni o simboli strani alla fine del testo.
Tieni presente che Clean potrebbe non produrre risultati evidenti, a meno che non ci siano effettivamente fastidiosi caratteri non visibili in agguato. Su alcuni set di dati, potresti non notare alcuna differenza, ma fidati, sta sistemando le cose sottostanti.
Carica i tuoi dati puliti
- Al termine, torna alla scheda Home e fai clic su Chiudi e carica. Il testo ripulito verrà sostituito o aggiunto al foglio, pronto per l’uso.
Aggiungi un prefisso o un suffisso per una formattazione più elaborata
Questa è la soluzione perfetta se vuoi aggiungere titoli come “Dott.” o “Ph. D.” senza modificare manualmente ogni cella. Power Query può farlo molto velocemente. Naturalmente, devi specificare il prefisso o il suffisso, ma una volta impostato, bastano pochi clic per automatizzare tutti quei titoli.
Inserisci prefisso o suffisso
- In Power Query, vai al menu Formato e scegli Aggiungi prefisso o Aggiungi suffisso. Inserisci la parola o l’abbreviazione, assicurandoti di includere spazi se necessario (ad esempio “Dr.” o “- Verificato”).
Completa e carica
- Fai clic su OK, quindi vai su Home e seleziona Chiudi e carica. Il testo dovrebbe ora includere il nuovo prefisso o suffisso, perfettamente integrato senza dover modificare manualmente ogni cella.
Prendi il controllo completo con Power Query
A quanto pare, Power Query non è solo per la pulizia dei dati più impegnativa.È uno strumento sorprendentemente flessibile per la modifica del testo e, una volta presa confidenza con la sua interfaccia, è possibile eseguire ogni tipo di modifica automatica.È un ottimo modo per familiarizzare con il funzionamento dietro le quinte della trasformazione dei dati, che può rivelarsi molto utile in futuro.
Hai problemi a inserire dati o correggere errori? Sì, a volte Excel si comporta male, ma controllare queste opzioni può aiutarti a far funzionare di nuovo tutto senza intoppi. Non dimenticare che molto di tutto questo è un processo di tentativi ed errori: continua a cliccare e alla fine, il risultato sarà perfetto.
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