Come scaricare tutti gli allegati dalle email di Outlook senza sforzo

Se sei bloccato con una marea di email piene di allegati e cerchi di salvarle tutte, può essere una vera seccatura. Scaricarle manualmente una per una? Sì, nessuno ha tempo per farlo. Fortunatamente, ci sono alcuni modi per salvare tutti quei file contemporaneamente in Outlook, a seconda che tu utilizzi Windows o Mac, e anche per più email. A volte le opzioni integrate funzionano bene, ma in caso contrario, potresti aver bisogno di un piccolo script o di uno strumento di terze parti. L’obiettivo è risparmiare tempo ed evitare la frustrazione di cliccare “Salva” più e più volte.

Come scaricare tutti gli allegati di posta elettronica di Outlook contemporaneamente su Windows

Quando funziona, il menu integrato di Outlook rende l’estrazione di tutti gli allegati apparentemente semplice. Ma in realtà, a volte risulta un po’ macchinoso, soprattutto se si ha a che fare con un sacco di email. Se si desidera automatizzare o scaricare in batch, la soluzione migliore è utilizzare la funzione “Salva tutti gli allegati”, ma è necessario trovarla, fare clic con il pulsante destro del mouse sull’allegato in ogni email e selezionare l’opzione. Ecco il metodo di base:

Utilizzo della funzionalità Salva tutti gli allegati di Outlook

• Apri Outlook e accedi al tuo account.
• Seleziona l’email contenente i tuoi allegati. Se desideri più allegati, dovrai farlo per ogni messaggio oppure utilizzare uno script.(Maggiori informazioni di seguito.)
• Fai clic con il pulsante destro del mouse su uno qualsiasi degli allegati presenti nell’e-mail. A volte il menu contestuale presenta l’ opzione “Salva tutti gli allegati”, ma in alcune configurazioni è un po’ nascosta o mancante.
• Se vedi “Salva tutti gli allegati”, cliccaci sopra. In caso contrario, potresti dover usare la tua creatività. Altrimenti, salva ogni allegato singolarmente selezionando ” Salva con nome”.

Se vuoi eseguire questa operazione per più e-mail o automatizzarla, probabilmente avrai bisogno di uno script VBA o di uno strumento esterno, perché Outlook non supporta in modo nativo il salvataggio in blocco su più messaggi: è un po’ fastidioso, ma così è la vita.

Come scaricare tutti gli allegati in Outlook per Mac

Su Mac, le cose sono un po’ diverse. Outlook per Mac non ha la comoda opzione “Salva tutti gli allegati” disponibile cliccando con il tasto destro del mouse. Invece, puoi:

Utilizzo del pulsante Scarica tutti gli allegati in Outlook per Mac

• Apri Outlook per Mac e seleziona l’e-mail con gli allegati.
• Fai clic sull’intestazione o sull’icona Allegati. A volte, accanto o sopra gli allegati, compare un piccolo pulsante ” Scarica tutto”.
• Scegli la posizione in cui vuoi effettuare il download e premi Scegli.

Onestamente, questo processo è più manuale e, se lo si esegue per un sacco di email, è una seccatura. Per le email in grandi quantità, ancora una volta, uno script o un’app di terze parti potrebbero essere l’unica soluzione.

Ottenere più allegati da più e-mail: il percorso dello script

Qui inizia il divertimento. Se gestisci molte email e desideri un metodo più automatizzato, gli script VBA sono il metodo più comune.È un po’ complicato da configurare, ma una volta che funziona, fa risparmiare un sacco di tempo. Naturalmente, a volte le impostazioni di sicurezza VBA di Outlook bloccano gli script, quindi dovresti abilitare le macro, il che non è l’ideale per tutti.

In pratica, imposterai una macro che esegue un ciclo tra le email selezionate, cattura tutti gli allegati e li salva in una cartella. Dovrai creare una cartella chiamata “Allegati” da qualche parte sul tuo PC e incollare il codice da una risorsa come ExtendOffice. Preparati a dover fare qualche tentativo con il codice e fai attenzione agli avvisi di sicurezza. Su alcuni computer, questi script potrebbero non essere eseguiti immediatamente o potrebbero richiedere autorizzazioni aggiuntive: potresti ritrovarti a dover apportare qualche piccola modifica.

Coinvolgimento di strumenti di terze parti

Se la creazione di script ti sembra un problema o semplicemente non funziona, esistono app come Outlook Attachment Extractor. Possono estrarre allegati da file PST, OST o persino MSG e filtrarli per dimensione, data o mittente. Sono piuttosto semplici e a volte, in termini di praticità, si ottiene ciò per cui si paga. Fai attenzione alle implicazioni sulla privacy se gestisci dati sensibili.

Correzione degli allegati quando i file sono danneggiati

Ti è mai capitato di non aprire un allegato o di non salvarlo su Outlook? Sì, potrebbe essere un segnale che il tuo file PST è corrotto. Puoi provare a risolvere il problema con SCANPST.exe.È uno strumento integrato di Microsoft. Ecco dove trovarlo:

• Prospettive 2019 / 2016:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
• Prospettive per il 2013:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
• Prospettive 2010:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
• Prospettive 2007:C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

Fai doppio clic su SCANPST. EXE, quindi accedi al file PST, solitamente disponibile in Documenti\File di Outlook, e avvia la scansione. Se vengono rilevati errori, fai clic su Ripara. A volte vale la pena eseguire nuovamente la scansione per sicurezza, perché Outlook può essere piuttosto ostinato nel risolvere i problemi.

Riepilogo

• Se disponibile, utilizzare l’opzione nativa di Outlook “Salva tutti gli allegati”, in particolare per una singola e-mail.
• Su Mac, se l’opzione è disponibile, scarica direttamente tutti gli allegati, ma è un’operazione piuttosto manuale.
• Per inviare più email, gli script VBA o gli strumenti di terze parti sono la soluzione ideale, se ti trovi a tuo agio con questo tipo di configurazione.
• Correggi i file PST danneggiati con SCANPST.exe prima di provare a recuperare gli allegati dai file danneggiati.
• A volte, un semplice riavvio o la modifica delle impostazioni può essere d’aiuto. Altrimenti, strumenti come Outlook Attachment Extractor possono fare il lavoro più impegnativo.

Incartare

In realtà, scaricare più allegati può essere una vera seccatura, soprattutto se le opzioni di Outlook non sono sufficienti. In alcuni casi, l’unica soluzione è usare script o applicazioni. Ricordate, però, che se state provando questa soluzione in un ambiente di lavoro, fate attenzione alle macro o agli strumenti di terze parti: possono interferire con le vostre policy di sicurezza. Altrimenti, con qualche piccolo accorgimento, di solito è possibile automatizzare il processo e risparmiare un sacco di tempo. Speriamo che questo aiuti qualcuno a risparmiare qualche ora di lavoro con la posta elettronica.

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