Come personalizzare e modificare la visualizzazione di Microsoft Outlook
Microsoft Outlook non serve solo per inviare e ricevere email: è piuttosto flessibile nel modo in cui visualizza i tuoi contenuti. Se hai mai aperto Outlook e hai avuto la sensazione che il layout o la densità delle informazioni non funzionassero, personalizzare la visualizzazione può davvero aiutarti.È un po’ strano quante opzioni ci siano, ma una volta presa la mano, puoi fare in modo che Outlook mostri solo ciò che ti interessa, in un modo che sia sensato per il tuo flusso di lavoro. Fidati, armeggiare con le visualizzazioni potrebbe sembrare scoraggiante all’inizio, ma in realtà rende la gestione della posta in arrivo o del calendario molto più efficiente. Puoi passare a un layout che evidenzia le email recenti, ordina meglio i contatti o visualizza il calendario in un modo che non ti fa scorrere all’infinito. L’obiettivo finale? Meno confusione, più concentrazione, meno mal di testa.
Come modificare il layout della visualizzazione di Outlook
Utilizzo delle visualizzazioni integrate per modificare il layout di Outlook
Questo è il modo più rapido e semplice. Outlook offre diverse visualizzazioni predefinite tra cui è possibile passare con pochi clic. In pratica, se la posta in arrivo appare disordinata o il calendario è difficile da navigare, cambiare visualizzazione può aiutare a individuare ciò che serve senza troppa fatica. Queste visualizzazioni sono accessibili dalla scheda Visualizza sulla barra multifunzione, senza particolari conoscenze tecniche. A volte, in alcune configurazioni, il cambio di visualizzazione potrebbe non funzionare immediatamente, soprattutto dopo aggiornamenti o riavvii, ma di solito basta un rapido riavvio di Outlook o del PC per risolvere il problema. Non aspettarti il layout perfetto fin da subito; potresti dover provare un paio di visualizzazioni per vedere quale funziona meglio.
- Apri la cartella desiderata : ad esempio Posta in arrivo, Calendario o Contatti.
- Fare clic sulla scheda Visualizza nella barra multifunzione in alto.
- Fare clic sul pulsante Cambia visualizzazione, situato nel gruppo Visualizzazione corrente.
- Seleziona una visualizzazione predefinita : appariranno opzioni come Compatta, Singola, Anteprima, Giorno/Settimana/Mese. Ogni layout è pensato per uno scopo specifico: ad esempio, Compatta è il classico elenco ordinato, mentre Anteprima mostra più dettagli sui messaggi a colpo d’occhio.
Scegliere quella giusta dipende da cosa devi vedere per prima: con una configurazione funziona benissimo, con un’altra…non così tanto. Cambiare visualizzazione è immediato; una volta selezionata, Outlook apporta la modifica, quindi sentiti libero di continuare a provare finché non trovi la risposta giusta.
Come modificare i layout di Outlook a proprio piacimento
E se le visualizzazioni predefinite non fossero ancora sufficienti? Nessun problema: puoi personalizzarle quasi completamente. Sì, Outlook ti consente di ottimizzare colonne, raggruppamenti, ordinamenti, filtri e persino l’aspetto dei singoli elementi. Questo è ciò che rende tutto davvero più efficiente: invece di cercare quell’email o quel contatto, organizzi la visualizzazione per mostrare solo ciò che conta. Questo vale anche se il layout non ti convince, magari con troppe colonne, un ordinamento errato o troppa confusione. Di solito, trovo che giocare con le Impostazioni di visualizzazione nella scheda Visualizza risolva il problema.È un po’ noioso spiegare ogni opzione qui, ma molte delle modifiche che puoi apportare sono abbastanza intuitive una volta aperta la finestra di dialogo Impostazioni di visualizzazione avanzate.
- Apri la cartella che vuoi modificare.
- Vai alla scheda Visualizza e fai clic su Impostazioni visualizzazione.
- Da qui puoi regolare:
- Colonne : aggiungi o rimuovi campi come oggetto, mittente, data o dimensione.
- Raggruppa per : raggruppa i messaggi in base al mittente, alla data o alle categorie.
- Ordina : decidi se le email più recenti devono essere visualizzate per prime o per ultime.
- Filtro : restringi la visualizzazione in base a criteri quali segnalati, non letti o categoria.
- Formato colonne : rimpicciolisci o allarga le colonne, seleziona i caratteri e l’allineamento.
- Formattazione condizionale : imposta colori o caratteri in base a determinate regole, utile se vuoi che le email urgenti risaltino.
- Fai clic su OK per visualizzare le modifiche.
Creazione di una vista completamente nuova
Ti senti avventuroso? Puoi persino creare la tua vista da zero, il che è fantastico se desideri un modo molto specifico di visualizzare le tue email o i tuoi contatti. Si tratta di un processo in due fasi: prima, raccogli le impostazioni, poi salva la vista in modo da poterla riutilizzare in qualsiasi momento.
- Apri la cartella a cui vuoi applicare la visualizzazione personalizzata.
- Fare clic sulla scheda Visualizza e quindi su Cambia visualizzazione > Gestisci visualizzazioni.
- Fare clic sul pulsante Nuovo nella finestra di dialogo Gestisci tutte le visualizzazioni.
- Assegna un nome alla visualizzazione, scegli il tipo (ad esempio tabella, scheda, calendario) e assegnala a cartelle specifiche, se necessario.
- Fare clic su OK per passare alle Impostazioni di visualizzazione avanzate.
- Ora, personalizzalo come prima: aggiungi colonne, imposta filtri, formatta, ecc. Sperimenta finché non ti sembra giusto.
- Una volta fatto, clicca su OK, quindi chiudi la finestra di gestione cliccando nuovamente su OK. Il tuo layout personalizzato è pronto per essere utilizzato!
Gestione e personalizzazione di altre impostazioni di Outlook
Se vuoi che Outlook si adatti davvero al tuo stile, puoi anche modificare font, temi e persino le dimensioni del testo. Hai bisogno di trovare quell’email che hai inviato il mese scorso? Puoi modificare la ricerca e la visualizzazione per semplificare il processo. A volte, piccole modifiche come la regolazione della dimensione del carattere fanno una grande differenza, soprattutto se quella predefinita è troppo piccola o troppo grande. Ah, e se ti è mai capitato di premere Invia troppo presto, sappi che Outlook offre una funzione per annullare l’invio per alcuni secondi dopo aver premuto Invia, quindi non farti prendere dal panico se devi ritirare un’email.
Articoli correlati
Questo articolo è stato utile?