Come scegliere tra Todoist e Microsoft To Do per le tue esigenze di produttività
Le app per le liste di cose da fare sono ormai un must, soprattutto perché tutti lavorano da remoto e sono impegnati a gestire un milione di cose. Se sei stanco di dimenticare cose o di non rispettare le scadenze, queste app ti aiutano a tenere tutto sotto controllo. Ma poi, la parte difficile è scegliere quale? Le opzioni sono tantissime e non tutte sono ugualmente valide o semplici. Questo confronto ne esamina due tra le più popolari: Todoist e Microsoft To Do. Onestamente, funzionano in modo molto diverso, quindi la scelta dipende molto da ciò di cui hai bisogno, che si tratti di promemoria rapidi o di una gestione completa delle attività per progetti di team.
Come queste app gestiscono le funzionalità e a cosa servono
Cosa offre ogni app in sintesi
Microsoft To Do è progettato per la semplicità. Dopo l’acquisizione di Wunderlist nel 2015, Microsoft gli ha dato una nuova mano di vernice, ma onestamente, è rimasto piuttosto essenziale. Consideratelo un’app per le attività senza complicazioni, adatta per le attività personali o per le routine più semplici. Ha le funzionalità giuste per mantenervi organizzati senza appesantirvi.
D’altro canto, Todoist offre una gamma più ampia di funzionalità, rendendolo più adatto a team di lavoro o utenti esperti. Offre numerose integrazioni, filtri per i progetti e strumenti di collaborazione. Quindi, se cercate un sistema operativo affidabile e non vi preoccupa una leggera curva di apprendimento, Todoist potrebbe essere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.
Elenchi di attività e differenze
Microsoft To Do ha un’interfaccia intuitiva con una barra laterale sinistra per filtri come “La mia giornata” o “Importanti”.Ad esempio, “La mia giornata” è una piccola e utile funzionalità che ti permette di scegliere le attività da svolgere oggi e, se non le finisci, restano in sospeso fino a domani. Si azzera quotidianamente, ma ricorda le attività lasciate in sospeso: un po’ strano, ma utile. Le attività importanti ricevono una stella e puoi impostare date di scadenza o avvisi.
È semplice, ma forse troppo semplice per alcuni.È possibile aggiungere nuovi elenchi o raggrupparli, ma non sono disponibili viste o filtri di progetto più elaborati.
Todoist, invece, organizza le attività in posta in arrivo, oggi, in programma e poi filtri ed etichette. Immagina di avere uno spazio dedicato a tutto, ad esempio filtrando le attività per priorità, tag o persino filtri personalizzati. Non c’è da stupirsi che sia uno dei preferiti dagli utenti professionisti. Supporta anche i progetti, dove puoi raggruppare le attività correlate, con opzioni per archiviare i progetti completati: un grande vantaggio se gestisci flussi di lavoro più ampi.
Creazione di attività e differenze
Entrambe consentono di creare sottoattività, aggiungere promemoria, scadenze e assegnare attività. Ma attenzione: le sottoattività di Todoist possono essere annidate all’interno di altre sottoattività, il che velocizza i flussi di lavoro complessi. Microsoft To Do chiama le sottoattività “passaggi”, che sono più semplici ma svolgono la loro funzione.
All’interno dei progetti, Todoist supporta le sezioni, una sorta di cartelle aggiuntive per organizzare le attività ancora meglio. Microsoft To Do non lo fa; sono solo attività in un elenco. Se stai pianificando un progetto di grandi dimensioni, le sezioni di Todoist ti aiutano a mantenere tutto ordinato.
I promemoria sono presenti in entrambi, ma quelli di Todoist sono disponibili solo con un piano a pagamento. Gli utenti gratuiti non hanno questa possibilità. Inoltre, l’uso del linguaggio naturale da parte di Todoist è piuttosto azzardato: digita “Ricordami di chiamare John ogni lunedì” e verrà impostato automaticamente un promemoria ricorrente, il che è molto utile.
Funzionalità aggiuntive come visualizzazioni, collaborazione ed extra
Le visualizzazioni delle attività sono importanti se si vogliono strumenti come le bacheche Kanban. Microsoft To Do rimane semplice e offre solo una visualizzazione a elenco. No, niente visualizzazioni di progetto sofisticate qui: quello è più territorio di Trello.
Todoist? Ha una modalità Kanban, così puoi trascinare le attività lungo le colonne: ottimo per flussi di lavoro visivi o anche per una gestione di progetti più leggera.È sorprendente quante cose si possano fare senza dover ricorrere a un’app completa per progetti.
Altri vantaggi? Todoist gamifica la tua produttività con i punti “Karma”, un sistema a punti che premia il completamento delle attività e il raggiungimento degli obiettivi. Inoltre, è incredibilmente versatile grazie alle integrazioni: Gmail, Outlook, Google Calendar, Slack, e così via. Microsoft To Do? Ha alcune integrazioni, soprattutto con Office 365 e Google Calendar, ma in generale offre meno opzioni.
Se la collaborazione in tempo reale è importante, Todoist offre commenti, reazioni e registri delle attività per tenere tutti aggiornati. Le funzionalità di collaborazione di Microsoft To Do sono molto più limitate.
Compatibilità e sincronizzazione dei dispositivi
Microsoft To Do funziona su Windows, Mac, Android, iOS e sul web. Praticamente standard. Ma se ti piacciono i flussi di lavoro multi-dispositivo, Todoist copre ancora più piattaforme: Linux, Wear OS, Apple Watch e include persino estensioni per Chrome, Edge, Firefox e Safari. Puoi anche aggiungere attività direttamente dalle email utilizzando il componente aggiuntivo per Gmail o il plugin per Outlook.È un vantaggio se vivi nella tua casella di posta.
ripartizione dei prezzi
Microsoft To Do è completamente gratuito, senza compromessi. Il piano gratuito di Todoist è accettabile per un utilizzo occasionale, ma limita a cinque progetti, cinque collaboratori e un po’ di spazio di archiviazione e filtri. Per sbloccare tutte le funzionalità, come caricamento file, commenti ed etichette, è necessario passare a Pro o Business. Il costo è di 4 dollari al mese per i piani individuali o 6 dollari al mese per utente per i piani team, con fatturazione annuale.
Quindi, se il budget è limitato o se si desidera un utilizzo personale, To Do è la scelta migliore in termini di prezzo. Ma se si è seriamente interessati alle funzionalità e alla collaborazione, vale la pena prendere in considerazione i piani a pagamento di Todoist.
Quale è più adatto a quale utente?
Se tutto ciò di cui hai bisogno è un semplice monitoraggio delle attività, completarle e contrassegnarle come completate, Microsoft To Do sembra più che sufficiente.È ottimo per le routine personali o per piccole liste. Ma se la tua passione è gestire più progetti, collaborare con i colleghi o integrarti con altre app di lavoro, Todoist è la soluzione perfetta. Ricorda solo: è più potente, e sì, questo significa un po’ più di configurazione e costi.
In ogni caso, entrambe le app sono in grado di gestire le attività di base, ma onestamente la scelta dipende da quanto si desidera automatizzare o ridimensionare il carico di lavoro. Incrociamo le dita affinché questo aiuti a definire la scelta, o almeno a rendere le cose un po’ più chiare nel mondo delle app per la gestione delle attività.
Riepilogo
- Microsoft To Do è gratuito e semplicissimo. Perfetto per attività personali o per un utilizzo leggero.
- Todoist è ricco di funzionalità, ideale per team o utenti esperti, ma costa un po’ di più.
- Entrambi supportano più piattaforme, ma Todoist supporta più dispositivi e integrazioni.
- Scegli To Do se non vuoi complessità; scegli Todoist se preferisci personalizzazione e funzionalità avanzate.
Incartare
Entrambe le app hanno i loro pregi e la scelta migliore dipende dalle esigenze tecnologiche e da quanto si desidera approfondire la gestione delle attività. Se non altro, questo confronto dovrebbe darvi un quadro più chiaro di ciò che ciascuna offre. Speriamo che questo vi risparmi qualche ora di ricerca o di tentativi ed errori, e almeno renda la scelta un po’ meno ardua. Buona fortuna e che le vostre liste di attività rimangano gestibili!
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