Come organizzare le email creando cartelle in Microsoft Outlook
Le cartelle e le sottocartelle personalizzate in Microsoft Outlook sono un modo piuttosto pratico per evitare che la posta in arrivo sembri un caos.È possibile categorizzare le email, dare priorità ai messaggi importanti e forse persino ridurre un po’ l’ansia da posta in arrivo. Ma, a dire il vero, crearle e gestirle non è sempre semplice, soprattutto se si passa dall’app desktop alla versione web o mobile. A volte, le cartelle non compaiono dove ci si aspetta, o le regole non funzionano come previsto, e questo può far sorgere il dubbio che tutto questo lavoro valga la pena. Tuttavia, con qualche trucco, è per lo più gestibile e, in breve tempo, la posta elettronica sarà molto più organizzata (almeno in teoria).
Come creare e gestire cartelle in Outlook per Windows, macOS e Web
Creare cartelle in Outlook per Windows e macOS
Aggiungere nuove cartelle nelle versioni desktop di Outlook è piuttosto semplice, ma conoscere i percorsi di menu corretti rende il processo molto più fluido. Su Windows, in genere, basta fare clic con il pulsante destro del mouse sull’account di posta elettronica o su una cartella esistente nella barra laterale. Su Mac, il processo è simile. Dopo aver fatto clic con il pulsante destro del mouse (o Ctrl-clic su Mac), cerca l’ opzione Nuova cartella. Dopodiché, digita semplicemente il nome (non complicarti troppo la vita) e premi Enter. Abbastanza facile, vero? Beh, per lo più. Tieni presente che se la barra laterale è disordinata o lenta, la nuova cartella potrebbe non apparire immediatamente, il che è piuttosto fastidioso.
Ecco un piccolo trucco: se fai clic con il pulsante destro del mouse e non vedi subito l’opzione, prova a espandere l’elenco delle cartelle o a ricaricare Outlook. A volte, è solo un problema di aggiornamento. Inoltre, su Windows, puoi creare sottocartelle facendo clic con il pulsante destro del mouse su una cartella come Posta in arrivo o una cartella personalizzata, quindi selezionando Nuova cartella. In questo modo, puoi annidare le cartelle l’una dentro l’altra, il che, se usato correttamente, aiuta davvero a mantenere la posta in arrivo in ordine.
Creare sottocartelle in Outlook
Creare sottocartelle è la stessa procedura: fai clic con il pulsante destro del mouse su una cartella principale, come Posta in arrivo o una cartella personalizzata esistente, quindi seleziona Nuova cartella. Assegnale un nome, premi Entere voilà, hai una sottocartella nidificata. Tieni presente che puoi creare più livelli di profondità se vuoi davvero organizzare i contenuti in modo granulare. In una configurazione ha funzionato, in un’altra…non così tanto. Per qualche motivo, Outlook a volte ha difficoltà con l’annidamento molto profondo, quindi non esagerare a meno che tu non sia disposto ad affrontare qualche capriccio occasionale. Questo è utile se vuoi separare le email per progetto, cliente o qualsiasi sistema che ti sia più comodo.
Spostamento delle email nelle cartelle di Outlook
Trascinare le email nelle cartelle sembra naturale, ma è un po’ strano come a volte non venga registrato immediatamente. Basta fare clic e trascinare il messaggio nella cartella sulla barra laterale: funziona sia su Windows che su Mac. Su alcuni computer, questo potrebbe non funzionare al primo tentativo, quindi prova un secondo tentativo o da un’altra finestra se non funziona. Tieni premuto Ctrl o Cmd per più email e puoi spostarne un gruppo contemporaneamente. In alternativa, fai clic con il pulsante destro del mouse sulle email, seleziona Sposta e quindi scegli la cartella di destinazione. Se la cartella non è elencata, seleziona Scegli cartella o un’opzione simile per cercarla.
Un’altra opzione è quella di utilizzare il menu multifunzione: di recente hanno aggiunto un pulsante “Sposta nella cartella” nella barra degli strumenti, che può essere più rapido quando lo si usa spesso. E se si hanno molte email da organizzare, l’impostazione di regole può automatizzare questo processo. Il che ci porta al passaggio successivo.
Creazione di regole per l’organizzazione automatica delle email
È qui che avviene la vera magia, o almeno aiuta la tua casella di posta a rimanere pulita senza un costante intervento manuale. Supponiamo che tutte le email del tuo capo finiscano direttamente in una cartella specifica: sì, è possibile. In Outlook per Windows, fai clic con il pulsante destro del mouse su un’email di quel mittente, quindi seleziona Regole > Crea regola. Si apre una finestra di dialogo in cui puoi specificare le condizioni, come Da o Inviato a, quindi scegliere Sposta l’elemento nella cartella. Seleziona la cartella corretta dall’elenco.
Su Outlook per Mac, bisogna andare su Strumenti > Regole. Qui è possibile creare regole più complesse, ma a dire il vero, l’app desktop a volte risulta un po’ macchinosa. Quindi, se le cose non funzionano subito, verifica che le regole siano abilitate e che i criteri siano corretti. Dopo la configurazione, testala inviando un’email di prova dall’indirizzo specificato per verificare che venga salvata nella cartella corretta. A volte le regole non si attivano immediatamente perché Outlook ne aggiorna lo stato durante la sincronizzazione, quindi potrebbe essere necessaria pazienza.
Gestione e personalizzazione delle cartelle
Se l’elenco delle cartelle inizia a sembrare disordinato, puoi riorganizzare, rinominare o eliminare facilmente le cartelle. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella, su Windows o Mac, e scegliere l’opzione desiderata. Spostare visivamente una cartella è semplice come trascinarla verso l’alto o verso il basso nell’elenco; puoi anche annidarla all’interno di un’altra cartella trascinandola lì. Per rinominare, basta fare clic con il pulsante destro del mouse > Rinomina. Eliminando, i messaggi al suo interno tornano alla posizione predefinita, il che è utile se non si desidera più la cartella. Per accedere rapidamente a determinate cartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiungi ai Preferiti. In questo modo, la cartella verrà aggiunta alla barra laterale per poterla cliccare facilmente in seguito.È un buon modo per tenere le cartelle preferite in primo piano.
Creare cartelle in Outlook Web App (Outlook.com)
Stessa idea, ma ovviamente, niente clic destro qui. Per aggiungere una nuova cartella, apri Outlook.com nel browser, quindi scorri verso il basso nella barra laterale fino a trovare “Crea nuova cartella”. Cliccaci sopra, digita un nome e premi “Salva”. Semplice. Vuoi una sottocartella? Fai clic destro su una cartella esistente e seleziona “Crea nuova sottocartella”. Non è l’interfaccia più intuitiva, ma fa il suo lavoro.
Spostare le email funziona allo stesso modo: trascina e rilascia o fai clic con il pulsante destro del mouse > Sposta. Tieni premuto Ctrl o Cmd per selezionare più messaggi, quindi trascina o seleziona la cartella dal menu. Per le regole, vai sull’icona a forma di ingranaggio, scegli Visualizza tutte le impostazioni di Outlook, quindi vai a Mail > Regole. Da lì, puoi impostare automazioni come “sposta tutte le email da X alla cartella Y”, risparmiandoti un sacco di seccature.
Gestione di cartelle e preferiti in Outlook.com
Sebbene non sia possibile riordinare le cartelle nella barra laterale (questo è solo il dominio di Outlook desktop), è possibile annidarle e rinominarle facilmente. Per eliminare una cartella, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Elimina cartella. Desideri un accesso rapido a una cartella? Fai clic con il pulsante destro del mouse, quindi scegli Aggiungi ai preferiti. In questo modo, più cartelle che ti interessano possono essere aggiunte in alto per un recupero più rapido. Sembra un po’ limitato, ma è sufficiente per mantenere un layout abbastanza ordinato.
Creazione di cartelle in Outlook su dispositivi mobili
Ed ecco dove la cosa si fa strana: Outlook su Android e iOS non semplifica esattamente la creazione di cartelle. Bisogna farlo tramite web o desktop. Per creare una nuova cartella sul telefono, bisogna prima selezionare un messaggio, quindi toccare ” Sposta”. Tocca l’ icona “Nuova cartella” in alto a destra, assegnale un nome e tocca ” Crea”. Da quel momento in poi, puoi spostare i messaggi al suo interno tenendo premuto a lungo un’email, selezionando più elementi e toccando di nuovo “Sposta”.È un po’ macchinoso, soprattutto perché non è possibile creare sottocartelle su dispositivi mobili perché l’app non lo supporta, quindi se è una funzionalità di cui hai bisogno, per ora usa l’interfaccia web.
Per quanto riguarda l’automazione delle regole sui dispositivi mobili? No. Devono essere create tramite l’interfaccia web. Le app per dispositivi mobili servono principalmente per controlli rapidi, non per organizzare il caos. Ma almeno puoi contrassegnare le cartelle con una stella (tramite il menu Modifica ) per assicurarti che i tuoi contenuti preferiti siano sempre a portata di tocco.
Suggerimenti rapidi per mantenere Outlook organizzato
- Utilizzare regole per gestire le attività di ordinamento ripetitive, riducendo il lavoro manuale.
- Trascina le email nelle cartelle per mantenere libera la posta in arrivo principale.
- Rinomina, elimina o riorganizza le cartelle quando la situazione diventa complicata.
- Sul Web e sui dispositivi mobili, sfrutta la funzione Preferiti per accedere rapidamente alle cartelle importanti.
Riepilogo
- Per creare cartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse su Outlook sul desktop oppure utilizzare il pulsante Crea nuova cartella in Outlook.com.
- Crea sottocartelle all’interno di cartelle esistenti per un’organizzazione nidificata.
- Sposta le email tramite trascinamento della selezione o tramite il menu di scelta rapida e imposta regole per l’ordinamento automatico.
- Gestisci l’elenco delle cartelle rinominandole, eliminandole o aggiungendole ai preferiti.
- Sui dispositivi mobili, crea cartelle tramite il menu Sposta : le sottocartelle non sono ancora supportate.
Incartare
Nel complesso, creare e gestire cartelle in Outlook non è l’esperienza più intuitiva, soprattutto quando si passa da una versione all’altra. Tuttavia, vale la pena investire un po’ di tempo nella configurazione corretta: le regole da sole possono far risparmiare ore di ordinamento. Non scoraggiatevi se all’inizio vi sembra un po’ macchinoso; a volte, basta riavviare Outlook o eseguire un rapido aggiornamento per recuperare.È un equilibrio tra la configurazione per l’efficienza e la gestione di alcune stranezze, ma una volta presa la mano, la vostra casella di posta vi ringrazierà.
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