Come risolvere le regole di Outlook che non funzionano: 8 soluzioni efficaci

Le regole di Microsoft Outlook sono estremamente utili per ordinare, contrassegnare o gestire automaticamente le email, soprattutto se si ricevono molti messaggi. Ma, naturalmente, a volte decidono di smettere di funzionare proprio quando ne hai più bisogno. Può essere davvero fastidioso quando le regole non si attivano o sembrano essere ignorate, e ti ritrovi a chiederti cosa sia andato storto. Questa guida illustra alcune soluzioni comuni, come assicurarsi che le regole siano abilitate, correggere file danneggiati o ridurre lo spazio di archiviazione delle regole, in modo che le automazioni possano tornare a funzionare correttamente. Aspettatevi che dopo questi passaggi, le vostre regole torneranno a funzionare correttamente e la vostra posta in arrivo sarà un po’ meno caotica. Perché sì, Outlook a volte può essere strano, ma la maggior parte dei problemi ha una o due soluzioni alternative.

Come risolvere il problema delle regole di Outlook che non funzionano

Assicurati che le regole di Outlook siano abilitate

Questa è la prima cosa da controllare perché, onestamente, è facile disattivare accidentalmente una regola e poi chiedersi perché non funzioni. Se le regole sono disattivate, rimangono lì a prendere polvere digitale e ignorare le nuove email. Quando sono correttamente abilitate, Outlook può finalmente agire in base alle impostazioni.

Avvia Outlook sul tuo computer.
Fare clic su File nell’angolo in alto a sinistra.
Seleziona Gestisci regole e avvisi.
Nella scheda Regole email (o simile), cerca le tue regole e assicurati che la casella accanto a esse sia selezionata. In caso contrario, abilitale.
Fare clic su Applica e OK per salvare.

A volte le regole vengono disattivate per errore o Outlook si blocca prima del salvataggio. Controllare questa parte è un passaggio rapido e spesso risolve il problema.

Correggi il file SRS danneggiato di Outlook

Le impostazioni di invio/ricezione di Outlook sono memorizzate in questo Outlook.srsfile. Se il file viene danneggiato, le regole potrebbero smettere di attivarsi o potrebbero verificarsi altri problemi di automazione. La soluzione in questo caso è lasciare che Outlook rigeneri il file, il che spesso risolve i problemi.

Chiudere completamente Outlook, assicurandosi che non sia in esecuzione in background.
Aprire la finestra di dialogo Esegui di Windows con Windows + R.
Digita %appdata%\Microsoft\Outlooke premi Enter. Verrai indirizzato direttamente alla cartella contenente i file di dati di Outlook.
Trova il file denominato Outlook.srs, fai clic destro su di esso e scegli Rinomina. Modificalo in Outlook.srs.old : in questo modo, Outlook ne creerà uno nuovo all’avvio.
Riavvia Outlook. Verrà generato un nuovo Outlook.srsfile, auspicabilmente senza file danneggiati.

Se questo non dovesse funzionare, a volte basta riavviare Outlook o il computer per aiutarlo a creare e utilizzare meglio il nuovo file.

Riduci lo spazio utilizzato dalle regole di Outlook

Outlook è piuttosto rigido in questo caso. Può archiviare solo circa 256 KB di regole. Se si dispone di un numero elevato di regole, è possibile che raggiungano quel limite, il che fa sì che alcune di esse smettano silenziosamente di funzionare. Quindi, fare un po’ di pulizia può essere d’aiuto.

Abbrevia i nomi delle tue regole

I nomi lunghi e descrittivi delle regole sono utili, ma occupano spazio. Accorciarli non altera il funzionamento delle regole, ma aiuta a far sì che tutto rientri nella quota di archiviazione.

Aprire la finestra Regole e avvisi in Outlook.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle regole con nomi lunghi, selezionare Cambia regola, quindi Rinomina regola.
Assegnagli un nome più breve e fai clic su OK.
Fare clic su Applica e OK per salvare le modifiche.

Elimina le regole vecchie o inutilizzate

Se non utilizzi determinate regole, eliminarle libera spazio e riordina.È facile:

Apri Regole e Avvisi.
Seleziona le regole che non ti servono più.
Fare clic su Elimina e confermare quando richiesto.

Combina più regole in una

Se hai più regole che svolgono azioni simili, consolidale in un’unica regola con più azioni. Meno regole, meno problemi e meno spazio di archiviazione utilizzato.

Seleziona una regola, quindi scegli Modifica regola > Modifica impostazioni regola.
Aggiungi ulteriori azioni alla stessa regola: ora è come avere un unico punto di riferimento.

Disattiva “Interrompi l’elaborazione di altre regole” se desideri maggiore automazione

A volte, le regole includono l’ opzione “Interrompi l’elaborazione di altre regole”, che impedisce l’attivazione delle regole successive. Se desideri che tutte le tue regole intercettino ogni email, disattiva questa opzione.

In Regole e avvisi, seleziona la regola pertinente.
Fare clic su Modifica regola > Impostazioni regola.
Deseleziona la casella Interrompi l’elaborazione di altre regole.
Salva le modifiche.

Ciò è particolarmente utile se le regole dipendono l’una dall’altra o se si desidera che tutto venga applicato senza che un passaggio della regola ne blocchi altri.

Riparare i file PST o OST di Outlook

Se i file di dati su cui si basa Outlook si corrompono, possono compromettere le regole, la consegna delle email e persino causare arresti anomali. La buona notizia è che Outlook include un pratico strumento di riparazione chiamato SCANNPST. EXE.

Apri Esplora file con Windows + E.
Cerca SCANPST.exe. Di solito si trova nella cartella di installazione di Outlook (come C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST. EXE), ma il modo più semplice è semplicemente cercarlo.
Fare doppio clic sullo strumento, quindi fare clic su Sfoglia per selezionare il file PST o OST, solitamente situato in Documenti\File di Outlook o nella cartella del profilo.
Fare clic su Avvia per cercare errori.
Se vengono visualizzati degli errori, fare clic su Ripara.
Una volta riparato il problema, apri nuovamente Outlook e verifica se le regole funzionano meglio.

Nota: a volte questi file sono di grandi dimensioni, quindi la scansione potrebbe richiedere un po’ di tempo: sii paziente.

Crea un nuovo profilo di Outlook

Se il tuo profilo è corrotto o configurato in modo errato, le regole potrebbero non attivarsi correttamente. Creare un nuovo profilo può risolvere il problema, soprattutto se i profili più vecchi non funzionano correttamente.

Apri Outlook e vai su File > Impostazioni account > Gestisci profili.
Fare clic su Mostra profili.
Fare clic su Aggiungi per creare un nuovo profilo.
Assegnagli un nome tipo “Profilo fresco” e aggiungi il/i tuo/i account email.
Tornando alla finestra principale, seleziona Usa sempre questo profilo e scegline uno nuovo.
Fare clic su Applica e OK.

Passare a un profilo completamente nuovo potrebbe sembrare più impegnativo, ma spesso risolve strani problemi di regole causati dalla corruzione del profilo.

Aggiorna Outlook per le ultime correzioni

Le versioni precedenti possono presentare bug, soprattutto se si utilizza una versione che non ha ricevuto patch da un po’ di tempo. Mantenere Outlook aggiornato garantisce di disporre delle correzioni di bug e delle funzionalità più recenti.

Apri Outlook, fai clic su File.
Selezionare Account Office.
Fare clic su Opzioni di aggiornamento > Aggiorna ora.
Segui le istruzioni sullo schermo. Una volta fatto, riavvia il PC e prova nuovamente le regole.

Ricrea o rimuovi le regole per correggere i problemi

Se alcune regole continuano a comportarsi in modo strano, eliminarle e ricrearle può spesso risolvere piccoli problemi che non si presentano altrove.

Cancella tutte le regole in una volta

Chiudere Outlook, quindi aprire la finestra di dialogo Esegui con Windows + R.
Digita Outlook.exe /cleanrulese premi Enter. Outlook si aprirà e cancellerà tutte le regole.

Rimuovi singole regole

Apri Outlook, vai su File > Gestisci regole e avvisi.
Seleziona la regola da eliminare, fai clic su Elimina e conferma.

A volte, basta ricominciare da capo con le regole per risolvere i problemi, soprattutto dopo aggiornamenti o riparazioni del profilo.

Incartare

La maggior parte di queste soluzioni risolve i problemi più comuni che impediscono il corretto funzionamento delle regole di Outlook, come regole disattivate, file corrotti, limiti di spazio di archiviazione o software obsoleto. Di solito, una combinazione o uno solo di questi metodi risolve il problema. Ricordate, Outlook può essere un po’ bizzarro: a volte è necessario un rapido riavvio, altre volte una ricostruzione completa del profilo per far funzionare di nuovo tutto. Incrociamo le dita affinché queste regole tornino a funzionare senza problemi.

Riepilogo

Controlla se le regole sono abilitate.
Correggi o ricrea il Outlook.srsfile.
Libera spazio accorciando i nomi delle regole o eliminando le vecchie regole.
Se necessario, disattivare “Interrompi elaborazione altre regole”.
Ripara i file PST/OST con SCANNPST. EXE.
Crea un nuovo profilo di Outlook se i profili sembrano disattivati.
Aggiorna Outlook all’ultima versione.
Rimuovere e ricreare le regole per i glitch.

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