Come progettare un grafico a cascata in Microsoft Excel

Creare un grafico a cascata in Excel è molto utile quando si cerca di visualizzare come un numero cambia nel tempo o in diverse fasi, ad esempio quando si monitorano profitti, spese o livelli di inventario.È un po’ strano, ma anche se Excel ha una funzionalità integrata per i grafici a cascata, impostarla può creare qualche difficoltà se non si ha familiarità con il processo. A volte, si crea un grafico, ma non sembra corretto o mancano le etichette dei dati. L’obiettivo è ottenere un grafico chiaro e di facile lettura che mostri accuratamente come ogni fase contribuisce al totale finale. In questo modo, è possibile individuare dove si verificano guadagni o perdite senza troppa confusione. In alcune configurazioni, sembra di dover fare i salti mortali, perché ovviamente Windows deve rendere il tutto più difficile del necessario. Se le cose non sembrano funzionare all’inizio, di solito è perché i dati non sono formattati correttamente o perché il grafico non è impostato per interpretare correttamente i totali. Ma niente paura, una volta presa la mano con la modifica e la personalizzazione, sarà tutto molto semplice. Aspettatevi di vedere i vostri dati esplodere visivamente in una cascata di facile comprensione, fatta di guadagni verdi, perdite rosse e linee di collegamento che danno a una cascata l’aspetto che ha.

Come creare un grafico a cascata in Microsoft Excel

Inizia con dati correttamente organizzati

• È utile disporre i dati in modo chiaro: valore iniziale, solo i passaggi intermedi e il conteggio finale. Assicurati che le colonne siano etichettate e coerenti, ad esempio: “Fase”, “Importo” e “Tipo” (che si tratti di un totale, di un guadagno o di una perdita).Su Windows, è consigliabile includere una colonna che indichi quali barre rappresentano i totali, in modo che Excel le tratti correttamente (e non in modo mobile).Ad esempio:

  A1: Stage | B1: Amount | C1: Type A2: Opening Balance | B2: 1000 | C2: Total A3: Sales | B3: 300 | C3: Increase A4: Expenses | B4: -200 | C4: Decrease A5: Closing Balance | B5: 1100 | C5: Total

• Questo tipo di impostazione semplifica notevolmente la trasformazione dei dati in un vero e proprio grafico a cascata da parte di Excel.

Inserisci il grafico a cascata

• Evidenzia tutti i tuoi dati, comprese intestazioni e categorie.
• Vai su Inserisci, quindi cerca il pulsante Grafico a cascata o Grafico azionario. Su Windows, si trova proprio lì, nel gruppo Grafici. Su Mac, potrebbe essere necessario fare clic sulla freccia a discesa sotto Inserisci grafico a cascata o Grafico azionario per trovarlo.
• Seleziona “Cascata”. Se i totali non vengono visualizzati come previsto, controlla attentamente i tipi di dati: assicurati che i totali siano contrassegnati (come nella colonna C) in modo che Excel sappia come gestirli in modo diverso. Se necessario, puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sulle barre dei totali e selezionare “Imposta come totale”.

Ottimizzare il grafico a cascata

• Una volta visualizzato il grafico, cliccaci sopra per attivare gli Strumenti grafico. Utilizza la scheda Progettazione per cambiare stile o passa a Formato per modifiche più dettagliate, come colori e caratteri.
• Per una maggiore chiarezza, potresti voler personalizzare i colori, ad esempio impostando i guadagni in verde e le perdite in rosso. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulle singole barre e seleziona “Formato punto dati” per modificarne il colore di riempimento.
• Aggiungere etichette dati è molto utile: basta fare clic con il pulsante destro del mouse su una barra e scegliere ” Aggiungi etichette dati”.È anche possibile trascinarle per posizionarle meglio.
• Se le barre dei totali hanno un aspetto strano o non sono ben visibili, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Imposta come totale per assicurarti che Excel le gestisca in modo appropriato.

Metodo alternativo: crea un grafico a cascata personalizzato con un grafico a barre impilate

• Questo metodo è più complicato, ma se la rappresentazione a cascata integrata in Excel è ostinata o non offre sufficiente controllo, può essere utile usare un grafico a barre impilate per emulare una rappresentazione a cascata.
• Inserisci i dati con il valore iniziale, ogni passaggio e il totale finale, quindi evidenziali e vai su Inserisci, seleziona Colonna, quindi Barra in pila. Regola le barre in modo che i passaggi intermedi si sovrappongano visivamente: questo di solito significa modificare la serie di dati e la formattazione.
• Assicuratevi di nascondere la serie di base o di regolare la trasparenza in modo che assomigli alle barre fluttuanti di una cascata. Preparatevi a qualche tentativo ed errore: con una configurazione ha funzionato bene, con un’altra non tanto.

Visualizzare i dati in modo efficace

Una volta impostato il grafico, è davvero utile personalizzarlo ulteriormente (colori, etichette e linee di collegamento) per renderlo estremamente chiaro a chiunque lo guardi. Se le impostazioni predefinite non ti sembrano adatte, modificare i colori o le etichette dei dati può fare una grande differenza. Non sorprenderti se devi tornare indietro e modificare alcuni punti: a volte Excel sbaglia i totali o tratta quello che dovrebbe essere un totale come un passaggio intermedio, quindi è bene ricontrollarli.

Onestamente, scoprire tutte le piccole stranezze può essere fastidioso, ma una volta capito, è un modo piuttosto efficace per mostrare visivamente i progressi o i peggioramenti. Ricorda solo di mantenere i dati puliti, contrassegnare correttamente i totali e personalizzare secondo necessità. Buona fortuna!

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