Come richiamare efficacemente un’e-mail in Outlook
Quindi, gestire l’annullamento dell’invio o il richiamo delle email in Outlook non è esattamente semplice, soprattutto perché le funzionalità variano notevolmente a seconda della piattaforma.È un po’ frustrante che sulle app web e mobile di Outlook non ci sia un vero e proprio pulsante per annullare l’invio, ma solo l’app desktop e alcune impostazioni intelligenti. Onestamente, è un mix di fortuna e tempismo: se si è abbastanza veloci a premere il pulsante, si potrebbe impedire l’invio di un’email accidentale o almeno richiamarla abbastanza velocemente. Ma l’intero processo può sembrare un po’ macchinoso, e alcune persone non conoscono questi piccoli trucchi finché non hanno già premuto Invia e se ne sono pentite immediatamente.
Come annullare l’invio o richiamare le email in Outlook (Web, Mac, Desktop)
Metodo 1: Abilitazione di Annulla invio in Outlook Web
Questo metodo è utile se si inviano regolarmente email da Outlook sul browser e si ha bisogno di una protezione dell’ultimo minuto. Il client web consente di abilitare “Annulla invio”, un pratico timer che ritarda l’invio effettivo. In alcune configurazioni, è abilitato per impostazione predefinita, ma spesso è necessario attivarlo manualmente. Quando è attivo, dopo aver premuto Invia, un piccolo pulsante “Annulla” compare in basso a sinistra per circa 10 secondi. Cliccandoci sopra abbastanza velocemente, l’email non verrà inviata, dandovi la possibilità di correggere gli errori o annullarla del tutto.
Perché funziona: perché, ovviamente, Outlook deve renderlo più difficile del necessario. Questa funzionalità è perfetta quando si scrivono bozze di email molto lentamente e si desidera un pulsante per tornare indietro rapidamente. Quando si è in Outlook sul Web, andare su Impostazioni (l’icona con i tre puntini accanto all’immagine del profilo), quindi su Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. In Email, aprire la scheda Scrivi e rispondi. Cercare la sezione “Annulla invio”: è un cursore che consente di impostare fino a 10 secondi. Salvare l’impostazione, quindi inviare un’email di prova per vedere come funziona. Di solito, quando si invia, viene visualizzato un avviso nell’angolo in basso a sinistra, con l’opzione Annulla. Non battere ciglio o attendere troppo a lungo, perché il timer è piuttosto stretto.
Su alcuni browser o configurazioni, la sovrapposizione di annullamento può essere davvero poco intuitiva o scomparire rapidamente, quindi non è perfetta. Ma il più delle volte funziona al primo tentativo, o almeno dopo un riavvio o un aggiornamento del browser. E se questo non dovesse funzionare, prova a svuotare la cache o a cambiare browser per verificare se si tratta di un problema tecnico.
Metodo 2: Impostazione di Annulla invio su Outlook per Mac
Utenti Mac, rallegratevi: Outlook per Mac vi offre circa 20 secondi per annullare. A volte è leggermente più generoso di Windows, quindi avete un po’ più di margine di manovra. Per impostarlo, andate su Outlook > Preferenze. In Composizione, cercate l’opzione per modificare il timer “Annulla invio”.Potete impostarlo fino a 20 secondi. Una volta fatto, dopo aver inviato un’e-mail, un piccolo pulsante Annulla apparirà in fondo alla finestra pop-up di invio. Cliccandoci entro l’intervallo di tempo, l’e-mail verrà annullata prima ancora che il destinatario la veda.
Nota: a volte questo pop-up è un po’ instabile. Non so perché, ma su alcuni Mac non viene visualizzato immediatamente.È un po’ plasticoso da questo punto di vista, non sempre prevedibile. Se non avete visto quella finestra, la soluzione migliore è usare l’app desktop per provare a recuperare il messaggio, soprattutto se siete nella stessa organizzazione e sullo stesso server.
Metodo 3: richiamare le email nell’app desktop di Outlook su Windows
Questo è probabilmente il metodo più efficace, ma anche il più restrittivo. La funzione di richiamo è disponibile solo se si utilizza un client desktop Outlook con un account Microsoft 365 o Outlook.com e l’email del destinatario si trova sullo stesso server Microsoft Exchange o Microsoft 365. In pratica, se si fa parte della stessa organizzazione, è perfetto. In caso contrario, le probabilità che funzioni sono scarse o nulle.
Ecco come funziona di solito: apri la cartella Posta inviata, trova l’email inviata per errore, fai doppio clic per aprirla in una nuova finestra, quindi vai su File > Informazioni. Vedrai un menu a discesa “Rinvia” o “Richiama”.Seleziona “Richiama questo messaggio”. Se vuoi recuperarlo prima che venga letto, seleziona “Elimina copie non lette di questo messaggio “.Per maggiore tranquillità, seleziona “Avvisami se il richiamo ha esito positivo o negativo”: a volte è un’operazione incerta, soprattutto se il destinatario è esterno all’organizzazione o utilizza un client di posta elettronica di terze parti.
Se il richiamo funziona, Outlook ti avviserà. Puoi anche sostituire o modificare l’email durante il processo di richiamo selezionando la casella “Sostituisci con un nuovo messaggio”.Ricorda, però, che questa opzione funziona solo se il destinatario non ha ancora aperto l’email e il tuo account si trova sul server corretto. In caso contrario, potrebbe ricevere solo un messaggio informativo che informa che è stato effettuato un tentativo di richiamo.
Una cosa da tenere a mente: evita di provare ad annullare l’invio una volta che l’email ha lasciato il server SMTP o se l’email del destinatario non si trova nello stesso ambiente Exchange. Inoltre, se il tuo account utilizza POP o IMAP, il richiamo non funzionerà affatto perché quei protocolli non lo supportano. Ovviamente, Outlook deve continuare a complicare le cose.
Incartare
Sicuramente non sono infallibili, ma questi trucchi possono far guadagnare tempo quando hai realisticamente borbottato “ops” dopo aver premuto “Invia”.A volte, basta essere veloci con il pulsante “Annulla”; altre volte, la funzione “Richiama” funziona se tutti sono sullo stesso server. E se non altro, forse è meglio ricontrollare le email prima di premere “Invia”, perché una volta perse, spesso sono perse per sempre. Incrociamo le dita affinché questo aiuti qualcuno a evitare imbarazzanti errori di battitura o destinatari sbagliati.
Riepilogo
- Abilita Annulla invio nelle impostazioni Web di Outlook: fino a 10 secondi, pulsante rapido in basso a sinistra
- Imposta il ritardo “Annulla invio” su Outlook per Mac, fino a 20 secondi, nelle preferenze
- Utilizzare la funzionalità Richiama nel desktop di Outlook: funziona solo in determinate configurazioni organizzative
- Ricorda che i provider di posta elettronica di terze parti o gli indirizzi basati su Gmail sono praticamente una causa persa per il richiamo
Speriamo che questo faccia risparmiare qualche ora a qualcuno. Perché, onestamente, è sempre un azzardo, ma almeno ora hai qualche possibilità da provare.
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