Come registrare efficacemente una riunione di Microsoft Teams

Quasi tutte le piattaforme per riunioni virtuali (Zoom, Skype, Microsoft Teams, ecc.) consentono di registrare riunioni e chiamate. Queste registrazioni possono includere audio, video, attività di condivisione dello schermo e talvolta persino trascrizioni. In genere, registrare una riunione è semplice, ma ci sono alcune particolarità, come chi può effettivamente farlo, dove vengono salvate le registrazioni e come accedervi o condividerle in un secondo momento. Se hai mai provato a trovare quella registrazione da una sessione di Teams e non ci sei riuscito, o ti sei chiesto se avessi bisogno di autorizzazioni speciali, questa è la guida che potrebbe risparmiarti un po’ di frustrazione.

Alla fine, saprai come avviare e interrompere la registrazione, dove vengono archiviate le registrazioni, in SharePoint o OneDrive, e come condividere i link senza stressarti. E sì, se ti stai chiedendo se Teams funzioni bene come registratore dello schermo, beh, ci sono strumenti migliori per questo scopo. Ma ne parleremo più avanti.

Come registrare una riunione di Microsoft Teams e accedere alle registrazioni

Perché i permessi di registrazione sono importanti e cosa aspettarsi

Innanzitutto, non tutti possono premere il pulsante di registrazione. Sono necessarie licenze specifiche, come Office 365 Enterprise E3 o E5, o M365 Business Premium, ecc. Inoltre, l’amministratore IT deve attivare le funzionalità di registrazione. Se queste caselle sono selezionate, di solito registrare una riunione è un gioco da ragazzi, che tu sia l’organizzatore o un semplice partecipante con autorizzazioni. La registrazione viene salvata in SharePoint (per le riunioni di canale) o in OneDrive (per le riunioni private).Dopo l’elaborazione, il video della riunione è accessibile dalla finestra della chat, ma è un po’ nascosto in bella vista se non sai dove cercare.

Come avviare e interrompere la registrazione di una riunione di Teams

Metodo 1: avviare una registrazione durante la riunione

• Durante la riunione, clicca su Altre opzioni (l’icona con i tre puntini nei controlli della riunione).Di solito si trova nella parte superiore o inferiore dello schermo, a seconda del dispositivo.
• Seleziona “Avvia registrazione” dal menu a discesa. In alcune configurazioni, questa è una notifica immediata che tutti ricevono, come un avviso “Questa riunione è in fase di registrazione”.Sorpresa, sorpresa, dovrebbe avvisare tutti, per motivi di privacy e tutto il resto.
• Nota: qui potresti anche vedere l’opzione per attivare la trascrizione in tempo reale, che può essere utile ma aumenta anche le informazioni memorizzate.

Quando aspettarsi che la registrazione venga elaborata

Una volta interrotta la registrazione tramite Altre opzioni > Interrompi registrazione, viene visualizzata una notifica di conferma. Microsoft fa quindi la sua magia e il file appare nella chat della riunione o in SharePoint/OneDrive dopo un breve ritardo. In alcune configurazioni, l’operazione richiede alcuni minuti; in altre, potrebbe richiedere più tempo se il file è di grandi dimensioni o la connessione Internet è lenta. A volte, la registrazione non è immediatamente disponibile, quindi la pazienza è fondamentale.

Metodo 2: automatizzare le registrazioni per le riunioni programmate

• Se vuoi risparmiarti la fatica di cliccare su “Registra” ogni volta, puoi impostare la registrazione automatica delle riunioni. Quando pianifichi una nuova riunione di Teams, clicca su ” Opzioni riunione”.
• Cerca l’opzione che dice qualcosa come “Avvia registrazione automaticamente” e attivala. Non è sempre ovvio dove si trovi, ma è nel menu delle opzioni: è un po’ nascosta, ma vale la pena controllarla se hai riunioni ricorrenti o vuoi assicurarti che nessuno si dimentichi di registrare.

Come trovare e gestire le registrazioni dei tuoi team

Dove vengono archiviate le registrazioni?

Dipende molto dal tipo di riunione. Per le riunioni di canale, la registrazione viene salvata nel sito SharePoint del canale, solitamente in una cartella denominata ” Registrazioni”. Troverai un collegamento diretto nella conversazione del canale stesso.

Per le riunioni individuali o private, la registrazione viene salvata nell’OneDrive dell’organizzatore della riunione, in particolare in una cartella denominata Registrazioni. Un collegamento apparirà nella chat al termine dell’elaborazione della registrazione.

Come accedere e modificare le date di scadenza?

Se l’amministratore della tua organizzazione ha impostato criteri di scadenza, ad esempio eliminando le registrazioni dopo 30 giorni, riceverai un messaggio con un link per modificarli.È un po’ macchinoso, ma ecco il succo:

• Se vedi un messaggio relativo alla scadenza, clicca sul link (ad esempio “Visualizza o modifica la data di scadenza…”).La registrazione si apre in una scheda del browser.
• Fare clic sull’icona Informazioni (la piccola i) per aprire i dettagli.
• Utilizza il campo Data di scadenza per estendere o rimuovere la scadenza: alcuni scelgono 7, 30, 60 giorni o una data specifica. Se non è necessaria alcuna scadenza, è sufficiente eliminare la data o disattivare l’opzione.

In alternativa, accedi direttamente al tuo sito OneDrive o SharePoint, individua il file di registrazione, clicca sui tre puntini ( Mostra azioni ), quindi su Dettagli. Se necessario, modifica la scadenza direttamente lì. Perché, ovviamente, a Microsoft piace mantenere le cose un po’ confuse.

Come condividere le registrazioni delle riunioni senza strapparti i capelli

Condivisione all’interno dei canali

Se si tratta di una riunione di canale, la registrazione si trova nella cartella Registrazioni della scheda File. Basta copiare il link o consentire ai membri del team di accedervi direttamente da lì: è semplicissimo e tutti hanno già le autorizzazioni.

Condivisione delle registrazioni delle riunioni private

Si trovano nella cartella “Registrazioni” di OneDrive. Per condividerli, basta trovare il file, cliccare sui tre puntini e scegliere “Condividi”. Da lì, è possibile generare un collegamento o inviare direttamente un invito. Se qualcuno non fa parte della stessa organizzazione o non ha l’autorizzazione, potrebbe essere necessario modificare le impostazioni di condivisione o chiedere l’accesso all’organizzatore, perché nonostante tutto, le autorizzazioni possono comunque essere un problema.

Teams come registratore dello schermo? Più o meno no.

Certo, puoi usare la funzione di registrazione integrata per catturare lo schermo, più o meno. Ma, onestamente, Teams non è progettato per questo. Esistono strumenti dedicati come OBS Studio, ShareX o Loom che fanno un lavoro molto migliore. Usare Teams solo per registrare lo schermo sembra una soluzione alternativa: va bene se sei già in riunione, ma non aspettarti funzionalità avanzate o di alta qualità. Inoltre, se stai solo cercando di catturare una demo o un tutorial, queste app specializzate potrebbero risparmiarti un sacco di grattacapi.

In sintesi, registrare in Teams non è complicato una volta configurato. La parte più complicata sono le autorizzazioni e sapere dove cercare le registrazioni in seguito. Non è perfetto, ma nella maggior parte dei casi svolge il suo compito, ma non aspettatevi che sostituisca gli strumenti dedicati all’acquisizione dello schermo.

Riepilogo

• Assicurati di avere le autorizzazioni e la licenza giusta per registrare.
• Utilizzare Altre opzioni durante la riunione per avviare/interrompere la registrazione.
• Le registrazioni vengono inviate a SharePoint (canale) o OneDrive (privato).
• Se le registrazioni scompaiono troppo presto, controlla le policy di scadenza della tua organizzazione.
• Condividi le registrazioni copiando i link o modificando le autorizzazioni, a seconda di dove sono archiviate.
• I team possono effettuare registrazioni di base dello schermo, ma per questo scopo sono più indicati strumenti dedicati.

Incartare

Onestamente, non è una cosa complicata, ma a Microsoft piace nascondere queste opzioni in profondità. Speriamo che questo elimini un po’ di confusione. Se questo sistema un gruppo di registrazioni viene sistemato senza troppi problemi, allora è una vittoria. Ehi, incrociamo le dita affinché questo aiuti qualcuno a evitare il panico del “dove è finita la registrazione?”.Buona fortuna!

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