Come scoprire i collegamenti esterni nelle cartelle di lavoro di Microsoft Excel

Trovare collegamenti e riferimenti esterni in una cartella di lavoro di Microsoft Excel non è così semplice come si potrebbe pensare. A volte si nascondono in formule, intervalli denominati, oggetti, titoli di grafici o serie di dati, e individuarli tutti può essere un’impresa. Se si hanno a che fare con collegamenti interrotti o si desidera semplicemente sistemare le cose, sapere dove Excel potrebbe nascondere questi riferimenti esterni è di grande aiuto. Inoltre, è bene sapere che a volte i collegamenti si insinuano in punti nascosti, soprattutto se si sono copiati fogli da altre cartelle di lavoro o si sono utilizzati determinati componenti aggiuntivi. Pertanto, l’obiettivo di questa guida è mostrare tutti i punti comuni da controllare e rendere la pulizia un po’ meno frustrante.

Come trovare collegamenti esterni nelle celle di Excel

La prima cosa da controllare sono le formule all’interno delle celle. Se le formule fanno riferimento ad altre cartelle di lavoro, di solito contengono il nome del file o il percorso, spesso con estensioni come .xls, .xlsx o .xlsm. Per trovarle, è necessario utilizzare la funzione Trova :

• Apri il foglio di lavoro Excel e fai clic Ctrl + Fper aprire la finestra di dialogo Trova e sostituisci.
• Fare clic su Opzioni se le opzioni di ricerca non vengono visualizzate.
• Nella casella Trova digita .xl : in questo modo coprirai tutte le estensioni di file Excel più comuni.
• Imposta all’interno della cartella di lavoro.
• In Cerca in, seleziona Formule.
• Fai clic su Trova tutto. Ora, tutti i collegamenti a cartelle di lavoro esterne dovrebbero apparire nell’elenco. Puoi fare clic su ciascuno di essi per passare direttamente alla formula che utilizza il collegamento.

Nota: a volte, il collegamento mostra il percorso completo insieme al nome del file tra parentesi, ad esempio [Book1.xlsx]. In alcune configurazioni, il collegamento potrebbe visualizzare solo il nome del file. Se è collegato, sarà probabilmente racchiuso tra virgolette o parentesi, quindi fate attenzione.

Come trovare link esterni nei nomi definiti

Gli intervalli denominati sono molto utili, ma possono anche nascondere link esterni. Questi sono i nomi che vedi in Gestione Nomi. Per verificare se qualcuno fa riferimento a un file esterno al file corrente:

• Vai alla scheda Formule.
• Fare clic su Gestione nomi.
• Osserva ogni voce nell’elenco. Se il campo Riferisce a di un nome termina con parentesi quadre [ ], è probabile che stia estraendo dati da un’altra cartella di lavoro. Di solito è un indizio che punta a un collegamento esterno. In una configurazione mostra solo la cella del foglio, in un’altra…non così tanto.

Come trovare collegamenti esterni negli oggetti

Questo è un po’ complicato perché oggetti come caselle di testo o forme possono incorporare link senza fornire indizi evidenti. Per individuarli:

• Apri il tuo foglio.
• Vai alla scheda Home.
• Fare clic su Trova e seleziona > Vai a Speciale.

• Selezionare Oggetti e premere OK.

• Ora, ogni oggetto sul foglio è selezionato uno alla volta. Passa il mouse sopra o guarda la barra della formula: se l’oggetto ha un collegamento esterno, potrebbe essere visibile lì o, in alcuni casi, nella barra della formula.

Suggerimento: se fai clic su un oggetto, controlla la barra della formula (appena sopra il foglio): a volte il collegamento è visibile proprio lì. Non è sempre ovvio, ma dopo un po’ inizi a individuare degli schemi ricorrenti.

Come trovare link esterni nei grafici

I grafici possono anche contenere riferimenti esterni, soprattutto se i titoli o le serie di dati puntano a cartelle di lavoro esterne. Per verificare:

• Clicca sul grafico per attivarlo.
• Nella barra della formula, controlla se il titolo del grafico ha un riferimento del tipo ='[ExternalWorkbook.xlsx]Sheet1'!A1.
• Fai clic su una serie di dati, quindi osserva la sua formula. Se fa riferimento a un altro file, verrà visualizzato qui.

Come trovare link esterni nelle tabelle pivot

Se la tabella pivot è collegata a un’origine dati esterna, è facile verificarlo:

• Seleziona una cella qualsiasi all’interno della tabella pivot.
• Vai alla scheda Analizza tabella pivot.
• Fare clic su Cambia origine dati.
• Vedrai l’intervallo di origine o la connessione esterna. Se punta a un’altra cartella di lavoro, hai trovato un collegamento esterno.

Come interrompere i collegamenti esterni in Excel

Una volta individuati quei link nascosti, a volte può essere utile interromperli per mantenere tutto stabile. Per farlo:

• Vai alla scheda Dati.
• Fai clic su Modifica collegamenti nel gruppo Query e connessioni. Se l’opzione è disattivata, non vengono rilevati collegamenti esterni oppure sono incorporati più in profondità in oggetti o grafici.
• Seleziona il collegamento che desideri interrompere. Fai clic su Interrompi collegamento. Conferma se richiesto. Ma attenzione: i collegamenti interrotti non possono essere annullati facilmente, quindi assicurati prima di farlo.

Nota: a volte, i link incorporati nei grafici o nelle tabelle pivot potrebbero non essere visualizzati qui. In questi casi, è necessario effettuare una ricerca manuale oppure potrebbe essere necessario modificare direttamente le opzioni del grafico o della tabella pivot.

Pulizia del tuo quaderno di lavoro

I collegamenti interrotti o persistenti possono causare mal di testa: errori, rallentamenti o dati errati. Excel non semplifica la ricerca e la correzione di ogni singolo collegamento senza un certo sforzo.È qui che si esegue la scansione o la ricerca manuale di formule, intervalli denominati, oggetti, grafici e tabelle pivot. Per le cartelle di lavoro di grandi dimensioni, alcuni utenti creano script di macro o utilizzano componenti aggiuntivi come Winhance. Perché, diciamocelo, a volte la gestione dei collegamenti di Excel sembra una caccia al tesoro.

Nel complesso, sapere dove cercare e come interrompere questi collegamenti può far risparmiare ore di frustrazione, soprattutto quando si cerca di riordinare o preparare una cartella di lavoro da condividere.

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